מערכות ואפליקציות לניהול משימות ופרויקטים

תמיד סקרן אותי העולם של מערכות ואפליקציות לניהול משימות ולניהול פרויקטים. בתקופה מסויימת זו הייתה משימות חיי למצוא את האפליקציה הנכונה לניהול משימות, וניסיתי המון עד שמצאתי את האחת שלי.

ובגלל שאני מאמנת לאפקטיביות ומלמדת על ניהול זמן ותכנון, אני נשאלת הרבה פעמים על אפליקציות מומלצות או על מערכת כזו או אחרת. 

הייתי רוצה לנסות ולהכיר את כל המערכות המומלצות אבל איכשהו בתיעדוף שלי לא נראה לי שזה אי פעם יגיע למקום הראשון ברשימה. 😉

אז גייסתי את מיטב המשתמשות, וכל אחת כתבה עבורכן סקירה קצרה על המערכת או האפליקציה האהובה עליה. 

ואני אגב (מי שעוקבת בוודאי יודעת) משתמשת מכורה ב- todoist, עליה תוכלו לקרוא סקירה מלאה ממש כאן

אפרת אייל על Notion

נושן היא תוכנה פשוטה ומינימליסטית שכוללת בתוכה מרחב עבודה שלם. בהתחלה הייתי מתייחסת אליה כסוג של שילוב בין אסאנה, טרלו ואקסל.

את המידע בנושן שומרים בדרך כלל בטבלאות. כל טבלה בעצמה יכולה להכיל אינסוף עמודים וטבלאות, ואפשר לצפות בנתונים שבטבלה בכל אופן שנרצה – טבלה רגילה, רשימה, לוח קאנבן (כמו טרלו), גלריה או אפילו לוח שנה אם זה הגיוני. אפשר לעבור שוב ושוב בין התצוגות השונות של אותם נתונים, או להציג את כולן אחת אחרי השניה.

נושן היא התוכנה שלי להכל בעסק – ניהול לקוחות, ניהול פרויקטים, מעקב משימות. אני עוקבת בעזרתה אחרי הצעות מחיר, פרויקטים שונים שנמצאים בשלבים שונים, וגם מנהלת איתה את רשימת המשימות היומיומית שלי (והשבועית, והחודשית, והבנתם…).

וזה יתרון ענק שלה מבחינתי – היכולת שלה לתת לי מענה לכל הצרכים שלי ביחד. ביחד עם תבניות קבועות שניתן ליצור, ויצירת קשרים בין טבלאות שונות, היא משתלבת בפלואו שלי בעבודה באופן מוחלט, מהרגע שמגיע ליד ועד לסיום הפרויקט ומעבר למסלול חודשי.

אה וכן, יחסית לכל העומס המנטלי שנושן סוחבת עבורי, העיצוב המינימליסטי של נושן משאיר את החוויה נעימה ולא מלחיצה. אני מאוהבת בלוק הלבן הפשוט של הנושן שלי.

היתרון המרכזי של נושן זאת העובדה שאפשר לקסטם אותה לצרכים שלנו ב-100 אחוז, וזה גם החיסרון שלה- המון אפשרויות שצריך להכיר, ללמוד ולהבין, לפני שאפשר ממש לצאת לדרך ולהפיק ממנה את המקסימום ולהרגיש בנוח.

אם אתם מכורים לתוכנות לארגון משימות כמוני, ואוהבים לארגן את הדברים שלכם- זה חלק מהכיף.

דורש השקעה אבל אני אישית נשארתי ערה עד אמצע הלילה בהתחלה כדי לארגן את הנושן שלי, וכשסיימתי הרגשתי שיצרתי יצירת אמנות – תוכנה שמותאמת לצרכים שלי במאה אחוז.

טוב, 95%. אני עדיין מחכה לפיצ'ר של אוטומציה שיוסיף לי את הליד מהמייל לבד. בשביל זה אני כבר אצטרך ללמוד איירטייבל.

לוח שבועי לדוגמה שהכנתי:

צילום מסך נושן

אפרת אייל, בונה אתרי וורדפרס, בלוגרית, מינימליסטית וכמו שאפשר להבין- מאוהבת בנושן 😍. 

אתר – https://www.efrateyal.co.il/

פייסבוק – https://www.facebook.com/efrat.digital

שרון גולן על Asana

אסאנה היא מערכת ניהול פרויקטים מהמתקדמות בעולם. היא נוחה מאוד ללמידה, קלה לשימוש יומיומי ומתפתחת כל הזמן עם פיצ'רים חדשים שיוצרים מדי חודש.

מה היתרונות שלה?

  1. קל מאוד להטמיע ולהתמיד בעבודה בה
  2. העבודה בה היא מרובת רמות – כלומר לא רק שאפשר ליצור פרויקטים ומשימות אלא אפשר לפרט כל משימה לעוד תת משימות ובכך להגדיל את הסיכוי להשלים את המשימה או להעביר אותה לביצוע של מישהו אחר בצורה נכונה.
  3. לאסאנה אפליקציה מעולה לנייד, זמינה לאנדרואיד ואייפון.
  4. אפשר להוציא מהגרסה החינמית שלה המון יכולות, ורוב בעלי העסקים יוכלו לגמרי להסתפק בגרסה זו.

אני משתמשת באסאנה לכל דבר בניהול העסק שלי, מניהול תהליך העבודה המרכזי מול לקוחות, דרך ניהול כל השיווק – תוכן לבלוג, לפודקאסט, ליוטיוב ולרשתות החברתיות, ועד ניהול משימות אדמין שגרתיות שחוזרות על עצמן.

הממשק של אסאנה מאוד מודרני, נקי ומסודר שכיף לפתוח ולעבוד איתו כל היום. היא ממש גמישה ונוחה להתאמה אישית בכל תחום בעסק שאני רוצה ליצור בו תהליכי עבודה מסודרים ואחד הפיצ'רים האהובים עליי בתור חובבת קיצ' – מדי פעם כשמסמנים וי על משימה רצים על המסך חדי קרן צבעוניים וחמודים.

עוד סיבות למה אני אוהבת אותה https://sharongolan.co.il/asana-fav-2021/

קישור לקבוצה: https://www.facebook.com/groups/momceogroup/

צילום מסך אסאנה

היי, אני שרון גולן, אשת עסקים ויזמת,

מלווה בעלות עסקים לנהל ולהגדיל את העסק ממקום רגוע, מסודר ויעיל יותר.

אני עושה את זה באמצעות עבודה עם כלים דיגיטליים המתאימים לפעילות העסק, יצירת תהליכים עבודה מדויקים ובניית הרגלים יעילים.

כדי לקבל ממני ליווי, ניתן להצטרף להרצאות ולקורסים שלי, שאת כולם ניתן לראות באתר שלי.

גלית זר-בסון על Toggl

לא תמיד אנחנו זוכרים לנהל את הזמן שלנו כראוי, בטח ובטח בתקופות מאתגרות. תכירו את Toggl תוכנה נהדר לניהול זמן והערכה מדויקת של כל פרויקט או משימה שיש לכם.
התוכנה הנהדרת הזו תעשה עבורכם מעקב על שעות העבודה שלכם ותבדוק בדיוק כמה שווה הזמן שלכם.
תוכלו לעקוב אחר המשימות שלכם בצורה אוטומטית או ידנית, להגדיר זמן עבודה לכל משימה ולהפעיל מתוך אפליקציית הנייד, מהדסקטופ או מתוסף הכרום.

באמצעות התוכנה אני מחלקת את העבודה שלי לפי לקוחות, לפי פרויקטים ולפי משימות לכל לקוח. כך אני יודעת, בדיוק, כמה זמן אני משקיעה נטו בכל עבודה שלי והאם היא רווחית לי.

טוגל קלה וידידותית למשתמש, היא מאפשרת לראות דוחות בקלות ובמהירות, היא מתאימה לעסק של אדם אחד או למספר צוותים וכמובן, יש לה גם גרסה חינמית מעולה.

 נעים מאוד, אני גלית זר-בסון, שמה עסקים בפרונט ועוזרת לבעלי עסקים להביא לקוחות לעסק שלהם, באמצעות מגוון ערוצים רחב, החל מכתיבת תוכן וניהול עמודים ברשתות החברתיות ועד עיצוב גרפי ובניית אתרים.

מוזמנים להציץ: https://talk-about.co.il/
https://www.facebook.com/TalkAbout.co.il/

יהודית פנסו על Milanote

Milanote על קצה המזלג – הכלי לארגון פרויקטים יצירתיים.

למערכת נחשפתי לראשונה בזמן שהשתתפתי בקבוצה הסודית של יונית צוק.

כשנכנסתי למערכת פשוט התאהבתי מהפשטות ועד כמה היא ידידותית למשתמש. התחלתי להשתמש בה לניהול הבלוג והאתר שלי בעיקר לניהול תוכן.

במרץ 2021 פנו אלי מארגון בינלאומי דרך הסניף הישראלי, כדי שאקים ואנהל להם כנס דיגטלי בזום. לצורך זה, חקרתי את הכלי יותר לעומק וגיליתי אפשרויות ניהול שהם לא רק ניהול תוכן, אלא גם ארגון וניהול פרוייקטים.

בעקבות הקמת הכנס הדיגיטלי הכרתי יותר לעומק את האפשרויות של התוכנה והחלטתי להמשיך ולהשתמש בה באופן שוטף בניהול הבלוג שלי ובניהול פרוייקטים של לקוחות שאני מנהלת.

התאהבתי במערכת והיא מצידה לא אכזבה אותי אפילו פעם אחת.

יתרונות:

  • שלושה מסלולים: מסלול חינמי; מסלול חודשי ליחיד; ומסלול קבוצתי.
  • ניתן לעבוד על Milanote מכל מכשיר שברשותכם. אפליקציה לסלולרי, תוכנת דסקטופ למחשב, וכמובן ישירות באתר.
  • כל הפעילות בתוכנה נעשית ב'בחר וזרוק' Drag & Drop – החלוקה היא מאוד אינטואיטיבית לעבודה וניתן להשתמש בה למטרות שונות. לדוגמא: ארגון פתקים בלוחות ויזואליים, סיעור מוחות בקבוצה, לוחות סיפור לקראת כתיבת ספרים ומגזינים, ארגון בלוג, שיווק וקידום במדיה החברתית, רשימות ומשימות בפרויקט, מפות חשיבה ויזואליות ועוד.
  • יש תבניות מוכנות שיקלו על היצירה.

חסרונות:

  • המערכת לא מתחברת לשום כלי חיצוני, כגון יומן גוגל, אפליקציה תזמון, התראות.
צילום מסך מילנוט

אני יהודית, ואני מלווה עסקים בדיגיטל תוך כדי נתינת מטריית פתרונות לעסק. בין השאר, באוטומציה, קידום, עיצוב ונראות ויזואלית, הקמת דפי נחיתה ואתרים (seo), ומתמחה בשיווק ממומן בפייסבוק ואינסטגרם.

www.juditpenso.co.il

שמחתי לשפוך קצת אור וסדר בבלגן של האפליקציות והמערכות באחת מהן שנוחה לי. מנסיוני, חייבים להרגיש בנוח במערכת שעובדים בה.

כיום, בקידום ושיווק של העסק יש כל כך הרבה אופציות וחשוב להרגיש בנוח כדי שהניהול יזרום. להיות מאורגנים ועקביים, למנוע סיבוכים בתוכן והקידום בערוצים השונים ברשתות.

סופי שומר על Trello

טרלו היא מערכת לניהול פרויקטים ורשימות ואחרי שבדקתי כמה אחרות גיליתי שהיא הכי נוחה לי.
טרלו מאפשרת לבנות לוחות לכל פרויקט או נושא, לכל לוח יש כרטיסיות ובתוך הכרטיסיות משימות.
לכל משימה אפשר להוסיף תתי משימות, לשייך אותה לחבר צוות מסויים, להגדיר תהליכי התחלה וסיום ואפילו לצרף מסמכים. אפשר גם לעקוב אחרי הפעילות במשימה או לארכב אותה.
אני משתמשת בה בעיקר כמקום לשמירת כל הרשימות השונות שלי-בתור אמא שיש לה שני עסקים קטנים בנוסף למשרה מלאה, גיליתי שזה ממש מציל אותי כשיש לי את הכל מופיע במקום אחד- מרעיונות לפוסטים ועד קניות לבית. יש לה עוד מלא אפשרויות שעוד לא הספקתי להכיר, היא מתממשקת בין המובייל למחשב והגרסה החינמית נותנת מענה לכל הצרכים שלי ומעבר.
אני גם מאוד אוהבת את הניוזלטרים שאני מקבלת מהצוות של טרלו- יש בהם הרבה טיפים לשימוש מיטבי במערכת אבל גם למיטוב סביבת וחווית העבודה באופן כללי.
 
צילום מסך טרלו

סופי שומר, יועצת קריירה והכנה לראיונות עבודה (https://www.facebook.com/WorkInterviewsConsulting),

צורפת (https://www.facebook.com/SofinkaJewelry)

וחובבת רשימות רצינית 🙂

אלונה לסטר על Calendly

קלנדלי היא תוכנה לניהול זמן הפגישות, בלי משחקים, בלי הריקוד של מתי אתה יכול? אולי עכשיו אולי מחר? זה חוסך התעסקות. חוסך זמן ומיעל את העסק. אחרי הגדרה חד פעמית של אולי 20 דק׳  מתחילים לשלוח ולהתשמש בלינק יעודי.

ניתן בקלנדלי לקבוע את זמן השיחה, מנוחה בין שיחה לשיחה, ימי עבודה ושעות עבודה, חופשות, מענה אוטומטי לקביעת פגישה ולאחריה, להגדיר מה המיילים שישלחו ומה יהיה כתוב בהם ועוד המון.

 בתור אחת שאוהבת סדר לצד יצירתיות חיפשתי את הדרך הכי נוחה לסדר את הזמנים שלי. ניסיתי יומן פיזי אבל היה לי קשה להתמיד כי העבודה שלי היא דיגיטלית, מצאתי את עצמי חוזרת ליומן גוגל וחיפשתי פתרונות ואוטומציות.

מצאתי את קלנדלי שהוא שיפר לי את הניהול זמנים. במקום לבזבז זמן על קביעת פגישות ולהבין מתי אני יכולה לדבר עם הלקוחות ולנסות שכולם יצאו מרוצים, פשוט הגדרתי את הקלנדלי לפי הזמינות שלי, כמה זמן יש לי בין פגישה לפגישה, ימי עבודה, זמן השיחות וככה פשוט, כשיש ללקוח שרוצה לדבר איתי אני שולחת לו לינק וזה קובע לי ולו אוטומטית ביומן ועוד שם התראה.

 השימוש המרכזי הוא כמובן קביעת פגישות, אבל יש חוויה שלמה מסביב, אפשר להתאים את הטקסט לקביעת הפגישה, להתאים מייל לאחר השיחה שישלח משהו כמו "תודה על השיחה", ואם משלמים יש הגדרות נוספות ואפשרות של כמה לינקים במנוי לאופי ואורך השיחה ולא רק אחד שיש במנוי החינמי.כך ניתן ללקוח לקבוע שיחה של רבע שעה להיכרות או חצי שעה לאפיין את הפרויקט ויותר אם צריך.

 אני ממש ממליצה, זה חוסך זמן ומאוד שימושי. ואם זה מתאים לי זה יכול להתאים להמון בעלי עסקים.

צילום מסך קלנדלי

ומי אני?

אני אלונה לסטר, מעצבת גרפית וממתגת עסקים, מאיירת ויוצרת נראות עסקית אחידה לדיגיטל (דפי נחיתה ואחרי תדמית), סושיאל, מוצרי דפוס ועוד.

חשוב לי שהמסרים והערכים של העסק יועברו החוצה בצורה מעוצבת ועסקית.

התשוקה שלי היא לקחה מילים ומסרים ולתרגם אותם לויזואל נפלא.

 www.alonalaster.com

לילך וידל על Colornote

מה שתפס אותי מיד באפליקציה הזאת, זה המראה הפשוט ושהיא ענתה לי על הצורך לכתוב פתקים באופן דיגיטלי ולסמן וי על משימות שביצעתי.
יש בה 2 סוגי פתקים- טקסט וצ'קליסט.
אפשר לתת צבעים שונים לפתקים ואפשר להגדיר תזכורות. 
אפשר להגדיר פתק כנעול עם סיסמה ואפשר לארכב פתק. 
יש גם כפתור חיפוש מאוד שימושי. 
הכל באמת מאוד ידידותי ופשוט לתפעול.
אצלי יש פתקים שהם רשימת משימות, רשימת קניות, סיסמאות, פתקים עם טקסטים שאני כותבת לפני שמעלה לרשתות החברתיות, פתקים שהם תשובות לשאלות נפוצות, ואז אני מעתיקה ומדביקה בקלות.
אחת האפליקציות השימושיות אצלי והדבר הראשון שאני מגבה לפני שמחליפה מכשיר.

אני לילך ואני עצמאית בעלת חנות למתנות משמחות בירושלים ובאון ליין.

https://Www.instagram.com/jaimegifts

צילום מסך קולורנוט

טלי דרון על Click Up

לאחר שניסינו את רוב האפליקציות, קליק אפ היא הבחירה שלי ושל הצוות שלי בדיגיטלינקה.

קודם כל – היא חינמית (עד רמה מסויימת, אבל לגמרי ניתן להשתמש בה בחינם). 

ניתן לחלק את המשימות בה לספייסס, מעין קבוצות – לנו זה מעולה כי יש לנו מספר שירותים שונים, וכל אחד מהשירותים קיבל ספייס משלו, והסוכנות קיבלה ספייס משלה.

תחת הקבוצות ניתן לחלק לליסטים – כל ליסט אצלנו הוא לקוח בפני עצמו, ובכל ליסט מופיעות המשימות של אותו לקוח. אם אין לקוחות, ניתן לחלק את הליסט לפלטפורמות, ניתן לראות בתמונה המצורפת.

גם המשימות עצמן אצלנו מחולקות לטורים – טור אחד הוא הקבוע, שם מופיעים הפרטים היבשים של כל לקוח, טורים של משימות – TO DO, בעבודה, אישור לקוח, מוכן – כדי שתמיד נדע את הסטטוס של כל משימה, וטורים נוספים על פי הלקוח כמו סיכומי פגישה, אתר, עיצובים וכל דבר שאנחנו רוצות שהמשימות שלו יהיו נפרדות.

והבונוסים? אפשר לבחור צבעים (ורוד, מלא ורוד 😉), יש תצוגה של BORAD שמראה התקדמות או תצוגה של המשימות של כל אחד מחברי הצוות, ניתן להגיב לכל משימה ולתייג חברי צוות, ניתן להעלות קבצים מכל הסוגים וכמובן- לסמן וי על משימות (הכי כיף).

בהתחלה קליק אפ יכולה קצת להבהיל, כי יש המון אפשרויות ולא תמיד קל להתמצא בה. אבל עם הזמן מתרגלים לעבוד איתה והיא ממש זורמת. בקיצור – המלצה חמה ממני 🙂

היי, שמי טלי, הבעלים של דיגיטלינקה – סוכנות דיגיטל לניהול קמפיינים בפייסבוק, אינסטגרם וגוגל וניהול עמודי סושיאל.

יחד עם הצוות המקסים שלי, אנחנו עושות את המקסימום כדי לתת ללקוחות את הקידום, הנראות והתוכן הטובים ביותר, עם קורטוב של מתיקות 🍪

מזמינה לביקור קצר באתר שלנו: www.digitalinka.co.il

ובאינסטגרם שלי: www.instagram.com/digitalinka

יערה אופיר

יערה אופיר

מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן

4 תגובות

  1. אפליקציות יפות אבל נראה לי שלא הבנתי למה הן משמשות – בעבור אדם פרטי, במה הן עדיפות על ה-tasks שמגיע כברירת מחדל עם גוגל או אאוטלוק?

    1. tasks אחלה אפליקציה, פשוט ברוב המערכות שסקרו פה יש אופציות יותר מתקדמות ממה שהיא מציעה. אם tasks עובדת לך טוב – אז מעולה! לא צריך משהו אחר 🙂

  2. יופי של מאמר, אני ברור מחוברת ל- Milanote אבל אין ספק שאני אנסה עוד אפליקציות על מנת להקל על ניהול ומעקב בעבודה 🙂

    1. אני ממש ממליצה על todoist אם את צריכה משהו לניהול משימות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

עוד פוסטים מעניינים

ראשית: טיפים שמשפרים את החיים

טיפים שמשפרים את החיים

מכירות את המושג life hacks? אלה בעצם פעולות קטנות או גדולות שאנחנו עושות כדי לשפר לעצמנו את החיים ולהקל על עצמנו ביומיום. פרסמתי לאחרונה פוסטים עם

קרא עוד »