סידור ותיוק ניירת – חלק א': השיטה

בקבוצת הפייסבוק #יערה_ממליצה עשיתי סקר ושאלתי מה צריך להיות הנושא של הפוסט הבא. ברוב קולות נבחר הנושא של סידור ותיוק הניירת בבית.

אני יודעת שזה נושא כאוב. אנחנו מקבלים כל מני טפסים ומכתבים, שכל אחד בנפרד נראה קטן אבל ביחד הם מצטברים לערימה עצומה שמאוד קשה להשתלט עליה. אנחנו לא יודעים מה לשמור, כמה זמן לשמור ואיך לשמור ואז קורה מה שקורה עם כל מטלה שנראית לנו גדולה מדי – אנחנו מוותרים. דוחפים את הניירות לאיזו מגירה או שקית ומקווים לטוב.

אז אני כאן, כרגיל, לעשות סדר, ויש לי שיטה שעובדת מצויין. היא דורשת פעם אחת לעשות סדר בכל הניירת שיש בבית, ואחרי זה כל פעם שמגיע הביתה נייר חדש אני יודעת בדיוק לאן הוא הולך. ואם אני צריכה למצוא משהו – אני יודעת בדיוק איפה זה נמצא.

זו צריכה להיות השאיפה: לדעת איפה מתייקים כל מסמך, ואיפה מוצאים כל מסמך.

הפוסט הזה יעסוק בשיטה שלי לסידור הניירת, והפוסט הבא יעסוק בהתמודדות עם הניירת בשוטף.

אם הכל אצלי בבלאגן, איך בכלל מתחילים?

או, טוב ששאלתם! עכשיו זה הזמן לקחת קופסה או ארגז או סל כביסה וללכת לצוד. את כל הניירת שמפוזרת לכם ברחבי הבית, כולל הכל, תניחו שם. זה השלב הראשון של המיון. זה העיקרון שלמדתי מקונמארי – הכל צריך להיות באותו המקום.

אחרי זה אין מנוס באופן חד פעמי לשבת ולסדר הכל. שימו מוזיקה שאתם אוהבים, צרפו את בן או בת הזוג למשימה (אם בא לכם), ושבו איזה ערב על כל הניירת שמאיימת להשתלט לכם על הבית.

עברו מסמך מסמך ובדקו האם צריך לזרוק אותו או לשמור.

מה שצריך לשמור – תמיינו לקטגוריות. מייד אפרט אילו קטגוריות.

התיוק

הרבה אוהבים תיקי הרמוניקה בסגנון הזה, אבל אני מעדיפה תיקיות עם ניילוניות (מה שנקרא – תיקי תצוגה) או פשוט קלסר עם שמרדפים. אפשר לשמור קלסרים שונים לנושאים שונים, אבל אצלי הכל מתרכז בקלסר אחד (או יותר נכון שניים כי אני מתייקת נושאים מסוימים ובעלי מתייק נושאים אחרים, ולכל אחד יש קלסר).

בכל ניילונית אני שומרת קטגוריה מסוימת, ושם הקטגוריה מוצמד עם פוסט איט לניילונית (כדי לשמור על גמישות בסידור).

איך זה נראה?

זה הקלסר שלי:

ככה הוא נראה מבפנים:

ועל כל ניילונית כתוב מה יש בה:

הקטגוריות

כמובן שיש גמישות מסוימת בקטגוריות, אבל בגדול זה מה שצריך להיות:

תעודות והסמכות

מה מתייקים? תעודות וגליונות ציונים של תארים, תעודות סיום של קורסים, השתלמויות וכו'. אפשר לחלק את זה לכמה קטגוריות נפרדות אם יש לכם הרבה כאלה. נגיד אצלי (ג'אנקית של לימודים אקדמיים ובכלל) זה מחולק לכאלה שקשורות להוראה, כאלה שקשורות לאוניברסיטה, וכאלה מלפני האוניברסיטה (תעודת בגרות, פסיכומטרי, צבא).

לכמה זמן: לתמיד

מכתבי המלצה

מה מתייקים? מכתבי המלצה 🙂

לכמה זמן: לתמיד

לנצח / מסמכים חשובים

מה מתייקים? תעודות לידה, נישואין, צוואות…

לכמה זמן: לנצח

חשבונות

מה מתייקים? חשבונות חשמל, ארנונה, מים, סלולרי, כבלים…

לכמה זמן: שנה אחורה, מלבד ארנונה שאותה שומרים 7 שנים אחורה

מנויים

מה מתייקים? חוזי הצטרפות לסלולרי, כבלים, עיתונים, הצגות…

לכמה זמן: כל עוד המנוי/הסכם בתוקף

מעסיק נוכחי

מה מתייקים? חוזה עבודה, קידומים והסכמים למיניהם, טפסי משכורת וטפסי 106

לכמה זמן: כל זמן ההעסקה

משכורות וטפסי 106

מה מתייקים? תלושי משכורת ואת כל טפסי ה- 106. אם מתחילים עבודה חדשה, הטפסים עוברים מהניילון של "מעסיק נוכחי" לכאן.

לכמה זמן: טפסי 106 לנצח. תלושי משכורת – את כל התלושים של המעסיק הנוכחי, ומעסיקים קודמים שנתיים עד שבע שנים אחורה (הדעות חלוקות)

ביטוחים/גמל/השתלמות/פנסיה

מה מתייקים? אפשר להפריד לקטגוריות נפרדות, אצלי הכל יחד. כל מה שקשור לנושאים הנ"ל.

לכמה זמן: הסכמים עד סגירת/פידיון הפוליסה, דוחות – את הדוח של השנה האחרונה.

**אני ארחיב עוד בנושא הזה בפוסט נפרד כי זה עניין די סבוך. אבל בתור התחלה לפחות שהכל יהיה מרוכז במקום אחד.

רכב

מה מתייקים? כל מה שקשור לרכב

לכמה זמן: כל עוד הרכב בחזקתכם. קנסות וחוזים – 7 שנים.

תעודות אחריות וקבלות

מה מתייקים? תעודות אחריות וקבלות שמהוות תעודת אחריות

לכמה זמן: כל עוד האחריות בתוקף והמכשיר/מוצר אצלכם

הוראות הפעלה

מה מתייקים? הוראות הפעלה של מכשירים שיש לכם

לכמה זמן: כל עוד המכשיר אצלכם

רפואי

מה מתייקים? תוצאות של בדיקות חשובות, צילומים, סיכומי ביקור חשובים, פנקסי חיסונים

לכמה זמן: לתמיד

כמובן שאפשר להוסיף עוד קטגוריות לפי הצרכים שלכם – מסים, דיור וכן הלאה. תוך כדי שתמיינו תראו אילו קטגוריות של מסמכים נמצאים אצלכם.

עד כאן השיטה שלי לתיוק ניירת.

בפוסט הבא: איך ממיינים ניירת בשוטף, כלומר איך שומרים על הסדר המופתי שהשגתם בעקבות יישום השיטה שבפוסט הזה.