ניהול זמן בעבודה: איך לנהל יום עבודה אפקטיבי? | פרק 8

מכירות את זה שיום העבודה נמרח ונמרח , אנחנו קופצות ממשימה למשימה, ומסיימות את היום מותשות אבל בלי להספיק את מה שבאמת רצינו?

בדיוק בשביל זה הקלטתי את הפרק הזה, שבו הסברתי את כל העקרונות לניהול יום עבודה יעיל ואפקטיבי, וגם כזה שלא ישאיר אתכן עם "הלשון בחוץ".

להאזנה לפרק:


תמלול הפרק:

ברוכות הבאות לפרק מתומלל מתוך הפודקאסט "בול בזמן", פודקאסט על איך לנהל את הזמן כדי שתוכלי גם להנות וגם להגשים חלומות.

אני יערה אופיר, מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן ואנחנו הולכות היום לעסוק בשאלה שתבוא לכן בדיוק בזמן: איך לנהל יום עבודה אפקטיבי?

בין אם את שכירות או עצמאיות, עד סוף הפרק אתן תכירו את השיטה שלי של שלושה שלבים לניהול יום עבודה יעיל ואפקטיבי, יום כזה שגם תוכלו להספיק יותר, גם תוכלו להגיע למה שחשוב, ולא לסיים אותו מותשות עם הלשון בחוץ.

אני חושבת שכולנו מכירות את זה שיום העבודה שלנו נמרח, אנחנו קופצות ממשימה למשימה, אנחנו מרגישות את התחושה הזו של "תפסת מרובה לא תפסת", כאילו שאנחנו ממש ממש עסוקות, אבל אנחנו לא מצליחות להגיע למה שחשוב.

ואנחנו גם מכירות את זה שסיימנו יום עבודה גמורות, מותשות, עם הלשון בחוץ ובלי אנרגיה לחלק השני של היום. החלק השני של היום הוא חלק מאוד חשוב, בין אם אנחנו אמהות ובין אם לא. זה בעצם הזמן הפנוי שלנו והחיים שלנו ואנחנו רוצות שיהיה לנו אנרגיה וכוח גם לחלק הזה.

אז זה שיום העבודה שלנו נמרח ואנחנו מרגישות שאנחנו כאילו עסוקות ולא מספיקות שום דבר, וגם זה שסיימנו את יום העבודה גמורות, יש לזה כל מיני סיבות:

  • או שאנחנו לא יודעות מה המשימות שלנו.
  • או שאנחנו נותנות לדברים שוטפים כמו הודעות ומיילים להשתלט לנו על היום.
  • או שאנחנו קופצות מדבר לדבר, בלי להתרכז במשהו אחד בכל פעם.
  • או שלא תכננו כמו שצריך את היום.
  • או שלא ניהלנו את האנרגיה שלנו כמו שצריך.
  • או רוב הסיכויים שזה שילוב של חלק מאלה, או כל הדברים האלה בבת אחת.

מודל מיקוד-שיבוץ-איחוד

בואו נדבר על מה כדאי לעשות כדי שיום העבודה יהיה יותר ממוקד ויעיל. בשביל זה אני אסביר את שיטת שלושת השלבים שלי, שאני קוראת לה: מיקוד-שיבוץ-איחוד.

פתיחת יום העבודה

אז נתחיל מההתחלה – ההתחלה של היום. התחלה של יום העבודה קובעת במידה רבה איך יראה שאר היום. אז איך אתן מתחילות את יום העבודה שלכן? אתן פותחות את המחשב נגיד ואז מה אתן עושות? אתן קופצות ישר למיילים או ישר לוואטסאפים, או הודעות, או איזהשהו משהו שצועק עליכן?

אז… לא! חשוב שנייה לעצור ולקחת את הזמן לתכנן, ורק אח"כ להתחיל לעבוד. אני אסביר למה ואז אני אדבר על מה זה השלב הראשון, שנקרא מיקוד.

הסיבה שלא טוב להתחיל במיילים או הודעות היא שאנחנו רוצות להתחיל את היום עם האג'נדה שלנו, עם מה אנחנו רוצות להספיק במהלך היום, וזה תופס באותה מידה אם אנחנו עצמאיות או אם שכירות. יש לנו את הפרויקטים שלנו, יש לנו את הדברים שלנו שאנחנו רוצות לקדם, יש לנו כל מיני דברים שלנו שהם חשובים. אנחנו רוצות להתחיל את היום בהחלטה מה הם הדברים החשובים שאנחנו רוצות לעשות במהלך היום, ואם אנחנו נקרא מייל ובמייל תהיה איזושהי הודעה שאומרת לעשות ככה וככה, או נקבל מייל או וואטסאפ מלקוחה עם איזושהי הוראה, כבר אנחנו מתחילות לתת לאנשים אחרים לפלוש לאג'נדה שלנו וזה לא טוב. כמובן שלא נשאיר דברים ללא התייחסות, אבל זה לא הדבר הראשון שנרצה להתחיל איתו בבוקר.

יש עוד סיבה למה לא להתחיל בבוקר עם מיילים ונגיע לסיבה הזו בהמשך.

מיקוד

השלב הראשון של המודל שלי נקרא מיקוד והוא מחולק ל- 2 נקודות.

הנקודה הראשונה היא להחליט מראש מהן שלוש המשימות שנטפל בהן היום ונתעסק רק, או בעיקר, בהן.

כשאני אומרת 3 משימות, זה מספר גמיש. הוא טוב כי זה לא יותר מידי משימות ולא פחות מידי, אבל אתן יכולות גם 2 משימות, 4 משימות ומשימה אחת זה גם בסדר. לי, כעצמאית, יש ימים שבהם אני עובדת על משימה אחת ויחידה, משימה שיש לה הרבה תתי משימות, אבל אני עובדת על פרויקט אחד באותו יום. 

אז מה אני רוצה שתעשו? תתיישבו בבוקר במשרד, או מול המחשב, או בקליניקה, או לא משנה איפה אתן עובדות ותעברו על היומן לאותו היום ועל רשימת המשימות, ותחליטו מה הכי חשוב לכן לקדם היום, מה באג'נדה שלכן, מה חשוב לכן, מה אתן רוצות שיקרה. ואז לפני שכל מיני דברים מתחילים להפריע לנו, זה מאפשר לנו להחליט מה חשוב לנו לקדם. אז הנקודה הראשונה היא להחליט מראש, לפני הכל, דבר ראשון על הבוקר מה אנחנו רוצות היום, מה אנחנו רוצות לקדם, וממש לכתוב את זה בצורה מסודרת, בצורה של שלוש משימות.

הנקודה השנייה בכל מה שקשור למיקוד, זה נטרול הסחות דעת. אנחנו עובדות רק על המשימה מבלי לעבור לדברים אחרים. דיברנו מלא מלא בפרק הקודם על הנושא של מולטיטאסקינג (אם לא שמעתן תחזרו אליו ותקשיבו) למה זה חשוב להישאר כל הזמן על המשימה שלכן ולא לעבור כל הזמן ממשימה למשימה. וכדי שזה יקרה הרשימה שתעשו בבוקר תהיה מנהלת העבודה שלכן, כדי שלא תתלבטו כל הזמן מה לעשות עכשיו. כי אם אנחנו כל הזמן מתלבטות מה המשימה שלנו כרגע, מה אנחנו עושות עכשיו, מה הלאה, מה אחרי זה, אנחנו בעצם נותנות להתלבטויות האלה להשתלט לנו על היום וזה גם גוזל זמן וזה גם גוזל אנרגיה. אז במקום זה, להחליט מראש כשאתן מתחילות את יום העבודה הקרוב, וכל יום עבודה אחריו, להתמקד במשימה אחת בכל פעם. 

לסיכום, שלב המיקוד זה להחליט להתמקד ב- 3 משימות ולהחליט שכשאתן עושות משהו, אתן עושות רק אותו. להוציא בלת"מים, או שזה סוג עבודה כזה שנכנסים לכן כל מיני דברים תוך כדי. אבל גם בעבודה כזאת, אנחנו נתמקד ב- center שלנו ובדברים שיש לנו לעשות, ואם יש דברים שנכנסים לתוך הלו"ז, זה בסדר, הכל בסדר, אבל עדיין התחלנו את היום בהחלטה שלנו של איך אנחנו רוצות שהיום יראה. אם דברים משתנים, בסדר, נזיז את מה שצריך להזיז, אבל אף פעם אנחנו לא נבטל ולא נמחק את הדברים שחשובים לנו.

שיבוץ

השלב השני הוא שיבוץ.

שיבוץ זה אומר להסתכל על היום שלכן ולהשתמש בחלונות זמן כדי לתכנן את יום העבודה.

כשאני אומרת חלונות זמן, למה אני מתכוונת?

אני מתכוונת שנגיד יש לכן פגישה. או נגיד אני מאמנת, אז יש לי היום מתאמנת בין 11 ל- 12 אז מן הסתם כתבתי ביומן שאני מאמנת אותה היום בין 11 ל- 12. וזה בעצם חלון זמן שהוא קבוע ביומן שלי. עכשיו, כל שאר היום שלי, מה אני עושה איתו? אני יכולה להחליט באיזה שעות אני מתעסקת באיזה דברים. נגיד יש לי משימה של להקליט פרק לפודקאסט, אז אני יכולה להכניס ליומן חלון זמן כדי להקליט את הפרק בין 12 ל- 13, כי אני יודעת שאני מתפנה ב- 12. אגב, זה במקרה בדיוק מה שאני עושה עכשיו. כדי להגיע למשימה של להקליט פרק לפודקאסט החלטתי מראש שזה מה שאני עושה בשעה הזאת, ואני לא אעשה שם דברים אחרים. זאת המשמעות של חלון זמן, שיש דברים שאתן מחליטות מתי הם יהיו. אף אחד לא יחליט בשבילי שאני בשעה 12 אשב להקליט פודקאסט. אני החלטתי בשבילי. אבל ברגע שהחלטתי – גם כתבתי את זה ביומן. זה מעלה מאוד את הסיכויים שזה יקרה. בשלב השיבוץ אני לוקחת את 3 המשימות שכתבתי לעצמי בבוקר ואני משבצת אותן בתוך היומן, בתוך היום שלי, כדי שאני אספיק להגיע לכל המשימות שרציתי. אז עוד לפני שהתחלתן את היום, אתן מחליטות מתי אתן מתעסקות בכל אחת מהמשימות שכתבתן, בהתאם לדברים אחרים שיש לכן.

אם יש לכן יום מלא בשיחות ופגישות, נגיד יש לכן פגישה, בין 9:30 ל- 10:30 ואז עוד פגישה בין 12:30 ל- 13 ואחרי זה עוד פגישה, אז מה אתן עושות בחלונות הזמן חוץ מלנוח ולאכול צהריים? כמובן שזה חשוב מה אתן עושות בזמנים האלו שיש לכן בין פגישה לישיבה. האם תבזבזו את הזמן הזה בלהתלבט מה לעשות עכשיו? או שסתם תמרחו את הזמן? כי יש לנו נטייה למרוח את הזמן, נטייה טבעית. בא לנו לנוח. הכל בסדר, אני לא אומרת את זה בשיפוטיות, אני רק אומרת שאם יש לכן משהו שאתן צריכות לעשות, אז תשבצו לכן את הזמן לעשות את זה. זה מה שאנחנו עושות בשלב השיבוץ.

איחוד

השלב השלישי זה איחוד. איחוד אומר ככה: במקום לקפוץ מדבר לדבר. כמו ששוב, כמו שדיברתי בפרק של המוליטאסקיננג, במקום לעשות קצת מיילים, קצת טלפונים, קצת לכתוב משהו, קצת עוד פעם מיילים, כזה… אז ליצור זמנים ספציפים למיילים, זמניים לטלפונים, זמנים להודעות וכו'.

אין לי דרך יפה להגיד את זה, ההודעות והמיילים הורגים לנו את האפקטיביות. הורגים. בסדר? הם מסיחים את דעתנו, הם מסיטים אותנו ממה שחשוב באמת, מעייפים אותנו, הם הורסים לנו את היצירתיות. הודעות ומיילים מאוד מאוד קטלנים לאפקטיביות שלנו.

מה אפשר לעשות בקשר לזה?

אז יש שתי אסטרטגיות:

אסטרטגיה ראשונה היא לבדוק את המייל בכל X זמן. 

לא מזמן הייתי בהרצאה באיזשהו ארגון, ואני יודעת שהעבודה השוטפת שלהן.ם מגיעה מתוך המייל, אז הצעתי לכל אחת ואחד מהם לחשוב רגע כמה זמן אפשר להעביר בלי לבדוק את תיבת המייל. האם שעה זה אפשרי? חלק אמרו כן וחלק אמרו לא. סבבה. אז האם חצי שעה בלי לבדוק את המייל זה אפשרי? חלק אמרו כן וחלק אמרו לא. כששאלתי על רבע שעה, כולן.ם כבר אמרו כן.

אז מה פרק הזמן הכי ארוך שאת יכולה לעבור, מבלי לבדוק את תיבת המייל ושלא יקרה שום דבר? לא אומרת לא לבדוק מיילים בכלל, את תגיעי אליהם. אבל את לא צריכה להיות באמת זמינה במיילים כל הזמן. אם את לא יכולה שתעבור שעה בלי לבדוק מיילים, אז תבדקי אותם כל שעה! לא כל חמש דקות. את יכולה להחליט שאת בודקת את המיילים בכל שעה עגולה, או בכל חצי שעה, או כל שעתיים. כמה שנכון עבורך. זו האסטרטגיה הראשונה, להחליט כל כמה זמן אתן בודקות את המייל ולבדוק רק בזמנים האלה.

אני נגיד לא צריכה להיות זמינה במייל כל היום, אז אין שום סיבה בעולם שהמייל אצלי יהיה פתוח ושאני אראה את המספר הזה עולה ועולה ועולה במהלך היום. שום סיבה שבעולם. זה רק יוצר נזק, אין בזה שום תועלת. שום דבר שם לא דחוף, אני לא אפספס שום דבר אם אני לא אקבל את המייל הזה עכשיו. להפך. אני רק מקבלת הזרקה כל הזמן של הסחות דעת לוריד אם אני עם המייל פתוח, וגם אין צורך שאני אבדוק אותו כל חצי שעה או שעה.

לכן האסטרטגיה השנייה היא לרכז בשעות מסוימות ביום את הבדיקה של המייל. למשל אני יכולה להחליט שאני בודקת את המייל פעם אחת ב- 10 ופעם אחת ב- 16, לפני שאני מסיימת את יום העבודה, וזהו. לא צריך יותר מזה. בשביל מה אני צריכה להיות כל הזמן זמינה?

כנ"ל בקשר לוואטסאפים – למה אני צריכה להיות זמינה כל היום לוואטסאפים? אז כן, יש לי ילדות קטנות וגם אני יכולה לקבל טלפון פתאום מביה"ס. אבל בואו אני אגלה לכן סוד – אני הייתי 12 שנים מורה, ורוב היום לא הייתי זמינה. לא הייתי זמינה באינטרוולים של 45 דקות כל פעם, כשנכנסתי לשיעור לא הייתי זמינה במשך 45 כל פעם, ואז עוד פעם 45 דקות ואז עוד פעם 45 דקות. לא הייתי זמינה ולא קרה שום דבר. לא היה שום מקרה חירום. אם זה לא היה דחוף, הייתי חוזרת אחרי השיעור. ואם זה היה דחוף יש לי בן זוג והתקשרו אליו. וגם אם לא היה לי בן זוג והם לא היו מתקשרים אליו, שום דבר לא יקרה אם אנחנו לא נהיה זמינות במשך 45 דקות בכל זמן נתון.

אז לרכז גם את הפעמים שאתן בודקות הודעות. וכנ"ל כל מערכת אחרת של תקשורת שיש לכן במקום העבודה שלכן.

עכשיו אם אתן עצמאיות, בשלב האיחוד, זה גם הזמן להכניס חלונות זמן לדברים כמו מענה ללקוחות, כמו טיפול ברשתות חברתיות. אני לא צריכה להיות כל הזמן באינסטגרם, אולי אני רוצה להיות כל היום באינסטגרם אבל זה לא עוזר לי, זה מזיק לפרודוקטיביות שלי. אז להכניס זמנים קבועים במהלך היום: מתי אני ברשתות חברתיות, מתי אני עונה ללקוחות, מתי אני עונה למיילים. להחליט את זה מראש, כדי שזה לא ינהל אותנו כל הזמן, וכדי שנוכל לנהל את יום העבודה בצורה הרבה הרבה יותר אפקטיבית.

טיפים נוספים לניהול זמן בעבודה

אחרי שדיברתי על כל הנושא הזה של מיקוד-שיבוץ-איחוד, אני רוצה לתת עוד טיפים חשובים מאוד, אני קוראת לזה טיפים אבל זה באמת חשוב, לדברים שכדאי לעשות במהלך יום העבודה.

ניהול אנרגיה

כדי לא לסיים את יום העבודה מותשות וגמורות גם חשוב לא לקפוץ בין משימות, וגם מאוד חשוב לשמור על רמות האנרגיה שלנו.

זה אומר: לעשות הפסקות, לקום מהכיסא פעם בשעה. אצלי השעון שלי מתריע לי ואם לא קמתי בשעה האחרונה, אז אני קמה. לקום להסתובב, להכין כוס קפה, לעשות מתיחות, לעשות הפסקות. לא לעבוד כל היום באטרף. והפסקה זה אומר לעשות משהו פיזי, כאילו לקום ולהתאוורר. לא הפסקהשל  "עכשיו אני גוללת באינסטגרם", זו לא באמת הפסקה, זה לא מאוורר את המוח, אז לעשות הפסקות טובות ואמיתיות.

דבר נוסף זה גם ברמת ניהול האנרגיה. בואו נדבר שניה על העניין של מיילים על הבוקר. נכון שאמרתי מקודם שמיילים על הבוקר זה לא טוב, בגלל שזה מאפשר לאנשים לדחוף את האג'נדה שלהם ליום שלי? אז יש עוד סיבה.

מתי השעה שאתן הכי הכי בפוקוס במהלך היום? אצלי, השעה שאני הכי בפוקוס היא די על הבוקר. אולי לא דבר ראשון על הבוקר, אבל סביב 9:00 כזה, אני סופר בפוקוס ובריכוז. לא… האמת שאפילו לפני, כשאני מתחילה את היום ומתיישבת מול המחשב זו השעה שאני בפוקוס. עכשיו, למה שבשעה הזאת אני אבדוק מיילים? מיילים לא דורשים כ"כ הרבה ריכוז, אז אין סיבה שאני אפספס את נדל"ן הריכוז הכי טוב שלי על לעשות משהו שלא דורש כ"כ הרבה ריכוז.

הזמן לקרוא מיילים הוא לא על הבוקר. הזמן בבוקר הוא כדי לעשות משהו שדורש הכי הרבה פוקוס, משהו שדורש יצירתיות, משהו שדורש נגיד כתיבה, או קריאה של משהו מורכב, דברים כאלה – זה הזמן לעשות אותם. אחרי ארוחת הצהרים, כשאנחנו בדאון והאנרגיה שלנו נמוכה והריכוז שלנו נמוך, זה הזמן למיילים כי שוב, זה לא משהו שדורש מאיתנו ריכוז, אנחנו יכולות לעשות את זה גם בחצי כוח. אז לשבץ את המשימות לפי רמת האנרגיה שלנו במהלך היום, זה משהו שהוא מאוד מאוד חשוב. הקלטתי שני פרקים שלמים על ניהול אנרגיה, ואתן יכולות להאזין/לקרוא אותם ממש כאן.

התמודדות עם בלת"מים

אוקיי, עכשיו מה עם בלת"מים? נכון, תמיד יהיו בלת"מים, ככה זה. אבל ברגע שיש לנו את המשימות כבר כתובות, כבר כתבנו בבוקר את המשימות, כבר שיבצנו אותן בלו"ז, אז אם ייכנס בלת"מ אני אצטרך להזיז את מה שתכננתי וכתבתי. אז אני אזיז, אבל זה עדיין לא הולך לשום מקום, עדין רשימת המשימות שעשיתי בבוקר כתובה. עדיין יש את חלון הזמן שהכנסתי ליומן, ואני יכולה לגרור אותו לזמן אחר, אני יכולה לגרור אותו למחר או לעוד יומיים. אבל אני אף פעם לא מבטלת אותו. ואם לא עשיתי בכלל את החשיבה הזו, לא התיישבתי בבוקר וכתבתי את המשימות ולא הכנסתי את הדברים האלו ליומן, אז בלת"מים פשוט ינהלו לי את היום. בלת"מ זה מה שזה -לא תכנננו את זה, אנחנו צריכות לעשות את זה, אין מה לעשות. אבל אם לא נתכנן בכלל, במקום להיות בלת"מ, זה פשוט יהיה האג'נדה שלנו, ואנחנו לא רוצות שזה יקרה.

אז התכנון מאוד מאוד חשוב. כן, בלת"מים קורים, הכל בסדר, יש בלת"מים מטורפים כן? לכולן. אבל כל עוד יש לכן את המשימות שלכן וכל עוד יש לכן את היומן שלכן ,יש לכן לאן לחזור אחרי שסיימתן להתמודד עם הבלת"מ.

נוהל סגירת יום

עוד משהו שאני מאוד ממליצה לעשות זה נוהל סגירת יום בעבודה.

אנחנו בניהול יום עבודה אפקטיבי. יום עבודה מתחיל טוב וצריך להיגמר טוב, ולא כזה בלרוץ מהר  מהר, לא יודעת מה, לאסוף את הילדים, לסיים את היום ולהשאיר מלא בלאגן, כי זה בעצם גורם לנו לסחוב את היום עבודה שלנו להמשך של היום, לאחה"צ שלנו, וזה לא טוב.

תחליטו כל כמה דברים קטנים שאתן רוצות לעשות כדי לסיים את היום עבודה שלכן בטוב. נגיד לעשות סדר כללי בשולחן, לכתוב 2-3 משימות שאתן רוצות לעשות למחר, לעשות איזה מעבר. לעבור מהחלק הראשון של היום, לחלק השני של היום. זה ממש ממש חשוב כדי שתוכלו להיות רגועות לשלב הבא של היום.

לסיכום

בפרק הזה דיברנו על שלושה דברים שכדאי לעשות כדי שיום העבודה יהיה אפקטיבי, פלוס טיפים נוספים. שלושת הדברים הם מיקוד-שיבוץ-איחוד.

אגב, אפילו אם תעשו דבר אחד מהדברים האלה אתן תראו שיפור משמעותי באפקטיביות של יום העבודה שלכן. שימו לב שכל מה שאני מדברת בכלללל הפודקאסט, בכל האינסטגרם ובכל הבלוג שלי ובהכל, זה ממש ממש לא הכל או כלום: זה לא או שתיישמו את השיטה שלי מההתחלה ועד הסוף, או ששום דבר טוב לא יקרה. ממש ממש לא.

כל דבר מהדברים האלה: רק אם תתמקדו במשימה, זה יהיה מושלם. רק תכתבו 3 משימות על הבוקר, רק את זה, זה יהיה מושלם. תאחדו את המיילים לשעות מסוימות – זה יהיה מושלם. הכל יהיה מצוין. פשוט תחליטו מכל הדברים שאמרתי לכן בפרק הזה, תבחרו משהו אחד, תיישמו אותו ביום העבודה שלכן ותראו כמה המצב כבר משתפר.

תעשו אותו, תטמיעו אותו, ואז תמשיכו לדבר הבא. תחשבו שניה איזה מהעקרונות שדיברתי עליהם תרצו ליישם כבר היום, או מחר בבוקר ובבקשה, תכתבו לי בתגובות מה לקחתן מהפרק הזה, מה החלטתן ליישם ומה אהבתן! 

תודה רבה שקראת את התמלול של הפרק הזה, ואנחנו נתראה בפרקים הבאים!

Picture of יערה אופיר

יערה אופיר

מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

תפריט נגישות