איך להתמודד עם פרוייקטים גדולים?

רוב הזמן, היומיום סוחף אותנו ואנחנו נסחפים בלי שליטה. יש לנו בית לתחזק, מטלות שוטפות, ילדים לטפל בהם, מטלות של העבודה, ארוחות להכין, והרשימה נמשכת ונמשכת. אני אישית מרגישה שבכל רגע נתון יש לי משהו שצריך לעשות. איזושהי שריפה לכבות.

הינה, ממש עכשיו, ברגע זה, יש לידי סל כביסה לקפל, כלים להכניס למדיח, צריך לבשל, לבדוק כמה מבחנים, לכתוב מערך שיעור, ערימה קטנה של ניירת לשים במקום. כל הדברים האלה חשובים מאוד ואין ספק שצריך להגיע אליהם. אני במקרה גם ממש טובה בלהגיע אליהם (אגב גם למטלות שוטפות אקדיש פוסט, לא לדאוג) וברור לי שעד סוף היום הכל (או לפחות הרוב) יטופל. אבל מה פספסתי בדרך? מה איבדתי?

איבדתי את הפרוייקטים הגדולים. אלא שדורשים זמן, שהם לא דחופים ברמת היומיום אבל עדיין צריך להגיע אליהם. אלה הפרוייקטים שיושבים עלינו הכי חזק, שגורמים לנו להרבה רגשות אשמה, שמקננים לנו במאחורה של הראש ולא נותנים מנוח.

מוכר? בטוחה שכן. אז מה עושים?

תכנון מראש

לפני שניגשים לפרוייקט גדול, צריך לתכנן אותו. אי אפשר פשוט לשבת לעשות. קחו לדוגמה רכישת בית. דבר ראשון, צריך לשבת ולכתוב באופן אינטואיטיבי את כל מה שעולה לכם בראש שהפרוייקט הזה דורש – בדיקת תקציב, החלטה על מיקום, החלטה על גודל/מספר חדרים וכו' וכו'. הכוונה היא לא לעשות באותו הרגע את כל מה שכתבתם, אלא רק לכתוב מה צריך לעשות. זה מה שיוביל אתכם בשלבים הבאים של הפרוייקט.

אחרי שכתבתם הכל הכל, אפשר לשבת ולעשות תיעדוף – מה קודם, מה אח"כ.

אחרי זה – פרטים. למשל בדיקת תקציב, מה זה כולל? לעשות רשימה של כל החסכונות, לבדוק את חשבון הבנק וכן הלאה. לפרק לכמה שיותר גורמים ולכמה שיותר משימות אופרטיביות.

אחרי הפירוק למשימות, להתחיל לתעדף – מה עושים דבר ראשון, מה דבר שני וכן הלאה.

ואז כשתתיישבו לעבוד על הפרוייקט, תתחילו במשימה הפרקטית הראשונה שכתובה לכם ולא תבזבזו זמן על להבין מה הצעד הבא – הוא כבר יהיה לכם מול העיניים.

תחימה בזמן

כאן אפנה אתכם לפוסט שלי שמסביר למה טיימר הוא החבר הכי טוב שלכם.

בגדול, הסברתי שם איך טיימר יכול לעזור להתמודד טוב עם פרוייקטים גדולים, הטכניקה היא לשים טיימר לזמן מסויים (למשל 40 דקות), ולשבת בזמן הזה על הפרוייקט. כל עוד הטיימר רץ, עובדים על הפרוייקט ולא על שום דבר אחר. אבל כשהטיימר מפסיק – עושים הפסקה. או מפסיקים. תלוי כמה זמן החלטתם להקדיש לפרוייקט.

ושוב, אי אפשר באמת "לעבוד על הפרוייקט". עובדים על המשימה הראשונה שכתובה לכם ברשימה. עוד על זה בסעיף הבא.

מנות קטנות

לפרוייקטים גדולים יש נטייה לייאש אותנו עוד לפני שאנחנו מתחילים, בגלל שהגודל שלהם נותן לנו תחושה שהם לא אפשריים. לכן ככל שתחלקו את הפרוייקט למנות קטנות כך ייטב.

למשל בואו ניקח את הנושא של מיון בגדים לילדים או החלפת ארון חורף-קיץ. וואי וואי, איזה פרוייקט עצום, נכון? למי יש זמן לזה? זה דורש עכשיו לקחת חצי יום חופש ולהשתלט על זה עד שזה נגמר, נכון?

טעות!

חלקו את זה לתת-פרוייקטים. למשל לעשות בנפרד מכנסיים, ואז חולצות, ואז לבנים ופיצ'פקעס ואז תלייה. או כל פעם מדף אחד. או חצי מדף. לא משנה איך תחלקו את זה, העיקר שתחלקו.

ואז תקחו 40 דקות ביום ותעשו את מה שהחלטתם, בלי להתפזר. 40 דקות רק מכנסיים, למיין את העבים ממש ולשים בשקית, ולהשאיר רק את הדקים, ולשים שקית בצד למסירה/תרומה. למחרת 40 דקות מיון חולצות באותו האופן. וכן הלאה. הפרוייקט הזה ייגמר בסוף, לא ביום אחד אבל כנראה יותר מהר ממה שאתם חושבים.

דוגמה נוספת (אמיתית מהחיים שלנו!): בניית מחסן בחצר. השלב הראשון יהיה למדוד את השטח. השלב השני יהיה נניח לברר איזה חומרים צריך. שלב שלישי בירור עלויות וסקר שוק. וכן הלאה. אי אפשר יום אחד לבנות מחסן. אפשר להתקדם במנות קטנות עד שמגיעים לסיום הפרוייקט.

מיקוד

לא להתפזר! עשו רק מה שהחלטתם. אם עכשיו 40 דקות עובדים על אלבומים – אז זה מה שעושים. לא קמים לשטוף כלים, לא מריצים מכונת כביסה, לא בוהים בפייסבוק. שימו מבחינתי פתק ענק מול הפרצוף שיזכיר לכם מה אתם עושים, תחסמו את הטלפון והדפדפן עם אפליקציות ייעודיות. תתמקדו, ותזכרו שזה תחום בזמן.

להיות גאים בעצמנו

זה לא מובן מאליו. כל פעם שהצבנו יעד ועמדנו בו, לשמוח! מגיע לנו! לעשות וי ענק על המשימה, גם אם היא פיצית, ולהנות מזה. לאכול את עצמנו אנחנו יודעים, הגיע הזמן גם להתגאות בעצמנו.

עד כאן המדריך שלי לפרוייקטים גדולים.

ספרו לי בתגובות מה הפרוייקט הבא שתשתלטו עליו בעקבות הפוסט שלי!