אני המתכננת ואני המבצעת: איך להפריד בין תכנון לביצוע ולמה זה כל כך חשוב | פרק 12

בפרק הזה תלמדו מה זה "אני המתכננת" ו"אני המבצעת", מה התפקיד של כל אחת מהן, מה קורה כשהן פולשות לטריטוריה אחת של השנייה ואיך אנחנו עושות את הפרדת הרשויות הכל כך חשובה ביניהן.

להאזנה לפרק:


תמלול הפרק:

ברוכות הבאות לפרק מתומלל מתוך הפודקאסט "בול בזמן", פודקאסט על איך לנהל את הזמן כדי שתוכלי גם להנות וגם להגשים חלומות.

אני יערה אופיר, מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן ואנחנו הולכות היום לעסוק בנושא שיבוא לכן בדיוק בזמן: איך להפריד בין תכנון לביצוע ולמה זה כל כך חשוב?

עד סוף הפרק אתן תדעו מה זה אומר "אני המתכננת ואני המבצעת", מה המחיר שאנחנו משלמות כשאנחנו לא מפרידות ביניהן, ואיך לעשות את ההפרדה הזו בפועל. כלומר – איך לעשות את ההפרדה בין תכנון לביצוע.


אני המתכננת ואני המבצעת

במהלך היום, השבוע, החודש, השנה, אנחנו צריכות להקדיש זמן לתכנון וזמן לביצוע.

לתכנון נקדיש הרבה פחות זמן מאשר לביצוע, וזה בסדר, זה טבעי וככה זה צריך להיות. זמן התכנון הוא לא זמן שצריך לוותר עליו, זה זמן שהוא חשוב וקריטי.

זמן תכנון זה זמן שבו אנחנו עושות דברים כמו מסדרות את היומן שלנו, כותבות משימות, מחליטות מה נעשה בכל יום, מחליטות מה נעשה בכל שבוע, בוחרות מה הפרויקטים שאנחנו עובדות עליהם כרגע, עושות תכנון רבעוני, תכנון שנתי ועוד.

כל הדברים האלו נכנסים לתוך זמן תכנון.

זמן ביצוע זה זמן שבו אנחנו עושות את העבודה, עושות את הדברים שתכננו, אנחנו מתרכזות ואנחנו פועלות.

ואחת הבעיות היא שאנחנו לא מספיק מפרידות בין זמן תכנון לבין זמן ביצוע.

שתי טעויות נפוצות בהקשר הזה הן:

  1. לוותר על התכנון ולתכנן תוך כדי תנועה, במקום להקדיש לתכנון זמן מוגדר.
  2. להתמכר לתכנון, ואז אנחנו עושות עוד ועוד רשימות ולא מתמקדות בביצוע. דיברנו על זה גם בפרק הקודם.

אז אמנם אנחנו לא מתחלקות לנשים שאף פעם לא מתכננות ונשים שרק מתכננות ולא עושות, אבל שכל אחת שנייה תחשוב עם עצמה איפה היא נמצאת על הסקאלה הזאת שבין עשייה ללא תכנון לבין תכנון ללא עשייה. ברגע שתביני עם עצמך איפה את על הסקאלה, תדעי האם את צריכה להכניס יותר עשייה או יותר תכנון לשגרה. 

אז האם את יותר מוותרת על התכנון, או יותר מידי מתכננת ופחות מבצעת? או שלפעמים זה ככה ולפעמים ככה? יש תקופות כאלה ותקופות אחרות?

ככה או ככה, כשאנחנו לא עושות את הפרדת הרשויות הזאת בין תכנון לביצוע, אז זה יוצר בעיות משני הכיוונים. 

אז מה קורה כשאין הפרדת רשויות בין אני המתכננת לאני המבצעת?


כשאין הפרדת רשויות בין "אני המתכננת" ל"אני המבצעת"

כש"אני המתכננת" פולשת לטריטוריה של "אני המבצעת", זה אומר שאנחנו מנסות לתכנן תוך כדי עשייה, במקום להחליט מראש מה אנחנו עושות בכל זמן נתון.

במקרה כזה, אנחנו לא מצליחות לפעול כי אנחנו כל הזמן בהתלבטויות: מה לעשות עכשיו, מה הלו"ז, מה סדר העדיפויות שלי. יכול להיות שיש ימים כאלו שאתן קמות בבוקר ומרגישות שיש לכן מיליון מטלות, ואז אתן במן כזה שיתוק ולא עושות כלום, או עושות ממש ממש לאט. זה מה שקורה כשהמתכננת פולשת לטריטוריה של המבצעת – את לא יודעת מה לעשות בגלל שלא תכננת את היום כמו שצריך. 

מהצד השני, כשהמבצעת פולשת לטריטוריה של המתכננת, זה אומר שאנחנו בעשייה עיוורת ללא תכנון. אנחנו עושות מה שצועק עלינו יותר חזק, אנחנו עושות מה שהכי דחוף, ואז לא מצליחות להסתכל על החיים במבט על.

אנחנו נופלות לעשייה לא מאורגנת, לכיבוי שריפות, אנחנו לא מצליחות להגיע למה שחשוב לנו. אם אנחנו לא מתכננות, דמיינו רגע מוקדנית בקו תמיכה טכני – הקו לא מפסיק לצלצל, עוד שיחה ועוד שיחה. אנחנו מטפלות רק במה שנכנס באותו רגע, ואז לא מטפלות במה שאנחנו רוצות, לא מתעדפות, לא מגיעות לפרויקטים שלנו, אנחנו פשוט במעין מצב תמידי של כיבוי שריפות.

גם המקרה הזה, וגם המקרה השני זאת התנהלות לא יעילה.


חלוקת התפקידים בין "אני המתכננת" ו"אני המבצעת"

עכשיו אנחנו עושות הפרדת רשויות. נדבר על חלוקת התפקידים בין "אני המבצעת" לבין "אני המתכננת", מה התפקידים של כל אחת.


התפקידים של אני המתכננת

  • ליצור רשימת משימות טובה ומניעה לפעולה
  • לנהל יומן מסודר
  • בתחילת היום לעבור על המשימות ומחליטה מה בעדיפות
  • אחת לשבוע לעשות תכנון שבועי
  • ליצור יוצרת חלונות זמן למשימות ולפרויקטים
  • לעשות תכנון רבעוני ושנתי
  • לנסח מטרות ויעדים


התפקידים של אני המבצעת

  • קודם כל, להקשיב למתכננת. 🙂 לעשות מה שהמתכננת תכננה לה לעשות
  • לעבוד ביעילות
  • ללמוד איך להתמודד עם דחיינות
  • ללמוד איך להתמודד עם הסחות דעת
  • לעשות את המשימות לפי סדר העדיפויות שהמתכננת קבעה
  • לדבוק ככל האפשר בחלונות הזמן שהמתכננת הגדירה

עכשיו, אני לא אומרת שאני כל היום מהבוקר ועד סוף היום רק בביצוע. לפעמים נכנסים דברים וצריך לעשות שינויים והתאמות. במקרים כאלה אני מביאה את ה"אני המתכננת", עושה שינוי, עושה את מה שצריך, מתכננת, וחוזרת להיות מבצעת.

אני מקווה שזה מובן, כל הנושא של הפרדת רשויות. אני המתכננת, אני המבצעת, מה התפקיד של כל אחת. כל אחת מהן חשובה, לכל אחת יש את התפקיד שלה, את הזמן שלה ואת המקום שלה. ככל שתפרידי ביניהן יותר ככה גם תספיקי יותר, גם תגיעי למה שחשוב, וגם תהיי יותר רגועה ופחות מוסחת. 

גם ההתלבטויות המתמידות האלה של מה לעשות עכשיו, וגם המצב של כיבוי שריפות, שניהם מבזבזים לנו המון זמן ואנרגיה, ומקשים עלינו להגיע לדברים שחשובים לנו.


איך לעשות את ההפרדה בפועל?


להקדיש זמן לתכנון

הדבר הראשון והממש חשוב הוא להקדיש זמן לתכנון.

חשוב לתת לתכנון את המקום שלו. לא להתפתות לעבור כמה שיותר מהר לביצוע. זו בהחלט השקעה, תכנון זה השקעה. וזו השקעה שתשתלם לכן פי כמה ביעילות וביכולת לבצע את המשימות שלכן במהירות. בסוף מה שאני שואפת אליו זה שגם תוכלו להגשים את החלומות שלכן, וגם יהיה לכן יותר פנאי, יותר זמן לעצמכן, וגם ממש במיידי יהיו לכן פחות התלבטויות, פחות כאב ראש במהלך היום.

אז באיזה נקודות זמן אנחנו צריכות לתכנן?

  • כל בוקר: תכנון יומי קצר עם איזשהו מעבר על המשימות והלו"ז לאותו היום. 
  • כל שבוע: תכנון שבועי, שכולל מעבר על רשימת המשימות השבועית, לעבור על הלו"ז, לשים חלונות זמן, כל הדברים האלה. 
  • פעם ברבעון: תכנון רבעוני
  • פעם בשנה: תכנון שנתי
  • לפי צורך: עצירות בנקודות זמן שונות כדי לעשות בדיקה של המשימות ושל היומן בשביל לראות שהכל תקין.

נקודות הזמן האלה שבהן אנחנו מגדירות זמן עבודה למתכננת מאוד עוזרות ליצור את ההפרדה.


להקשיב לתכנון של עצמכן

עוד משהו שיעזור לכן לעשות את ההפרדה, זה לזכור שברגע ש"אני המתכננת" בנתה לכם תוכנית עבודה, אתן צריכות לעמוד בה!

אם ישבתן בבוקר וכתבתן 3 משימות שאתו צריכות לעשות במהלך היום, אז אין שום סיבה לעצור באמצע ולהתלבט שוב ושוב אם אלו המשימות הנכונות. כי "אני המתכננת" עשתה את זה כבר, היא סגרה לכן את הפינה הזאת, היא כבר כתבה לכן את שלושת המשימות והיא מנהלת העבודה שלכן. אמרנו, התפקיד של המבצעת זה להקשיב למתכננת ולא להתחיל להתווכח איתה או ולהתלבט ביחד איתה.

אז תכננתן, קבעתן מה אתן הולכות לעשות במהלך היום? עדיף שתתקדמו עם הביצוע.

כן, יכול להיות ש"אני המתכננת" לא עשתה את התיעדוף הכי הכי הכי מדויק. אבל הרבה יותר חשוב להתקדם מאשר להתלבט. ואין כזה דבר באמת משימות נכונות ולא נכונות. זה לא שאם אני אעשה עכשיו משימה אחת שהיא קצת פחות בסדר העדיפויות מזאת שאחריה ברשימה יקרה משהו מאוד דרמטי. הדבר היחיד שיקרה זה שהתקדמתי. התקדמנו, זרמנו, עבדנו, עשינו דברים, במקום להיות תקועות.

אז אם כבר כתבתן את זה לעצמכן ואם כבר תכננתן לעשות את זה, זה כנראה חשוב, זה כנראה מקדם אתכן. שווה לעבוד על זה. וגם אם זה לא הכי חשוב ולא הכי מקדם אתכן, עדין עשיה מייצרת עשייה ומגלגלת את הכדור, גורמת לאינרציה. עדיף לעשות מאשר לא לעשות.


לסיכום

זה לא היה ארוך, אבל אולי קצת מורכב ובעיקר מאוד מאוד חשוב. אני ממליצה לכן לקרוא את הטקסט או להקשיב לפרק יותר מפעם אחת כדי להבין עוד יותר לעומק את הנושא הזה, את הפרדת הרשויות בין "אני המתכננת" ל"אני המבצעת". 

דיברנו על למה זה חשוב לתת לכל אחת מהרשויות האלה את המקום, מה הנזקים שקורים אם אנחנו לא מפרידות, וכמובן שדיברנו גם על איך אפשר בפועל להפריד בין "אני המתכננת" ו"אני המבצעת". 

תודה רבה שקראתן את התמלול של הפרק הזה, ואנחנו נתראה בפרקים הבאים!

יערה אופיר

יערה אופיר

מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

תפריט נגישות