איך לכתוב רשימת משימות שתעבוד בשבילך?

אני לא יודעת מה איתכן, אבל לי יש זיכרון די גרוע. אמיתי. זיכרון גרוע לדברים שקרו, לשמות, לפרצופים, וכמובן – למשימות. ובתור מישהי משימתית, זה די ביאס אותי. אבל מצד שני, זה גרם לי מאוד להתעניין בכל הנושא הזה של משימות, איך לנהל משימות, איך לעשות רשימת משימות אפקטיבית, איך לזכור את כל מה שצריך לעשות. אנחנו צומחות מתוך הקשיים שלנו והקושי הזה הוביל אותי במידה רבה לעיסוק בניהול זמן, תכנון וארגון. תמיד אני אומרת – זה לא משהו שבא לי בקלות. אם זה היה בא לי בקלות לא הייתי צריכה שיטות. 🙂

אז מכיוון שהזיכרון שלי הוא לא משהו שכדאי להסתמך עליו, אני עובדת צמוד מאוד עם רשימת המשימות שלי. אם זה לא כתוב, זה לא קיים ויש סיכוי גדול שגם לא יקרה. אגב, אותו דבר עם פגישות. כל פעם שחשבתי שאני יכולה לזכור יום ושעה של משהו בלי לכתוב את זה ביומן, זה לא עבד. כמה פעמים עשיתי דאבל בוקינג ולפעמים גם טריפל בוקינג. מביך. אבל לא משנה, אנחנו כאן כדי ללמוד מטעויות!

אז כדי שלא נסתמך על הזיכרון שלנו, שהוא באמת חבר גרוע לפעמים, וכדי שיהיה מספיק לנו רוחב פס במוח כדי לעשות את שאר הדברים שנרצה, אני ממליצה מאוד לנהל רשימת משימות. רשימת משימות טובה ומאורגנת היא אבן יסוד להתנהלות היומיומית שלי, ובפוסט הזה אני אלמד אתכן להכין רשימת משימות טובה, יעילה, אפקטיבית וברורה. 

אז יאללה, בואו נתחיל. 

שלב 1 – להוריד לנייר את כל מה שמסתובב בראש

בשלב הראשון נבין מה המשימות שיש לנו בכלל. 

אם אתן יותר ויזואליות, אני ממליצה לעשות מפת חשיבה. הסברתי על זה באופן מפורט בפוסט הזה אז מוזמנות לקרוא. בגדול זה לארגן את כל מה שיש לי בראש באמצעות תרשים זרימה שזה עם צבעים. ממליצה בחום לנסות! זה מאוד פותח את המחשבה. 

הדרך השניה היא פשוט דף ועט ולרשום את מה שעולה לכן שאתן צריכות לעשות. את הסדר ברשימה תעשו אחר כך, עכשיו פשוט תכתבו את כל מה שעולה לכן.

שלב 2 – מיון וסינון

זה הזמן להתמקד. תעברו על הרשימה ותראו מה קריטי, מה פחות, מה אתן צריכות או רוצות לעשות ומה אפשר להעביר הלאה או אפילו לוותר (נשבעת שיש כאלה).

משימות של עבודה אני ממליצה להפריד מהמשימות האחרות. אני למשל עושה משימות של העבודה רק כשאני בעבודה, אז יש לי שם רשימה נפרדת עם הדברים שאני צריכה לעשות. גם סידורים מחוץ לבית תסמנו בנפרד כדי שתדעו שבפעם הבאה שאתן יוצאות מהבית אתן מטפלות בכולן בבת אחת. אני גם אוהבת לעשות רשימה קטנה לסידורים קטנים כאלה שסוגרים בכמה דקות ולדאוג לעשות אחת מהן לפחות בכל יום.

בקיצור, עברו על הרשימה, מיינו אותה לקטגוריות השונות (עבודה, בית, חוץ וכו'), והורידו ממנה מה שלא חייב להיות בה (או כתבו בנפרד למועד מאוחר יותר).

שלב 3 – קבעו סדר עדיפויות

יש משימות שיש להן דד-ליין ואותן די קל לתעדף. אבל מה עם כל השאר? אז אני מציעה את השיטה הבאה. קבעו בקשר לכל משימה, כמה היא חשובה לכן. נגיד ניקח סולם של 1-4, כש- 1 זה הכי חשוב ו- 4 זה הכי פחות חשוב. 

עכשיו תחשבו על האלמנטים שיש לכן בחיים – עבודה, משפחה, זוגיות, פרויקטים מיוחדים, לימודים וכו'. מה מהם בעדיפות עליונה ומה פחות? ובתוך כל קטגוריה, מה חשוב יותר ומה פחות?

אצלי נגיד כל מה שקשור במערכת היחסים שלי עם בן הזוג שלי ועם הילדות הוא בקטגוריה 1. כלומר אם אני צריכה להזמין כרטיסים להצגה בשביל לצאת לדייט עם אורי, או לשריין בייביסיטר, או לדבר עם המורה של הבת שלי – כל אלה יהיו בעדיפות עליונה. גם דברים שקשורים לקורס הדיגיטלי שלי כרגע נמצאים בעדיפות 1, וגם מה שקשור בבריאות שלי ובטיפול בעצמי. כל המשימות האלה יקבלו דירוג 1. 

בעדיפות 2 נמצאים דברים שקשורים לתלמידים שלי, שיחות אישיות, מעקב וכן הלאה, וגם דברים שאני צריכה לעשות כמו לכתוב מערכי שיעור ועוד משימות שקשורות בתפקיד שלי והן חשובות. גם ענייני משפחה למיניהם. בנוסף אם יש לי משימות שחייבות להתבצע, למשל מחר יש יום הולדת לילד מהגן וצריך לקנות מתנה, זה יקבל דירוג 2.

בעדיפות 3 אני שמה כרגע דברים שקשורים להתפתחות מקצועית, דברים שאני לומדת למשל. גם סידורים בבית, כמו פרויקטים של סידור שאני רוצה לעשות. יש תקופות שהדברים האלה בעדיפות גבוהה יותר, אבל ככה זה נכון לעכשיו שהפוקוס שלי על דברים אחרים. ויש עוד דברים שנמצאים שם. סתם לדוגמה, יש לי משימה חוזרת של להשקות עציצים אחת לשבוע. זה חשוב, אבל בואו, לא יקרה כלום אם אני אדחה את זה ליום אחרי. לכן זה מקבל דירוג 3. 

בעדיפות 4 זה כל השאר. משימות קטנות כאלה. לכולן יש אותן.

מקווה שהבנתן את הרעיון – לתעדף את הדברים מראש כדי שברגע האמת תוכלו לבחור את המשימה הכי נכונה עבורכן. זה חלק שדורש מחשבה מעמיקה על המטרות שלכן ועל סדר העדיפויות שלכן. 

שלב 4 – הניסוח שעושה את ההבדל

רגע לפני שתעבדו את כל הרשימה שעשיתן לרשימת משימות מסודרת, אני רוצה שתשימו לב לניסוח של המשימות. המשימות צריכות להיות כתובת בצורה של פעולה. כשתיתקלו במשימה, הרעיון הוא שתדעו בדיוק מה עליכן לעשות. לדוגמה – אם כתבתן "רופא", זו לא משימה. למה התכוונתן? לקבוע תור לרופא משפחה בשבילכן? לחפש רופא עיניים מומלץ לבדיקה של הילדה? תהיו ספציפיות כמה שיותר מבחינת מה צריך לעשות. אגב, לחפש רופא עיניים מומלץ זה גם לא מושלם מבחינת משימה. עדיף לחשוב מה בתכלס אתן צריכות לעשות. למשל – לכתוב פוסט בקבוצה של מאמות כפר סבא ולשאול על רופא עיניים מומלץ. 

אז בשלב הבא, של ניהול הרשימה, תדייקו את המשימות שלכן ותכתבו אותן כך שלא תצטרכו לבזבז זמן בלהבין למה התכוונתן, אלא תוכלו ישר לבצע.

שלב 5 – ניהול הרשימה

כששאלתי בסקר באינסטגרם מה הייתן רוצות לדעת על כתיבה של רשימת משימות, אחד הדברים שחזרו על עצמן זה שיש רשימה אבל אתן לא זוכרות להשתמש בה. אז אם אין לכן מקום אחד מסודר שבו אתן כותבות את הרשימה, עכשיו זה הזמן למצוא אחד. למשל – מחברת ייעודית רק למשימות שאתן לוקחות איתכן לכל מקום. אפליקציית todoist (האופציה המועדפת עליי). פתקים בטלפון. אבל רק אופציה אחת בבקשה, בסדר? לא את כולן. אם תתמידו ותכתבו תמיד באותה הרשימה, יתפתח ההרגל לבדוק את הרשימה הזאת בצורה קבועה ועקבית. 

אז החלטתן על שיטה. קחו את כל המשימות שלכן והעתיקו אותן בצורה מסודרת לרשימה, ושימו לב לניסוח שהסברתי עליו בסעיף הקודם. אם מדובר ברשימה בכתב יד, תכתבו את מה שהכי חשוב ראשון. תשתמשו בצבעים ומרקרים כדי לחלק את המשימות לקטגוריות, ובדירוג של 1-4 ליד כל משימה כדי שתדעו מה החשיבות שלה. אם מדובר באופציה דיגיטלית זה יותר קל, כי בתוך אפליקציות של ניהול משימות אפשר בקלות לשחק עם העדיפויות, קטגוריות ומשימות ועוד. אפשר גם לקבוע תאריך יעד למשימות, מה שבעיניי מאוד נוח.

אחרי שסיימתן לסדר את כל המשימות בשיטה שבחרתן, שימו לכן תזכורת בטלפון לבדוק את רשימת המשימות הזאת כמה פעמים ביום. רשימת משימות זה לא קישוט, זו דרך עבודה ואני מבטיחה לכן שברגע שהכל יהיה כתוב כמו שצריך בצורה מסודרת ומאורגנת, ויהיה לכן מקום גם לכתוב כל משימה שעולה לכן לראש, החיים יהיו קלים יותר.

מעכשיו, בכל פעם שנכנסת משימה או שאתן חושבות על משימה, תכתבו אותה מייד באפליקציה/רשימה. לא לחכות לאחר כך, המשימה יכולה להיעלם. כן אפשר, אם אתן ממש עמוסות, לכתוב מייל לעצמכן עם המשימה או בקבוצת וואטסאפ שלכן עם עצמכן למשל, אבל לא לשכוח לבדוק את המקומות האלה אחר כך ולסדר את המשימות לרשימה הקבועה. כמה שיותר תתמידו, ככה זה יהפוך לחלק מההתנהלות שלכן ולא תתפזרו.

אלה היו חמישה שלבים לכתיבת רשימת משימות אפקטיבית שעובדת בשבילכן! ספרו לי בתגובות מה לקחתן מהפוסט? מה תיישמו כבר מעכשיו? מחכה לקרוא!