הפרק הזה מוקדש לשיטת פומודורו, שיטה מעולה שתעזור לכן להתמקד במשימות שלכן, לעבוד יותר ביעילות וביותר מיקוד, ולהספיק יותר ויותר בנחת.
להאזנה לפרק:
תמלול הפרק:
ברוכות הבאות לפרק מתומלל מתוך הפודקאסט "בול בזמן", פודקאסט על איך לנהל את הזמן כדי שתוכלי גם להנות וגם להגשים חלומות.
אני יערה אופיר, מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן ואנחנו הולכות היום לעסוק בנושא שיבוא לכן בדיוק בזמן: שיטת פומודורו.
זה יהיה פרק קצר וקליל, שבו אני הולכת ללמד אתכן שיטה שיכולה מאוד לעזור לכן להיות יותר יעילות ופחות מוסחות, ואני ממליצה לנסות להשתמש בה מיד אחרי שתסיימו לשמוע את הפרק.
עד סוף הפרק אתן תדעו מה זה שיטת פומודורו, איך להשתמש בה, ואיך היא תעזור לכן להיות יותר יעילות ופחות מוסחות.
המצאת השיטה ולמה בכלל "פומודורו"
השיטה הזאת הומצאה ע"י אדם איטלקי בשם פרנצ'סקו סירילו. מה שהוא בעצם רצה לעשות זה להיות פחות מוסח בזמן שהוא לומד. הוא היה סטודנט באוניברסיטה, והוא רצה להיות יותר יעיל בעבודה ובלימודים שלו, ולשם כך והוא המציא את השיטה הזאת.
הוא השתמש בטיימר עגבנייה, מכירות את הטיימרים האלו של המטבח, שמסובבים אותם? ופומדורו זה עגבנייה באיטלקית, ולכן השם: שיטת פומודורו.
איך לעבוד עם שיטת פומודורו?
אלה העקרונות הכי בסיסיים של השיטה הזאת:
- לבחור מראש משימה
- לכוון טיימר ל- 25 דקות
- בזמן הזה אתן לעבוד על המשימה
- כשהטיימר מצלצל, לכוון טיימר ל- 5 דקות
- בזמן הזה לעשות מה שבא לך – זו הפסקה
- לחזור לעבוד עוד 25 דקות על המשימה הקודמת, או אם סיימת – משימה חדשה
וזהו, ככה במשך 4 סבבים של 25 דקות עבודה ו- 5 דקות הפסקה.
אחרי 4 סבבים כאלה, אתן אמורות לעשות הפסקה יותר ארוכה, של רבע שעה עד חצי שעה.
בגדול, זה הכל – ככה זה עובד.
למה השיטה הזאת עובדת?
כי צריך להחליט מראש
קודם כל, אחד העקרונות החשובים של השיטה זה שצריך להחליט מראש לפני שאתן נכנסות לסשן של העבודה, על מה אתן הולכות לעבוד. זאת אומרת, לכתוב לעצמכן את המשימה, שיהיה לכן ברור בדיוק מה אתן הולכות לעשות.
זה סופר חשוב, אחרת תבזבזו את הזמן על לחשוב מה הצעד הבא ומה אתן הולכות לעשות, במקום לעשות את מה שאתן אמורות לעשות.
זאת אחת הסיבות שהשיטה עובדת, כי אתן עובדות וממוקדות על איזושהי משימה אחת, אתן יודעות בדיוק על מה אתן עובדות.
אגב, גם אם אתן לא משתמשות בשיטת פומודורו, תמיד לפני שאתן יושבות לעבוד, תחליטו מה אתן עושות, אחרת זה באמת מתכון לפיזור מאוד מאוד גדול ובזבזני בזמן.
כי זה קצר
הסיבה השנייה שזה עובד, היא כי יש לנו תחושה שעוד מעט נגמר. מה זה 25 דקות? זה לא כזה הרבה, זה לא כזה נורא. צ'יק צ'ק זה עובר, וזה גם מאוד מאוד עוזר.
ואיך שני הדברים האלה עוזרים?
היתרונות של השיטה הזאת הם בעצם שני הדברים שהכי מפריעים לנו לעשות משימות:
אחד זה התחושה שכשאנחנו עושות משימה, אנחנו נכנסות אליה ולא יודעות איך היא תגמר ומתי היא תגמר, והיא נראית נורא נורא גדולה ומאיימת.
זה גורם לנו, פסיכולוגית, פשוט לא לגשת אליה. אני בטוחה שכל אחת מכן מכירה את זה. שיש לכן משימה שהיא מרגישה לכן כזאת ענקית שפשוט לא בא לכן עליה ואז אתן דוחות אותה מיום ליום, ליום, ליום, גם אם היא לא לוקחת הרבה זמן בסופו של דבר. יש דיסוננס גדול לפעמים בין כמה אנחנו מפחדות מאיזושהי משימה לבין כמה אנחנו דוחות אותה, לבין כמה שבסופו של דבר, כשאנחנו מתיישבות לעשות אותה, היא לפעמים יכולה להיות הרבה יותר קצרה ממה שאנחנו חושבות. אז שיטת פומודורו מטפלת בדבר הזה, בגלל שהיא מגבילה את הזמן. אז גם אם זו משימה מאוד ארוכה, אתן עושות אותה באינטרוולים של 25 דקות בכל פעם וזה מאוד עוזר להתיישב על משימה.
אז אני ממליצה לנסות את השיטה עם משימות כאלה שפשוט לא בא לכן עליהן, בירוקרטיה ודברים שנראים לכן סופר מורכבים. תנסו ותראו איך זה מטפל בדבר הזה.
והיתרון השני זה הנושא של המיקוד, שהוא אחד הדברים, אם לא ה-דבר, שהכי מפריע ליעילות ולאפקטיביות שלנו. זה שאנחנו לא ממוקדות, אנחנו עוברות ממשימה למשימה, עובדות במצב של הסחת דעת באופן מתמיד: עושות קצת מיילים, קצת טלפונים, קצת וואטספ, קצת עובדות על משימה אחת, מתלבטות, "אולי זו לא המשימה הנכונה? אולי נעבור למשימה אחרת?" עוברות למשימה אחרת. זה מאוד מסיח את הדעת, מאוד גובה אנרגיה מנטלית.
אם לא שמעתן את 2 הפרקים שלי על ניהול אנרגיה, אני ממליצה לשמוע, כי באמת אחד הנושאים הכי חשובים הוא שהאנרגיה המנטלית שלנו פשוט הולכת ויורדת בגלל המצב הזה של חוסר המיקוד וחוסר בפוקוס.
מה ששיטת פומודורו עושה, זה בעצם אומרת לנו: עכשיו אתן עושות את זה. עכשיו אתן עושות X. אתן לא עושות מיילים, אתן לא עושות וואטסאפים, אתן לא עוברות ממשימה למשימה, אלא עושות משהו מאוד מאוד ספציפי, שאותו אתן עושות ב- 25 דקות האלה.
אלה 2 סיבות שאני ממליצה בחום רב או להשתמש בשיטת פומודורו, או לחשוב על העקרונות של שיטת פומודורו. זאת אומרת, אתן יכולות גם להתמקד במשימה בלי לשים טיימר. אבל הטיימר פשוט עוזר.
איך לבחור את המשימה?
אוקי, איך נבחר את המשימה? אתן רוצות לעבוד על איזושהי משימה ספציפית, איך תבחרו?
יש פרק שבו דיברתי על תיעדוף: איך לתעדף, איך לבחור מה שחשוב. אני מאוד ממליצה לשמוע גם אותו. בכל מקרה, לפעמים זה לא משנה. לפעמים יש לכן הרבה משימות, וכולן פחות או יותר חשובות באותה מידה, אז עדיף פשוט לבחור אחת ולהתחיל ולא לבזבז זמן על התלבטויות ותיעדופים, ומה חשוב יותר ומה חשוב פחות, כי בסוף גם התיעדופים האלו תוקעים אותנו. בעיקר כשיש לנו עומס מאוד גדול של משימות. אז עדיף פשוט לצאת לדרך ולהתחיל.
מתי אפשר להשתמש בשיטה?
אפשר להשתמש בשיטת פומודורו גם בעבודה וגם בחיים האישיים. בין אם אתן עצמאיות ובין אם את שכירות, אתן יכולות לעשות כל משימה עם טיימר, זה מאוד נחמד ומאוד עוזר.
וגם בחיים האישיים: אתן צריכות לסדר את הבית, אתן רוצות לעשות איזו שיחת טלפון שלא בא לכן לעשות, אתן צריכות לעשות איזה משהו בירוקרטי. כל דבר כזה או אחר, אתן יכולות להשתמש בטיימר ובשיטת פומדורו בשביל לעשות את זה.
אז אל תחשבו שזה משהו שהוא רק לעולם העבודה או רק לחיים האישיים. זה גם וגם.
ההפסקות
עוד משהו חשוב שאני רוצה להגיד זה בקשר להפסקה. תעשו אותה. גם אם לפעמים נגמר הזמן של ה- 25 דקות ואתן רואות שרק עוד כמה דקות תסיימו את המשימה. אז לא, אם שמתן טיימר, תעמדו בהבטחה של עצמכן. למה? כי אתן לא יכולות לעבוד על עצמכן. אם פעם אחת תמשכו עוד קצת את הזמן, ופעם שנייה תמשכו עוד קצת את הזמן, אז האפקט הפסיכולוגי שאומר לכן "זה רק 25 דקות" יתחיל כבר לא לעבוד, כי אתן יודעות שזה לא רק 25 דקות. לפעמים זה 25 דקות, לפעמים זה נתון למשא ומתן. אז לא, תעמדו בהבטחה שלכן לעצמכן ואחרי 25 דקות תעשו הפסקה, בידיעה שאתן חוזרות לאותה משימה. ומיד אחרי שאתן מסיימות את ההפסקה, אתן חוזרות לאותה משימה.
חייבות 25 דקות?
עוד משהו שאני רוצה להגיד בקשר לשיטה הזאת, זה שהמספר 25 דקות זה חלק מהשיטה שהוא המציא, אבל זה לא אומר ש- 25 דקות זה אינטרוול ריכוז נכון עבור כל אחת. זאת אומרת, אתן יכולות להחליט שאם אתן עובדות על משימות מסוימות אתן לא רוצות 25 דקות, אתן רוצות יותר, למשל 30 דקות או 40 דקות להיות במצב של עבודה בלי הסחות דעת.
או אולי אתן רוצות פחות, אולי אתן רוצות 20 דקות, או רבע שעה. אתן יכולות להחליט מה האינטרוול האישי שלכן, שנראה לכן הכי נוח באופן כללי, או שאתן יכולות לעשות את זה על פי סוג המשימה.
למשל אם אתן סטודנטיות ו- 25 דקות נראה לכן מעט מידי זמן ללמידה, אז אתן שמות 40 דקות, אבל לשמור על אותם עקרונות: לא לקפוץ ממשימה למשימה, לנטרל הסחות דעת, להמשיך לעבוד על הדבר הזה, להחליט מראש איזו משימה ספציפית אתן עושות בזמן הזה. בדיוק אותם עקרונות, רק יותר זמן.
ויכול להיות שבמשימה של סידור הבית אתן רוצות לשים טיימר של רבע שעה, אתן לא צריכות כ"כ הרבה זמן. אז תשימו טיימר של רבע שעה.
אתן לא חייבות ללכת בדיוק על פי הכללים בנושא הזמן. יש כללים שכן אני ממליצה לעמוד בהם תמיד, שזה: להחליט מראש מה המשימה, להיות בלי הסחות דעת, ולהיות נאמנות לעצמכן עם הזמן שאתן קובעות. אבל מבחינת הזמן, כמה זמן אתן עובדות וכמה זמן הפסקה, בזה לדעתי אתן יכולות לעשות קצת ניסוי וטעיה. תתחילו בקלאסי עם ה- 25 דקות, תראו איך זה עובד עבורכן, ואם אתן רוצות לעשות שינויים – תעשו שינויים.
שימוש בשיטה למעקב זמנים
שיטת פומודורו יכולה גם לעזור לעשות מעקב על כמה זמן לוקח לכן לעשות כל דבר. כי הרבה פעמים מתאמנות שלי אומרות לי "אני לא יודעת איך לעשות חלונות זמן, כי אני לא יודעת להעריך כמה זמן הולכת לקחת לי משימה כזאת או אחרת". ואז אם אתן משתמשות בשיטת פומודורו, זה אומר שאתן יודעות, אתן מתזמנות לעצמכן בעצם את הזמן.
אני אתן דוגמה מעצמי. עכשיו אני יושבת להכין דף נחיתה, ונניח שאני לא יודעת כמה זמן ייקח לי לעשות את זה. זה יכול לקחת חצי שעה וזה יכול להיות שלוש שעות. אני אישית כבר יודעת, אבל לצורך הדוגמה נגיד שאני לא יודעת. אז אני שמה את הטיימר, מתיישבת על דף הנחיתה, ורואה, נגיד, שסיבוב אחד של 25 דקות לא מספיק לי וסיבוב שני של 25 דקות לא מספיק לי ובסיבוב השלישי סיימתי. ואז אני יודעת שלעשות דף נחיתה לוקח לי בערך שעה וחצי. בפעם הבאה שאני אתכנן את השבוע שלי ואני אדע שאני צריכה להכניס דף נחיתה, אני אדע כמה זמן אני צריכה להכניס לתוך היומן שלי בשביל לעבוד על הדבר הזה.
אז נותן לכן תמונה הרבה יותר טובה ומדויקת וברורה לכמה זמן לוקח לעשות כל דבר.
יש דברים שאנחנו מעריכים אותם בהערכת יתר, אנחנו חושבים שהם ייקחו יותר זמן ממה שהם באמת לוקחים. ויש דברים שאנחנו מעריכים אותם הפוך, אנחנו חושבים שהם ייקחו פחות זמן ממה שהם לוקחים בפועל. אז שיטת פומודורו מאד מאוד עוזרת לזה.
לסיכום
פרק הזה דברנו על שיטת פומודורו או טכניקת פומודורו. דיברנו על איך להשתמש בה, מה הם העקרונות הבסיסיים של השיטה, איך היא עוזרת לנו והסברתי כמה היא יעילה. אני רוצה באמת באמת להמליץ לכן לנסות את השיטה הזאת. לתת לה צ'אנס. אולי היא נשמעת לפעמים קצת טכנית, קצת מגבילה, אבל אם אתן רוצות להיכנס לסשן של עבודה מרוכזת בלי הסחות דעת, על משהו אחד ספציפי, זו אחת השיטות הכי יעילות שאני מכירה בשביל לעשות את זה.
אז בבקשה תנסו אותה, ואני ממש ממש אשמח לשמוע איך הלך לכן, אם אהבתן את השיטה, אם ניסיתן אותה. מוזמנות לכתוב לי כאן בתגובות.
ובאופן כללי, אם אתן אוהבות את הפודקאסט שלי, תשלחו אותו לחברות, תשתפו אותו ברשתות החברתיות, כי אני בטוחה שיש עוד נשים שהפרק הזה יבוא להן בול בזמן.
תודה רבה שקראתן את התמלול של הפרק הזה, ואנחנו נתראה בפרקים הבאים!
