תיעדוף משימות: איך לתעדף משימות (כשהכל חשוב)? | פרק 11

אחד הדברים שמקשים עלינו לנהל את הזמן, זה הצפת המשימות התמידית שאנחנו נמצאות בה, ובהצפה הזאת תיעדוף משימות זה לא משימה קלה.

בפרק הזה דיברתי על איך אפשר להתמודד עם ההצפה הזאת, לעשות סדר במשימות ולתעדף כדי לא רק להספיק יותר אלא להגיע לדברים שחשובים לנו. דיברתי על חמש טכניקות, שאתן יכולות לבחור אחת מהן וליישם אותה כבר היום כדי לתעדף את המשימות שלכן.

להאזנה לפרק:


תמלול הפרק:

ברוכות הבאות לפרק מתומלל מתוך הפודקאסט "בול בזמן", פודקאסט על איך לנהל את הזמן כדי שתוכלי גם להנות וגם להגשים חלומות.

אני יערה אופיר, מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן ואנחנו הולכות היום לעסוק בנושא שיבוא לכן בדיוק בזמן: איך לתעדף את המשימות שלכן כשהכל נראה חשוב.

בפרק הזה אני אספר לכן על 5 טכניקות שאתן יכולות להשתמש בהן כדי לתעדף את המשימות שלכן. עד סוף הפרק כל אחת מכן תוכל לבחור את הטכניקה שמתאימה לה, ולהתחיל ליישם כבר מהיום, כדי לא להיתקע עם תיעדוף ולהתחיל לפעול ולעשות.

מדי פעם אני שואלת באינסטגרם מה מקשה עליכן לנהל את הזמן, וכמעט תמיד עולה העניין הזה שיש המון המון משימות וקשה לתעדף.

בגלל שיש המון משימות, הכל מרגיש חשוב והכל מרגיש דחוף, ומרוב בלבול אנחנו לא מספיקות מספיק. זה מעגל קסמים: אנחנו באיזושהי עשייה, אבל זו עשייה לא מאורגנת ולא מתועדפת, עשייה של כיבוי שריפות כל הזמן. ואז אנחנו לא מצליחות להגיע לדברים שחשובים לנו, ואז הכל נראה חשוב, ואז אנחנו בעצם נמצאות במעין לופ כזה של קושי להתחיל, והקושי הזה, גורם לשיתוק ועצירה של העשייה. לכן חשוב מאוד לדבר על הנושא הזה.

אז כרגיל, לפני שאני מגיעה לפתרונות הפרקטים, אני רוצה לנרמל את התחושה הזאת ולהגיד לכן שהחיים שלנו הם פשוט חיים מציפים. אנחנו חיות בהצפה תמידית. יש לנו מלא מלא מלא משימות ורעיונות וחלומות והסחות דעת ודברים לעשות ודברים לטפל בהם. זה המון וזה מאוד מקשה עלינו לתעדף. וזה טבעי. זה תוצר מרגיז, אבל טבעי, של העולם שאנחנו חיות בו. זה עולם שאנחנו לא מסתפקות רק בלשרוד, אנחנו לא מסתפקות רק בדברים הבסיסיים. אנחנו רוצות לפרוח, אנחנו רוצות לשגשג, וזה גורם לנו לרצות לעשות המון דברים בבת אחת.

אז מה שקורה, בגלל שיש לנו המון דברים ובגלל שאנחנו רוצות הרבה דברים, אז דברים מצטברים וזה הופך לבלגן אחד גדול – אם אנחנו לא עוצרות לעשות בזה סדר. והכוונה היא לא לעצור פעם אחת ולעשות סדר, אלא לעצור שוב ושוב ושוב וכל פעם לעשות סדר בדברים.

מה שאני רוצה להגיד זה שזה אפשרי, יש מה לעשות עם זה. את ההצפה אי אפשר לבטל, אבל אנחנו יכולות בתוך זה למצוא את עצמנו ולא לתת לזה לסחוף אותנו, אלא לנהל את זה כמו שצריך.

ניהול משימות כבסיס לתיעדוף

בואו נתחיל בבסיס של בכלל להתחיל לכתוב רשימת משימות.

כשאני מדברת עם לקוחות, עם מתאמנות, או עם נשים שבאות להדרכות שלי ולקורסים, אני שואלת מי מנהלת יומן. הרוב אומרות שהן כן מנהלות איזשהו סוג של יומן, גם אם הן לא משתמשות ביומן בצורה שאני חושבת שצריך להשתמש בה, כמו שאני מלמדת לעשות איתו תכנון שבועי. אבל בכל מקרה, יש יומן. לעומת זאת, רשימת משימות, אני פחות רואה שיש. בואו נגיד שבאחוזים, הרבה פחות משתמשות ברשימת משימות נורמלית. הרבה כותבות משימות פה, משימות שם, כותבות בפתקים, כותבות במחברת , אולי איזו אפליקציה, אולי קבוצה שלכן עם עצמכן. אבל רשימת משימות אחת טובה, מאורגנת, מסודרת, כמו שצריך, זה פחות נפוץ. אני לא אומרת שלא עושות את זה, אבל זה פחות נפוץ. יכול להיות שזה קשור לנושא שאנחנו מדברות עליו עכשיו שזה ההצפה והקושי לתעדף, ובגלל שיש המון משימות אז קשה לשבת ולעשות את זה. בכל מקרה אני מאוד בעד, ובעיני זה אפילו קריטי, להשתמש ברשימת משימות ואני באמת ממליצה לכל אחת לשבת ולהכין רשימת משימות טובה, מקיפה, מדויקת, מניעה לפעולה, כזו שתוכלו לעבוד איתה. כי באמת ברגע שיש אחת כזאת, אז הכל נראה אחרת. זה לא פותר 100% את הבעיה, אבל זה פותר המון המון המון בעיות.

אם את רוצה שתהיה לך רשימת משימות מקיפה שכוללת את כל המשימות, הפרויקטים והחלונות שלך – מוזמנת לבדוק את הקורס המגניב שלי Game of Tasks, שבו תעשי בדיוק את זה.

אם אין לכן עכשיו פנאי להכין רשימת משימות, אז תתחילו בלכתוב את מה שיש לכן לעשות השבוע. ואם אין לכן פנאי לכתוב את מה שאתן צריכות לעשות השבוע, כתבו את מה שאתן צריכות לעשות היום. כי בניהול זמן (ובחיים בכלל) אין כזה דבר הכל או כלום. אין כזה דבר. כל מה שתעשו יהיה יותר טוב מלא לעשות בכלל. חלק מהעניין עם פרפקציוניזם, שאני אדבר עליו עוד כמה פרקים, ה שאנחנו חושבות שאם אנחנו לא עושות משהו כמו שצריך, אז עדיף שלא נעשה בכלל. אבל זו כזאת טעות בסיסית שמלווה אותנו כל הזמן לאורך החיים שלנו. כי אנחנו… תראו, אני אגיד את זה שוב: עשייה תמיד עדיפה על אי עשייה. לכתוב רק משימה אחת, זה תמיד עדיף על לא לכתוב משימה בכלל. להכניס חלון זמן אחד עדיף מלא להכניס חלונות זמן בכלל. תמיד עדיף לעשות, גם אם זה לא הדבר הכי מושלם שיצא מכן. עדיין תמיד תמיד תמיד לעשות.

אז שוב, אם אין לכן זמן להכין את רשימת המשימות הגדולה, המקיפה, הכל בסדר. תכתבו משימות לשבוע, משימות להיום, לעוד יומיים… פשוט תכתבו. בסדר? לכתוב. להוציא לדף.

אחרי שיש לכן רשימת משימות, הגענו לסיבה שלשמה התכנסנו: ליצור תיעדוף. אני אדבר איתכן על כמה אסטרטגיות ליצור תיעדוף ואני אומרת מראש, המטרה היא לא להשתמש בכולן כל הזמן, אלא לבחור את זאת שמדברת אליכן ולהשתמש בה, ופשוט מידי פעם להחליף ולזכור שיש גם את הטכניקות האחרות. אני נותנת 5 טכניקות, לא להשתמש בכולן במקביל כי אז אנחנו חוטאות בעודף מחשבה, בעודף תיעדוף ובעודף תכנון ואנחנו בסוף לא מגיעות לביצוע, שזה בעצם החלק החשוב.

איך לתעדף משימות

טכניקות לתיעדוף משימות

טכניקה ראשונה – מה ממש חשוב בחיים שלי?

הטכניקה הראשונה לתיעדוף משימות היא לשאול את עצמי מה ממש ממש חשוב בחיים שלי. איזה דברים נמצאים בסדר העדיפויות שלי כרגע. לדוגמה, אם העסק שלי ממש ממש חשוב, אז משימות שקשורות לפיתוח העסק יקבלו עדיפות גבוהה. ככה תיעדפתי בשנה שעברה, כשעבדתי במקביל על פתיחת העסק וגם עבדתי במשרה מלאה. ידעתי שכל משימה שקשורה לפיתוח העסק תקבל עדיפות יותר גבוהה ולכן באמת היה יותר סביר שאני אעשה אותה מאשר משימה של העבודה, של המשרה שלי. כמובן הייתי מגיעה גם לדברים האלה, אבל מבחינת תיעדוף קודם כל דברים של העסק, כי באמת הייתי חייבת להתקדם עם זה.

אם אני רוצה לשים פוקוס נגיד על הילדות שלי, אז זה יהיה בתיעדוף גבוה. כלומר כל שיחה שאני נגיד, צריכה לעשות עם המורה, תור שאני צריכה לקבוע, כל מיני דברים כאלה, זה יהיה בעדיפות גבוהה. אני אעשה את זה לפני שאני אעשה דברים אחרים. בתכלס, מה שזה אומר, זה לחשוב על הקטגוריות השונות שלך בחיים: בית, עבודה, זוגיות, איזשהו פרויקט ספציפי שאת רוצה וכן הלאה, ולתעדף כל אחד מהתחומים האלה, מ- 1 עד 10, כמה הדבר הזה חשוב בחיים שלך. ואז לשים במקום הראשון משימות שהן יותר גבוהות בסדר העדיפויות.

אז טכניקה אחת לתיעדוף משימות היא להבין מה חשוב עכשיו בחיים שלי, מה נמצא בראש סדר העדיפויות שלי.

טכניקה שנייה – מה יקדם אותי לעבר המטרות שלי?

הטכניקה השנייה היא לחשוב מה יקדם אותי לעבר המטרות שלי. שזאת שאלה קצת טריקית אם את לא יודעת מה המטרות שלך. בגלל זה, כשאני מתחילה איזושהי תוכנית ליווי עם המתאמנות שלי, בין אם זה תהליך אישי או קבוצתי, הדבר הראשון שאני עושה זה תמיד הצבת מטרות. אין תהליך של התפתחות בלי הצבת מטרות, כי הצבת מטרות זה המצפן שלנו. מטרות עוזרות לנו להבין מה חשוב לנו, ובעזרת המטרות אנחנו נדע מה לשים ביומן ומה לשים בתוך רשימת המשימות.

אם אין לך מטרות, את יכולה לעשות שלושה דברים: אחד – להתעלם מהסעיף הזה, שזה בסדר, כי יש לנו עוד אופציות לשיטות תיעדוף. שניים – ללכת להקשיב לפרק 4 של הפודקאסט, שבו אני מדברת על הצבת מטרות. ושלוש – לדבר איתי ולקבוע איתי פגישה או תהליך שבו נשב ונעשה שיחת עומק על המטרות שלך, שזה באמת דבר סופר חשוב.

אני אתן לכן דוגמה שעולה הרבה באימונים אישיים. נגיד מטרה של חיזוק הזוגיות. זו לא מטרה מדויקת, אבל לצורך הדוגמה אם המטרה שלי היא שתהיה לי זוגיות חזקה יותר, אז משימות כמו לקבוע דייט זוגי או להזמין בייביסיטר נגיד יקבלו עדיפות גבוהה ברשימת המשימות שלי. וזה לא משהו שבאופן אוטומטי הייתן שמות אותו בעדיפות גבוהה כנראה. אבל אם זה חלק מהמטרות שלי, זה חייב להיות גבוה גם בסדר העדיפויות וכדאי שנעשה את זה לפני שאנחנו עושות דברים אחרים.

דוגמה נוספת היא שאם המטרה שלי לרבעון הקרוב היא לחזק את התשתיות של העסק. זו מטרה אמיתית שלי, לחזק את התשתיות של העסק מבחינת פייסבוק, האתר שלי, כל מיני דברים כאלה. וזה פרויקט שהוא מאוד מאוד גבוה בסדר העדיפויות שלי, אז משימות שקשורות אליו יקבלו עדיפות גבוהה למרות שהן לא משימות הכי דחופות בעולם. למעשה הן בכלל לא דחופות, כי אין שום דבר דחוף, נגיד, בלסדר את האתר שלי. ועדיין הן מקבלות עדיפות גבוהה בתוך רשימת המשימות שלי, בגלל שזה חלק מהמטרות. זאת הטכניקה השנייה, לתעדף לפי המטרות.

טכניקה שלישית – מה דחוף או חייב לקרות?

הטכניקה השלישית היא לתעדף לפי מה דחוף או לפי מה חייב לקרות. זאת לא טכניקה שאני בדרך כלל שולפת, כי זה די משאיר אותנו במצב הזה של כיבוי שריפות – כל הזמן לעשות מה שדחוף, ופחות של הסתכלות על התמונה הגדולה. אבל בכל זאת שווה מידי פעם לבדוק אם יש לכן משהו דחוף שאתן צריכות לעשות, ולשים אותו בראש המשימה, ולבצע אותו. כי זה מאוד מעיק עלינו לחשוב שיש לנו דברים כל כך דחופים ואנחנו לא מגיעות אליהם, ולבצע אותם ייתן לך שקט ויוריד לך את הלחץ לקראת הביצוע של דברים אחרים.

אז לפעמים שווה לשים בעדיפות הראשונה את מה שדחוף ומה שחייב לקרות. אגב, סביר להניח שהדברים האלה יקרו גם ככה, אז זו לא טכניקה שאת חייבת להשתמש בה הרבה, אבל כן חשוב מידי פעם, בזמנים הנכונים, לשלוף אותה ולהשתמש בה.

טכניקה רביעית – מה יושב עליי?

הטכניקה הרביעית, שנשמעת דומה לטכניקה השלישית אבל זה לא בדיוק אותו דבר, זה לשאול את עצמך מה יושב עליי. מה מציק לך? מה ממש בא לך שיקרה? יש את המשימות האלו שנגררות ונגררות. הרבה פעמים זה דברים קצת טכניים, אולי שיחת טלפון אולי משהו שקשור לאיזו ניירת, בירוקרטיה, דברים כאלה. לא רק, אבל גם יש כאלה. משימות שנגררות ונגררות ואת מעבירה אותן מיום ליום וזה יעשה לך טוב שהן ירדו מהרשימה. אז זה נגיד משהו שהייתי שמה פעם אחת ביום, או פעם בכמה ימים, לשים את המשימה הזאת אותה בראש סדר העדיפויות, ולעשות אותה. וזה משחרר. מה זה משחרר – זה כ"כ פותח את האנרגיה של העשייה! אני ממש ממליצה מידי פעם לעשות דבר כזה, ואם את לא יודעת איך לגשת למשימות מהסוג הזה אז לכי לפרק על הדחיינות ותביני שם איך לקחת משימה שאת ממש ממש ממש לא רוצה לעשות, ולעשות אותה בכל זאת. 

טכניקה חמישית – לא לתעדף

הטכניקה החמישית אולי תשמע לכן קצת מוזרה אבל היא סופר סופר חשובה. הטכניקה החמישית אומרת לא לתעדף, אלא פשוט לעשות.

לפעמים אי אפשר לתעדף. הכל או דחוף או חשוב באותה מידה. ולפעמים פשוט תכנון יתר תוקע אותנו. תכנון יתר זה אומר יותר מדי לשבת על רשימת המשימות ולחשוב מה אני צריכה לעשות עכשיו, מה הצעד הבא, מה בראש סדר העדיפויות. לפעמים זה פשוט תוקע אותנו. 

אז הטכניקה היא לבחור אקראית ופשוט לעשות. וזה מתחבר למה שאמרתי קודם על זה שעשייה תמיד עדיפה על חוסר עשייה, ושאם פשוט תתחילו, לא משנה עם מה, זה יכניס אתכן לאנרגיות ואתן תראו שכל השאר כבר יבוא מעצמו.

זה קורה לי לא מעט בעסק, שיש לי רשימת משימות שאני צריכה לעשות ואני לא באמת יודעת מאיפה להתחיל. נגיד היום, לצורך העניין, אני רוצה לכתוב איזה פוסט, אני רוצה להקליט פרקים לפודקאסט, אני רוצה לכתוב איזשהו תוכן ספציפי ל- close friends באינסטגרם, יש לי כל מני דברים כאלה באג'נדה שלי היום ואף אחד מהם לא יותר חשוב מהשני. לא משנה כמה אני אשבור את הראש ובכמה טכניקות אני אשתמש, אני לא אצליח להחליט מה מהם יותר חשוב, כי כולם חשובים ולא חשובים באותה מידה. ולכן הטכניקה שאני עושה היא לכתוב על פתק את כל המשימות שיש לי, ואז אני פשוט עושה את הראשונה קודם כל, לפי מה שכתבתי אקראית. לא חשבתי על הסדר או משהו כזה. קודם כל אני עושה את מה שכתוב ראשון, ואח"כ את השני ברשימה, וכן הלאה. וככה אני לא נופלת לעודף תכנון. 

יש לי מתאמנת אחת, שהגיעה אלי עם רשימות על רשימות על רשימות. מלא רעיונות, מלא פרויקטים, מלא דברים שהיא צריכה לטפל בהם. אבל כמעט אפס עשייה. רשימות מפה ועד… באמת…המון המון המון דברים. ואיזו תחושה מתסכלת זאת, שאת שאפתנית ורוצה לעשות מלא דברים ולהספיק מלא דברים והכל רשום. כאילו מה חסר? רק לעשות. וזה החלק שאנחנו לא תמיד מצליחות להגיע אליו, וזה פשוט איזה סוג של דחיינות, להיתקע בתכנון ולא לעבור לביצוע. זה עוד לתכנן, עוד רשימה ועוד אחת… אבל אנחנו לא מגיעות לביצוע, והביצוע הוא מה שיקדם אותנו ולא התכנון.

אז אם אתן מוצאות את עצמכן בעודף תכנון או בהתלבטויות, או מוצאות את עצמכן מסתכלות על רשימת המשימות שלכן, חושבות לעצמכן "אני לא יודעת, אני לא יודעת, אני אלך עכשיו לגלול בפייסבוק", אז תעצרו ותעברו לעשייה. תשתמשו בפרק על הדחיינות בשביל לדעת איך לצאת מזה ואיך להתחיל לעשות.

לסיכום

בפרק הזה דיברנו על תיעדוף. איך לתעדף משימות גם כשהכל נראה חשוב ודחוף, ובסוף דיברנו גם על הנושא החשוב של למה עודף תכנון תוקע ומעכב אותנו.

הטכניקות לתיעדוף שדיברנו עליהן:

  • לתעדף לפי מה שחשוב
  • לתעדף לפי המטרות שלך
  • לתעדף לפי מה שחייב לקרות
  • לתעדף לפי מה שיושב עלי
  • לא לתעדף, פשוט לעשות

ואני מציעה לכל אחת מכן, לבחור את הטכניקה שאתן רוצות ליישם כבר היום ולנסות אותה.

אשמח שתכתבו לי בתגובות איזו טכניקה בחרתן.

תודה רבה שקראתן את התמלול של הפרק הזה, ואנחנו נתראה בפרקים הבאים!

Picture of יערה אופיר

יערה אופיר

מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

תפריט נגישות