ניהול משימות: איך לכתוב משימות ואשכרה לבצע אותן? | פרק 6

בפרק הזה צללתי לנושא של ניהול רשימת משימות. דיברתי על מה קורה כשאין לנו רשימת משימות מסודרת, על איך ליצור רשימה כזאת, מה העקרונות הכי חשובים לרשימת משימות טובה, איך לתעדף ואיך עדיף לנהל אותה – על נייר? באפליקציה? במחברת?

להאזנה לפרק:


תמלול הפרק:

ברוכות הבאות לפרק מתומלל מתוך הפודקאסט "בול בזמן", פודקאסט על איך לנהל את הזמן כדי שתוכלי גם להנות וגם להגשים חלומות.

אני יערה אופיר, מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן ואנחנו הולכות היום לעסוק בנושא שיבוא לכן בדיוק בזמן: ניהול משימות. איך לכתוב משימות ואשכרה לבצע אותן.

בואו נדבר על ניהול משימות. מי כאן מנהלת רשימת משימות? רשימת משימות אחת כזו טובה, מסודרת, מאורגנת, ממוינת. מנהלות כזו?

ואיפה אתן כותבות את המשימות שלכן? באפליקציה, ביומן, במחברת משימות, בפתקים, במשימות בטלפון?

גם אם הרשימה מאוד מסודרת וגם אם לא, איפה המשימות שלכן כתובות?

ושאלת השאלות: האם אתן מרוצות מהשיטה שלכן? האם היא עובדת טוב עבורכן, או שאתן מרגישות שזה דורש עוד עבודה? ואיך אתן בביצוע המשימות?

עד סוף הפרק אתן תדעו מה קורה כשאין לנו רשימת משימות מסודרת, אתן תדעו איך ליצור רשימה כזו, מה העקרונות הכי חשובים לרשימת משימות טובה, איך ליצור סדרי עדיפויות, ובאיזו אפליקציה אני ממליצה להשתמש.

מה קורה כשאין לנו רשימת משימות מסודרת?

כשאין לנו רשימת משימות מסודרת, אז המשימות שלנו כתובות במלא מקומות שונים: קצת בפתקים וקצת אולי בקבוצת וואטסאפ עם עצמנו, ובמיילים גם יש משימות – אנחנו שומרות מיילים שלא נקראו בשביל לעשות את הדברים שכתובים במיילים האלה. וגם בוואטסאפ יש לנו כל מיני דברים שהם המשימות שלנו. ואז מה שקורה זה שאנחנו מפספסות דברים, וגם אנחנו לא יודעות לאיזה רשימה להתייחס כשאנחנו רוצות לשבת לעשות משימות.

אופציה נוספת היא שהכל בראש שלנו, ואז אנחנו גם מפספסות דברים וגם מוטרדות כל הזמן ממה שכחנו ומה פספסנו.

כשאין לנו רשימת משימות מסודרת, מה שבעצם קורה זה שכדורים נופלים לנו מהידיים ונשמטים לנו בין האצבעות, ואנחנו לא באמת מצליחות להגיע למה שחשוב ולמה שאנחנו צריכות להגיע אליו. כי אנחנו לא באמת יודעות, הכל ככה בבלאגן וזה יוצר תחושה של חוסר סדר, חוסר אנרגיה ופיזור כזה.

בגלל זה מאוד מאוד חשוב לסדר את רשימת המשימות שלנו פעם אחת ולתמיד בצורה טובה.

איך ליצור רשימת משימות?

איך נעשה רשימת משימות בצורה הכי בסיסית? 

קודם כל ניקח דף ונוריד לדף את כל מה שיש לנו בראש. אתן יכולות לקרוא לזה Brain dump או download, זה לא משנה, העיקרון הוא את כל מה שיש לנו בראש, כל הדברים שאנחנו רוצות לעשות לא משנה באיזה תחום – לכתוב אותם ברשימה מסודרת על דף. או לא בצורה מסודרת, נכתוב אותם איך שעולה לנו בראש – על הדף.

ואז אחרי שיש דף, וזה דף קצת מלחיץ כי יש לנו שם המון המון דברים, זה הזמן לעשות בדף הזה סדר ולסמן רק את מה שצריך לעשות, נגיד, בשבוע הקרוב. לא עכשיו לסמן את כל המשימות לעשות בשנה הקרובה, תחשבו רק על השבוע הקרוב! אם היום יום חמישי תחשבו מה אתן צריכות לעשות עד חמישי הבא: מה אתן צריכות לעשות, מה חשוב לעשות, מה בא לכן לעשות, סמנו את זה במרקר, ותעתיקו רק את זה לרשימה אחת מסודרת. רק את הדברים שמרקרתן לשבוע הקרוב. קחו דף ותעתיקו בצורה מסודרת לרשימה הזו.

ומה אנחנו עושות עם הרשימה הזו? 

שני דברים:

דבר ראשון – פעם אחת ביום נשים תזכורת בטלפון לעבור על הרשימה ולטפל בה. שהטלפון שלכן יצלצל כל יום, נגיד בשעה 12:00, ויזכיר שיש לכן רשימת משימות ואתן רוצות לעבור עליה ולטפל בדברים שכתובים ברשימה.

דבר שני – נשים ביומן חלון זמן כדי לטפל במשימות. מה זה אומר? שאנחנו מחליטות, נגיד, שכל יום בין השעה 12-13 יש לנו שעה שבה אנחנו מטפלות במשימות שברשימה שלנו.

יכול להיות שתרצו כמה חלונות במהלך היום – כלומר לפזר את המשימות במהלך היום. לא משנה כמה חלונות תשימו, אני מדברת איתכן עכשיו על השיטה הכי בסיסית: לכתוב את כל המשימות שיש לכן, לשלוף משם רק את מה שיש לכן לעשות בשבוע הקרוב, להחליט מתי אתן עושות את זה, ולהזכיר לעצמכן שהרשימה הזו קיימת ושאתן רוצות לעשות את הדברים שנמצאים ברשימה הזו, ואשכרה לעשות אותם!

עקרונות חשובים בניהול משימות

ניסוח המשימה

קודם כל ניסוח בצורה של משימה. כלומר, לא לכתוב "תור לרופאה" כי זה לא אומר לנו כלום, אלא "לקבוע באתר של מכבי תור לרופאת אוזן גרון".

מה המטרה פה? שברגע שתראו את המשימה, אתן כבר תדעו מייד מה לעשות בשביל שהמשימה הזו תתבצע. ואז ניסחתן את זה בצורה מאוד מניעה לפעולה, זה גם גורם לכן לרצות לעשות את זה.

צמצום

עוד עקרון חשוב הוא לעשות את הרשימה הזאת מצומצמת. אני למשל משתמשת ברשימת משימות באפליקציה ושם רשומות כל המשימות שלי בעולם כולו, כולל פרויקטים, כולל הכל. אבל אנחנו מדברות עכשיו על הגרסה הבסיסית יותר של רשימת משימות. בכל מקרה, מה שלא יהיה, אני לא אוהבת לראות מול העיניים את כל אלף המשימות שיש לי לעשות. אני רוצה לראות רק את הרשימה הכי המצומצמת של מה שאני צריכה לעשות, של השבוע הקרוב. ויזואלית, למרות שהכל רשום אצלי, אני רואה רק את הרשימות שיש לי לעשות היום. כי אני לא רוצה להילחץ ולא צריכה כל הזמן לדאוג מזה שיש לי 100 משימות, כי היום אני לא יכולה לעשות 100 משימות, אני יכולה לעשות 2 או אולי 3. אז אלו המשימות היחידות שאני רואה בכל רגע נתון מול העיניים. בקיצור שימו לב שהרשימה שלכן מספיק מצומצמת.

את הרשימה שעשיתן מקודם, הרשימה הארוכה הזו עם כל המשימות שהיו לכן בראש – פעם בשבוע קחו אותה, תסתכלו עליה, תגזרו ממנה עוד משימות שאתן צריכות לעשות בשבוע הבא. אבל אל תסכלו עליה כל הזמן כי היא מלחיצה, היא מבלבלת, והיא באמת מבזבזת לנו את הזמן עם יותר מידי תכנון.

לא לתת למשימות לברוח

אם עולה לנו לראש עוד משימה שאנחנו צריכות לעשות, אז לכתוב אותה ישר, לא לחכות איתה כי יכול להיות שהיא תעלם ותתמסמס לנו.

אני נגיד אוהבת לשלוח לעצמי מייל עם המשימה הזו, ופעם אחת ביום אני לוקחת את המיילים שנשלחו ומכניסה את זה לתוך רשימת המשימות שלי. או אם יש לי שנייה להתעסק בזה, אני מכניסה את המשימה ישירות לאפליקציה ואפילו לא מקטלגת אותה, אלא פשוט כותבת אותה ואח"כ יושבת ומסדרת את זה.

מה שחשוב, זה שנכתוב.

ולא להתפזר. כן? לא צריך שיהיו לכן גם מיילים שאתן כותבות לעצמכן, וגם קבוצת וואטסאפ עם עצמכן, לא לכתוב משימות במקומות שונים כי זה בדיוק מחזיר אותנו לבעיה המקורית שלנו. אלא להחליט על מקום אחד, אפילו דף שיש לכן ליד המחשב, שאתן כותבות בו את המשימה שאתן צריכות לעשות ואח"כ מסדרות את זה לרשימה שלכן.

ניהול משימות במקום אחד

אם זה לא היה ברור קודם, את הרשימה עצמה, לנהל במקום אחד. לא גם פתקים וגם notes בטלפון וגם קבוצה עם עצמי וגם וגם. לנהל במקום אחד את רשימת המשימות, שיהיה מקום אחד שתוכלו ללכת אליו ברגע שתרצו לבדוק מה אתן בעצם צריכות לעשות.

לשחרר משימות

עוד משהו חשוב בהקשר של ניהול משימות, זה שיש משימות שאנחנו לא חייבות לעשות. כשיש לכן משימה, חשבו – אולי אפשר להעביר אותה למישהו אחר או שאתן בכלל לא צריכות באמת לעשות את המשימה הזאת. אז תחשבו אם בתוך רשימת המשימות שלכן יש דברים לא חשובים, ואם הם לא חשובים – אל תעשו אותם. חבל. חבל על הזמן שלכן. יש לכן זמן מוגבל ואתן רוצות להתעסק במה שחשוב. אז תשתמשו בפילטר הזה לחשוב על המשימות שלכן.

תיעדוף משימות

עוד משהו שאני רוצה שתנסו לעשות זה ליצור איזשהו סדר עדיפויות לרשימת המשימות שלכן. זה יכול להיות קשה לתעדף, אפילו אם יש לכן 3-4 משימות. אני ממש לאחרונה נתקלתי בבעיה שהיו לי כמה משימות והן כולן היו גדולות וחשובות, והן היו חשובות באותה מידה אז לא הצלחתי להחליט איזה מהן לעשות קודם וממש ממש נתקעתי. אז מה שאני ממליצה לעשות זה להשתמש באיזושהי שיטה כדי לסדר לכן את העדיפויות.

במקרה שלי, לא הצלחתי לחשוב על סדר ספציפי, אז פשוט עשיתי את המשמות לפי הסדר שהן היו רשומות ברשימה שלי. כי ברגע שהכל חשוב באותה מידה – זה לא באמת חשוב מה נעשה קודם, העיקר להתקדם. אז זו אופציה אחת, פשוט לקחת משימה ראשונה שיש לכן מול הפרצוף ולעשות אותה.

אופציה אחרת לתיעדוף היא על פי תחומים בחיים. אם הזוגיות מאוד חשובה לנו, משימה שקשורה לזוגיות כמו למשל להזמין בייביסיטר לדייט שיש לנו בשבוע הבא, תהיה גבוה ברשימת המשימות. הילדים חשובים לנו, אז צריך לקבוע תור לרופא או לאיזושהי בדיקה, או להתקשר למורה או כל דבר כזה, אז זה יחסית יהיה גבוה ברשימת המשימות.

אז כשאתן מסתכלות על המשימות, תנסו לחשוב לאיזו קטגוריה זה משתייך, ואם הקטגוריה הזו חשובה יותר או פחות בחיים שלכן, זה יכול לעזור לכן לתעדף. נגיד אצלי, כל מה שקשור לפיתוח העסק הוא מאוד מאוד גבוה ברשימה, אז דברים כאלה יהיו מעל דברים אחרים ברשימה שלי.

אני ממליצה גם לנסות לתעדף דברים שיושבים עליכם ומציקים לכם מלא מלא זמן. מכירות את המשימות האלה שאתן צריכות, נגיד, להתקשר לחברת ביטוח, וזה יושב עליכן ומציק לכן ואתן מרגישות אשמה ויודעות שאתן צריכות לעשות את זה. אז שימו את זה ראשון ברשימת המשימות.

ואני רוצה להציע איזו טכניקה שאני מאוד אוהבת להשתמש בה, מצאתי אותה מאד מאוד אפקטיבית. הטכניקה הזו היא לעשות רשימת משימות מדורגת. מה זה אומר? זה אומר שאתן כותבות את המשימות שאתן רוצות לעשות, נגיד היום, או בשבוע הקרוב, לא משנה. המשימה הראשונה שתכתבו זו המשימה שאתן רוצות להיפטר ממנה, ואז עד שאתן לא עושות אותה, אתן לא ממשיכות למשימות הבאות. הפואנטה של רשימת משימות כזאת היא שהמשימה הראשונה היא הראשונה שתעשו, ואחרי שתסיימו אותה תעברו למשימה השנייה, ואחרי שתעשו אותה תעברו לשלישית וכן הלאה וכן הלאה. אתן לא תאמינו. כמה זה עוזר כדי לא לדחות שוב ושוב את המשימות המעצבנות האלו שלא בא לנו לעשות. וגם זה חוסך כ"כ הרבה זמן ואנרגיה, בלי להתלבט מה לעשות קודם, כי כבר עשיתן את העבודה הזו כבר, תעדפתן מה אתן עושות קודם. כל מה שנשאר לכן זה להתיישב ולעשות.

איפה לנהל את הרשימה?

אז דיברנו על איך לעשות רשימת משימות בצורה הבסיסית, דיברנו על כל מיני עקרונות חשובים איך לנסח את רשימת המשימות, ועכשיו השאלה הנשאלת, שהיא אחת השאלות הכי נפוצות שעוקבות ומתאמנות שואלות אותי, זה איך ואיפה אני ממליצה לנהל את הרשימה? באיזו אפליקציה?

אז האפליקציה שאני ממליצה עליה מכל הלב אחרי שבדקתי… לא יודעת להגיד לכן כמה אפליקציות… אני ממליצה מאוד מאוד על אפליקציה בשם Todoist. אם תיכנסו דרך הלינק הזה תוכלו לקבל חודשיים מתנה בגרסת ה- Pro של האפליקציה. אבל אתן לא חייבות את ה- Pro, אתן יכולות גם את הגרסה הבסיסית.

יש כמה סיבות שאני אוהבת את האפליקציה הזאת. אני אוהבת להשתמש בה כדי לנהל את כל המשימות שלי, יותר ממה שאני אוהבת להשתמש בנייר, כי האפליקציה מאפשרת לקטלג דברים על פי קטגוריות ולהזיז אותם מיום ליום, לשנות ולערוך, והרבה יותר קל לי להתנהל עם זה. כמו שיותר קל לי להתנהל  עם גוגל קלנדר מאשר עם יומן נייר, למרות שאני מאוד אוהבת את שניהם ומשתמשת בשניהם. בכל מקרה, האפליקציה הזו מצוינת ובכללי משהו שהוא דיגיטלי זה נוח כי הוא מאוד ורסיטלי וגם זמין בכל מקום, בניגוד ברשימת משימות על נייר. 

זו אפליקציה מצוינת, תכנסו ותתנסו איתה.

אני ממש ממש אוהבת אותה אבל יש אפליקציות אחרות, שאני אמנם פחות מכירה כי אני משתמשת בטודואיסט המון שנים אבל אתן יכולות גם להשתמש בפתקים בטלפון, ב- google keep, או דף. פשוט דף שכתובות עליו המשימות, זה גם סבבה, או פתק או מחברת משימות. יש כאלה שאוהבות לקחת מחברת שזה מה שהן עושות שם, רשימת משימות, משתמשות בדף אחד עד שיש שם הרבה מחיקות וקשקושים ואז פשוט מעתיקות לדף הבא את רשימת המשימות החדשה.

או אם אתן מנהלות איזשהו יומן פיזי, אתן יכולות לנהל בתוך היומן עמודה לרשימת משימות שבועית, יכול להיות שיש לכן מקום גם לזה.

מה שחשוב – שזה יהיה במקום אחד. או אפליקציה, או אם אתם משתמשים בטלפון, או דף או רשימת משימות שבועית. לא להתפזר. סליחה שאני חוזרת על זה פעם שלישית, אני רואה כמה הפיזור הזה גוזל כ"כ הרבה זמן וכ"כ הרבה אנרגיה, וחבל.

מה שאני לא אוהבת ופחות ממליצה זה לא לנהל רשימת משימות אלא לנהל תזכורות בטלפון. מכירות את זה? שאתן צריכות לעשות משהו אז אתן שמות לזה תזכורת בטלפון, ואז אחר כך נכנס עוד משהו ואתן מוסיפות עוד תזכורת, ואז הטלפון כל הזמן מזכיר לכן דברים. אני חושבת ומאמינה שרשימת משימות טובה ומנוהלת היטב צריכה להיות מנוסחת כמו שצריך, מתועדפת ומקוטלגת.

רשימת משימות טובה יכולה לפתור לנו כ"כ הרבה בעיות: היא גם משחררת אותנו מהעול הזה של כל הזמן לחשוב מה באמת אנחנו צריכות לעשות, וגם מאפשרת לנו להתקדם לעבר הדברים שחשובים לנו.

וגם מה בעצם נמצא בתוך רשימת משימות טובה? מה שנמצא שם זה כל הדברים שאנחנו צריכות לעשות כדי להתקדם לעבר החלומות שלנו, לעבר המטרות שלנו, זה לא רשימה כזו… אולי באמת בפרק נתתי המון דוגמאות טכניות של משימות בסגנון של לסדר את זה ולטפל בזה ולקבוע תור כזה… אבל הרשימת משימות שלי בעיקר בעיקר מורכבת מדברים כמו: לבנות דף נחיתה לפרויקט החדש שלי בעסק, להקליט 3 פרקים נוספים לפודקאסט, ולתזמן את הממומן לסדנה הקרובה שלי –  וכל הדברים האלה הם הדברים שעוזרים לי לצמוח, עוזרים לי לגדול, עוזרים לי להתקדם לעבר המטרות שלי. מאוד מאוד חשוב לי שזה יהיה לי כתוב במקום מסודר מול העיניים שלי.

אני עובדת במחשב שלי עם שני מסכים, המסך הראשי שלי הוא מולי, ובמסך השני נמצאת כל הזמן רשימת המשימות שלי ובטאב נוסף גוגל קאלנדר. זה כל הזמן מול העיניים שלי, וזה מה שמנהל אותי. ואז אני לא צריכה כל היום לחשוב "מה עושים עכשיו, מה עושים עכשיו" ולהתלבט. לא! יש לי מנהלת עבודה – זו אני של העבר, כבר ניהלתי וסידרתי את הרשימה והיומן ואין שום סיבה להתעסק עם משהו אחר מלבד לשבת ולהתקדם לעבר המטרות שלי.

לסיכום

כדי לכתוב משימות כדי שאשכרה גם תבצעו אותן, צריכים לקרות כמה דברים:

  • אתן צריכות למצוא מקום אחד מסודר כדי לכתוב את הרשימה
  • אתן צריכות לדאוג שהמשימות יהיו כתובות כמו שצריך
  • אתן צריכות לוודא שהרשימה לא עמוסה מידי ולא מציפה אתכן

וחשוב מאוד לפנות לעצמכן זמן לעשות את המשימה שכתבתן, כי מה שווה שתכתבו לעצמכן מלא  מלא משימות, אם אין לכן זמן לעשות אותן? אז לוודא שיש לכן זמן ביומן כדי לבצע את המשימות החשובות שלכן.

תודה רבה שקראת את התמלול של הפרק הזה, ואנחנו נתראה בפרקים הבאים!

Picture of יערה אופיר

יערה אופיר

מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

תפריט נגישות