איך להתמודד עם בלת"מים | עונה 2 פרק 1

בלת"מים. אם יש משהו צפוי בהם, זה שהם יקרו. אנחנו לא יודעות מתי, אנחנו לא יודעות איזה בלת"ם זה יהיה, אבל הוא יגיע. 

בפרק הזה תדעו מה לעשות בשגרה כדי לצמצם את הנזק שבבלת"ם, מה לעשות כשהוא מגיע, ומה לעשות אחרי שסיימנו איתו.

להאזנה לפרק:


תוכן הפרק:

לפני כחמישה חודשים סגרתי את העונה הראשונה של הפודקאסט.

עשיתי את ההפסקה הזאת מכמה סיבות.

סיבה ראשונה, כי ממש רציתי לקחת את כל הפרקים ולהפוך אותם לפוסטים בבלוג שלי. פרויקט שאני עדיין עובדת עליו.

סיבה שנייה, כי הרגשתי שנתתי המון המון מידע ורציתי לתת רגע זמן להשלים את כל הפרקים.

והסיבה השלישית היא ניהול זמן. 🙂 הייתי צריכה להתפנות לפרויקטים נוספים בעסק, יצרתי שני קורסים חדשים שהייתי צריכה להפנות אליהם את רוב הפוקוס.

אבל ידעתי שברגע שיתפנה לי שוב זמן לזה אני חוזרת לפודקאסט והינה, חזרתי!

ממש בא לי לדבר על המסע שלי בעסק ועל השינויים שעשיתי אבל לא היום, היום אני רוצה פרק תכלסי והנושא שלנו היום יהיה התמודדות עם בלת"מים.

עד סוף הפוסט אתן תדעו מה הפעולות שכדאי לעשות בשגרה כי להתמודד יותר טוב עם הבלת"מים שיגיעו (והם יגיעו), מה כדאי לעשות תוך כדי, ומה לעשות אחרי.

יאללה, נתחיל!

בלת"מים, אירועים בלתי מתוכננים, הם חלק מהחיים. זה סלנג צבאי שחילחל לשפת הדיבור שלנו ונועד לתאר את הדברים האלה שצצים ומשבשים לנו את התכניות. וכשהתחלתי להכין את הפרק הזה ניסיתי לחשוב על איזשהו סיפור לפתוח איתו את הפרק, על בלת"ם שהיה לי ואיך הוא גרם לי להזיז את התכניות, והבנתי שיש לי אינסוף דוגמאות.

אני יכולה לספר על הפעם שביום שבת אחד אחרי טיול משפחתי פתאום נתפס לי הגב והייתי מרותקת למיטה כמה שבועות. או על הבוקר שהיה לי בשבוע שעבר שתכננתי לעשות מליון דברים ואז גפן הבת שלי החליטה שבשום אופן היא לא מוכנה ללכת לקייטנה ונשארה בבית. או על שנה שעברה שאמא של אורי בן הזוג שלי פתאום התאשפזה והוא היה צריך להיות איתה המון שעות וכל הזמן שלי היה צריך להתפנות לטיפול בבית ובילדות. ובאמת אני בטוחה שכל אחת יכולה למצוא את הדוגמאות שלה לדברים שקרו ושיבשו לה את התכניות.

כי בכל הפעמים האלה היה לי יומן מסודר ומדוגם, ורשימת משימות מדויקת, ותכנית ברורה מה אני הולכת לעשות עם הזמן שלי – ובכל פעם זה נפל.

אז היום אנחנו הולכות לדבר על מה לעשות עם הבלת"מים האלה. וספציפית אני הולכת לדבר על הדברים היומיומיים האלה – אחד הילדים חולה, את חולה, נכנס פרויקט גדול שדורש להזיז את כל שאר הדברים הצידה, התקלקל משהו בבית וצריך לפנות זמן כדי לטפל בזה. ואז מה עם כל התכניות היפות שלנו? הולכות לפח?

אני הולכת לדבר על שלושה שלבים בהתמודדות עם בלת"ם:

  • לפני/בשגרה – מה אפשר לעשות כדי לצמצם את הכמות ואת הנזק שהבלת"מים עושים.
  • תוך כדי – מה לעשות כשהבלת"ם קורה
  • ואחרי – איך לעשות פוסט מורטם מה שנקרא, איך להסיק ממנו מסקנות להמשך

מה לעשות לפני/בשגרה

כמו שאמרנו, תמיד יהיו בלת"מים. זה משהו שקורה והוא חלק מהחיים. ולכן חלק מההתמודדות איתם היא להתכונן אליהם מראש, כלומר לעשות פעולות בשגרה שלנו שיעזרו לצמצם את הנזק של הבלת"ם כשהוא יגיע.

שתי הפעולות אלה הן לא לחנוק את היומן, ולתעדף. בואו נדבר על שתיהן.

לא לחנוק את היומן

אנחנו אמנם לא יודעות מה יהיו הבלת"מים, אבל אם יש משהו שאנחנו יודעות זה שהם יגיעו. 

ולכן אם נחנוק את היומן במליון משימות, פגישות, ישיבות ואירועים – זה כבר ברור מראש שהם יזוזו. אני ממש ממליצה להשאיר בכל יום קצת משבצות ריקות, קצת אוויר לנשימה. או אם יש לך עבודה מהסוג שכל הזמן נכנסים דברים חדשים, להשאיר הרבה משבצות ריקות! לא מזמן העברתי הרצאה על ניהול זמן לקבוצה של עצמאיות, וזה פעם שנייה שזה קורה לי שמישהי אומרת לי שממש קשה לה לקבוע דברים כי היא כל הזמן צריכה להזיז אותם. ובשני המקרים שאלתי את מי ששאלה במה היא עוסקת, והיא ענתה לי שהיא דולה. דולה, במהות של המקצוע שלה, זה ברור שייכנסו לידות והיא תצטרך להזיז דברים. אז עוד יותר חשוב להשאיר את הלו"ז מאוורר ופלואידי, ולשים את העוגנים במקומות אחרים, למשל בניהול המשימות.

בכל אופן, אמרנו לא לחנוק את היומן ולהשאיר משבצות ריקות במהלך היום ובמהלך השבועי. 

כשאני מתכננת את ימי העבודה שלי, אני לא אדחוס שלוש פגישות ליום, ואני לא אעמיס 15 משימות ביום, ויש לזה כל מני סיבות אבל אחת מהן היא שאני יודעת שפתאום אני יכולה להרגיש לא טוב, או שתהיה איזו ילדה חולה בבית ואני אעבוד פחות ביעילות, או שפשוט לא יבוא לי יום סופר עמוס.

המשבצות הריקות האלה מאפשרות לנו לטפל בבלת"ם כשהוא יגיע, וגם יפחיתו את כמות הדברים שאנחנו צריכות להזיז כשמשהו משתבש.

ואם לא יהיו בלת"מים ולא יהיה לנו מה לעשות במשבצות הריקות? לא יודעת, לי קשה לדמיין מצב כזה שאין לי מה לעשות. 🙂 אבל גם אפשר לנוח, מנוחה זה מעולה.

לתעדף משימות

חלק בלתי נפרד מניהול משימות, הוא התיעדוף. כשאתן כותבות את רשימת המשימות שלכן, סמנו לכן באיזושהי צורה מה הכי חשוב שיקרה. למשל באפליקציה שאני משתמשת בה, todoist, יש אפשרות לסמן כל משימה לפי עדיפות מ- 1 עד 4. אני משתמשת בזה ממש במשורה, ומסמנת בעדיפות גבוהה רק את הדברים שממש חשוב לי שיקרו. ואז אני עושה קודם את המשימות שכתובות בעדיפות גבוהה. 

אם אתן עובדות במחברת משימות או דף אז למרקר את מה שהכי חשוב שיקרה או לכתוב את זה ראשון ברשימה.

ולמה כדאי לעשות את התיעדוף הזה? 

גם כדי שאם יגיע בלת"ם נדע ממש בקלות על איזה משימות אנחנו יכולות לוותר ועל איזה לא. וגם כדי לוודא שהדבר שהכי חשוב לנו יתבצע כמה שיותר מהר, שאם ייכנס משהו במהלך היום נהיה רגועות שעם מה שתיעדפנו גבוה – סיימנו.

יש לי פרק שלם בפודקאסט על תיעדוף משימות, תוכלו להאזין/לקרוא תמלול שלו כאן.

איך להתמודד עם בלת"מים

מה לעשות תוך כדי

הבלת"ם כאן, מה לעשות? יש שתי פעולות שחשוב מבחינתי לעשות בכל פעם שמגיע איזשהו בלת"ם. הראשונה היא להזיז משימות ואירועים, והשנייה היא אולי פחות פעולה ויותר עניין של מיינדסט – לא לוותר על עצמך. אסביר את שני הדברים.

להזיז משימות ואירועים

ברגע שמגיע בלת"ם אנחנו צריכות להזיז משימות ואירועים כדי להתמודד איתו. למה אני מתכוונת? לממש לקחת את המשימות ואת הבלוקים של הזמן מתוך היומן ולהזיז אותם לזמן אחר, כדי שתדעו מתי הדברים האלה יקרו. אפילו להזיז טנטטיבית לאיזשהו תאריך משוער. הרעיון הוא לא לוותר על הדברים שחשובים לנו, אלא להזיז אותם למועד אחר. אני יודעת שזה לא קל ואני יודעת שזה לא תמיד מתאפשר אבל חשוב שיהיה לנו בראש שאנחנו לא זורקות את כל התכנון שלנו לפח אלא עושות מה שאפשר כדי לפנות מקום בהמשך לדברים שתכננו.

כנ"ל בקשר למשימות, להחליט טנטטיבית מתי כן נעשה אותן.

לא לוותר על עצמך

יש שאלה שאני שואלת הרבה בהרצאות וסדנאות. השאלה היא "כשקשה לנו ועמוס לנו, מה הדבר הראשון שהולך?". והתשובה היא כמעט בפה אחד – אנחנו. הדאגה לעצמנו, הבריאות שלנו, הזמן לעצמנו, הספורט, התחביבים. אני חושבת שבקורונה ראינו את זה הכי בבירור. 

עכשיו, ברור לי שאם יש בלת"ם מתמשך צריך להוריד דברים מהלו"ז, וגם הדאגה לעצמנו צריכה להצטמצם, אבל זה לא אומר שהיא צריכה להעלם לגמרי. נגיד אם אחת הילדות שלי חולה ואני לא עובדת באותו היום, ואורי חוזר אחר הצהריים, אני אעדיף לנצל את הזמן הזה בשביל לצאת לקפה עם חברה או להליכה או לאימון מאשר להשלים עוד חצי שעה עבודה בחוסר ריכוז ובלחץ. הדאגה לעצמנו היא הדלק שלנו, זה בסדר לצמצם אבל לא לבטל אותה לגמרי.

מה לעשות אחרי

לחזור לתיעדוף

אחרי שסיימתן לטפל בבלת"ם, בין אם זה היה בלת"ם קצר של שעה או בלת"ם ארוך של שבוע ויותר, חשוב לא מייד לצלול לעשייה אלא לקחת את הזמן לתכנן מחדש את הלו"ז ואת המשימות. זה הזמן לבדוק מה הזזנו, מה פספסנו, ואיזה משימות חשובות לא הספקנו. 

בזמן הזה נשבץ מחדש את הכל, ונעשה את זה בצורה הגיונית בלי להעמיס. גם ככה אנחנו כנראה עייפות מהטיפול בבלת"ם שהגיע, לא כדאי להוסיף לזה גם עומס של משימות וזה גם לא אפקטיבי. 

אז נתחיל עם מה שסימנו כהכי חשוב, ונמשיך משם.

האם זה היה בלת"ם?

הנקודה הזאת ממש ממש חשובה. אחרי שהיה בלת"ם ויש לנו זמן ברוגע לחשוב, זה הזמן לבדוק האם זה באמת היה בלת"ם או שזו הייתה תקלה בלו"ז. כי יש דברים שמתחזים לבלת"ם או שאנחנו חווים אותם כבלת"ם, אבל הם לא באמת כאלה. לדוגמה אם מחר יש טקס שבועות בבית הספר של הילדות שלי והייתי צריכה לעזוב הכל כדי לרוץ לקנות טנא ופירות, אז הזזתי את המשימות שלי ויצאתי וטיפלתי בזה, ועכשיו אני צריכה לעצור ולחשוב האם זה באמת היה בלת"ם. אז חופשת הקיץ היא לא בלת"ם, חופשת לידה היא לא בלת"ם, טיפול שנתי לרכב הוא לא בלת"ם, דו"ח שנתי לרואת החשבון הוא לא בלת"ם, ואם אני עובדת בריטיינר ונכנסה לי עבודה דחופה מהלקוח – יש סיכוי שזה גם לא בלת"ם אלא חלק מהעבודה.

אם בדקת ומצאת שמה שקרה לך זה לא בלת"ם אלא משהו שאפשר היה לצפות, זה הזמן להכניס ליומן ולרשימת המשימות את הפעולות שיעזרו לך להתמודד איתו בפעם הבאה שהוא אמור להגיע. לדוגמה – לבדוק מתי יוצא שבועות בשנה הבאה ולשים תזכורת ביומן לשבוע לפני לקנות את הטנא הזה. 

לסיכום

בפרק הזה דיברנו על איך להתמודד עם בלת"מים! וממש נתתי לכן כאן תכנית פעולה שלמה החל מאיך להתכונן לבלת"ם, דרך הפעולות שכדאי לעשות כשהוא מגיע ועד הסיום שלו. ואני חושבת שהדבר הכי חשוב הוא הנקודה האחרונה, שלפעמים יש דברים שהם לא באמת בלת"מים ואני מזמינה אתכן להתחיל לשים אליהם לב, לנסות לצפות אותם מראש, ולתכנן בהתאם.

וזה הכל להפעם! איזה כיף היה להקליט ואיזה כיף לחזור!

בגלל שאני עוד בונה את העונה הזאת ואת התכנים שלה אני ממש אשמח אם תכתבו לי בתגובות כאן מה עוד אתן רוצות שאדבר בפודקאסט הזה. 

אם מצאתן את הפרק הזה מועיל אני ממש אשמח אם תשתפו אותו ברשתות או תשלחו לחברות שגם להן הפרק הזה יבוא בול בזמן. 

תודה רבה שקראתן ונשתמע בפרקים הבאים! 

Picture of יערה אופיר

יערה אופיר

מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן

6 תגובות

  1. איזה פרק מעולה, כיף לקרוא, תודה!
    וזה מדהים בעיניי שיש את הפודקאסטים שלך גם בהקלטה וגם בכתב, ככה שאפשר גם לשמוע תוך כדי נסיעה או לקרוא בשקט כשאי אפשר להקשיב. הלוואי שיותר פודקאסטים היו עושים את זה 🙂

  2. בס"ד
    יערה את גאונה!
    אני פי אלף יותר מעדיפה לקרוא תוכן מאשר להאזין לפודקסט.
    זו הסיבה שלמרות שאני עוקבת אחרייך ואף רכשתי ממוצרייך, לא האזנתי עד כה ולו לפרק אחד!!!!
    כעת, מעתיקה לי ומדפיסה לקריאה נוחה בזמני החופשי..

    1. יאא איזה כיף שכתבת לי את זה! הנחתי שיש כאלה שמעדיפות בטקסט וגם למי שמאזינה זה מקל לחזור ולחפש דברים. אז אני ממש שמחה שהשקעתי את הזמן לעשות את זה.
      תודה לך על הפרגון!!

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

תפריט נגישות