לתקתק משימות, לעשות וי על עוד משימה ועוד משימה ועוד משימה, זה משהו שמאוד טבעי לנו לעשות אבל הוא גם לא יעיל וגם אני בטוחה שלא ככה אנחנו רוצות לחיות את החיים שלנו.
בפרק הזה אני מדברת על למה זה לא יעיל, ומה אפשר לעשות במקום.
להאזנה לפרק:
תוכן הפרק:
היי וברוכות הבאות לבול בזמן, פודקאסט על איך לנהל את הזמן כך שתוכלי גם להנות וגם להגשים חלומות.
אני יערה אופיר, מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן, ואנחנו הולכות היום לעסוק בנושא שיבוא לכן בול בזמן: למה לתקתק משימות זה לא יעיל, ומה אפשר לעשות במקום.
עד סוף הפרק אתן תדעו למה אני מתכוונת כשאני אומרת "לתקתק משימות", למה זה לא יעיל, ומה בעצם אפשר לעשות במקום לתקתק משימות כשהרי באמת יש לנו המון דברים לעשות.
בואו נתחיל.
מה זה בעצם לתקתק משימות
כשאני אומרת לתקתק משימות, למה אני מתכוונת?
האימג' שיש לי בראש הוא התמונה שעל הכריכה של הספר "אין לי מושג איך היא עושה את זה", של אליסון פירסון. למי שלא מכירה, יש שם תמונה של אשת עסקים כזאת, עם עקבים וחצאית עיפרון, שמג'נגלת באוויר תיק, מוצץ וחתול. יעני, היא גם עובדת, גם מטפלת בילדים וגם בבית, והיא צריכה איכשהו להחזיק את כל הכדורים באוויר ולוודא ששום דבר לא ייפול לה.
אני מדמיינת את הדמות הזאת חוזרת הביתה מהעבודה אחרי שהיא לא סיימה את כל המשימות שלה, מתקתקת לילדים ארוחת ערב, מתקתקת מקלחות, עונה לכמה מיילים תוך כדי, מסדרת את הבית תוך כדי, עושה עוד שיחת עבודה קצרה כי צריך, ומסיימת את היום בלי אוויר אחרי שהילדים הלכו לישון.
לא קראתי את הספר אבל אני מנחשת שזה פחות או יותר מה שהוא מתאר.
וכמובן שהייתי בעצמי במקום הזה הרבה פעמים. במקום של להיות בעבודה ולהספיק שם כמה שיותר, ואז להגיע הביתה ולהספיק שם כמה שיותר, במקום של לעשות עוד וי ועוד וי על המשימות, העיקר שיהיה משהו אחד פחות ברשימה.
אני בטוחה שגם אתן מרגישות ככה לא מעט פעמים.
כי באמת, החיים שלנו מורכבים מהמון תחומים והכי בא לנו להספיק הכל ולעשות הכל ולא לוותר על שום דבר, ויש לנו רשימת משימות אינסופית של דברים לטפל בהם, דברים לארגן, משימות תפעוליות, דברים של העבודה, רעיונות, פרויקטים, והכל מתנקז למן תחושה כזאת שאנחנו חייבות להיות ב- 120% בכל רגע נתון כדי אשכרה להספיק את כל מה שהחיים דורשים מאיתנו ואת כל מה שאנחנו דורשות מעצמנו.
לזה אני מתכוונת כשאני אומרת לתקתק משימות.
אבל זה לא באמת יעיל.
למה לתקתק משימות זה לא יעיל?
למה בעצם לתקתק משימות זה לא יעיל? כי על פניו למה לא – ככל שנתקתק יותר נספיק יותר, לא? אז הינה כמה סיבות שלתקתק זה לא יעיל כמו שזה נשמע.
סיבה ראשונה: אנחנו לא בוחרות את המשימות הנכונות
קודם כל ואולי הכי חשוב, זה שאם אנחנו עסוקות בלתקתק, אנחנו כנראה לא עסוקות בלתכנן.
כבר דיברתי על ההבדל בין אני המתכננת לאני המבצעת, בפרק 12 של העונה הראשונה – פרק ממש חשוב שאני ממליצה לך להאזין לו.
התפקיד של אני המבצעת היא לבצע משימות ביעילות – שאגב זה גם לא חייב להיות "לתקתק" ואני אדבר על זה בהמשך. אבל התפקיד של אני המתכננת הוא לקבוע סדר עדיפויות, לבחור מה חשוב יותר ומה חשוב פחות, להחליט מתי אני עושה כל אחת מהמשימות שלי וגם מתי אני נחה, מבלה עם המשפחה וכו'.
כשאנחנו מתקתקות משימות, אין זמן לכל התכנון הזה. אנחנו נעשה את מה שהכי קל לנו באותו הרגע, את מה שנמצא לנו מול העיניים, את מה ש"צועק" עלינו הכי חזק. כשאנחנו במצב תקתוק, התקתוק הוא העדיפות העליונה ולא התכנון.
חוץ מזה שאם המטרה ששמנו לנו היא לעשות כמה שיותר משימות, אז למה בעצם שלא נבחר את המשימות הכי פשוטות והכי מהירות? אנחנו רוצות להספיק כמה שיותר, לא?
בקיצור, הרצון לעשות וי על עוד משימה ועוד משימה הופך למטרה העליונה וזה מפריע לנו לחשוב מה באמת חשוב, מה סדר העדיפויות שלנו ומה יקדם אותנו לעבר המטרות שלנו.
אנחנו יכולות לבלות את כל החיים שלנו בלעשות עוד וי ועוד וי, ואף פעם לא להגיע למה שחשוב באמת.
סיבה שנייה: לרשימה אין באמת סוף
יש איזו אשליה כזאת שאם רק נעשה עוד ועוד ועוד משימות, בסוף נגיע לתחתית הרשימה. בסוף היא תיגמר. בסוף נוכל לשבת עם הרגליים למעלה ולהגיד "וואו, עשינו את זה, סיימנו את כל המשימות שלנו".
אבל זה פשוט לא יקרה.
אני תמיד אומרת שרשימת משימות היא כמו סל הכביסה שלנו – אף פעם לא נגיע לתחתית שלה, וגם אם כן מישהו מייד יזרוק לשם איזה גרב.
כלומר, תמיד יהיו עוד משימות. תמיד.
וממש חשוב להבין את זה, ולקבל את זה כמציאות, ולא לשים לנו כמטרה לרוקן את הרשימה כי זה פשוט לא יקרה.
כן, אני בעד לעשות בינג'ים על המשימות הקטנות ולהעיף אותן מהדרך.
וכן, לגמרי אפשר, עם תכנון נכון, ממש לצמצם את הרשימה.
אבל היא לא תיגמר, וזו גם לא השאיפה. השאיפה היא לעשות את המשימות הנכונות ולהגיע למה שחשוב.
סיבה שלישית: כי זה מעייף ושוחק
עוד סיבה שבגללה אנחנו לא רוצות לתקתק משימות היא שבואו נודה על האמת, זה פשוט מעייף.
לעשות עוד משימה ועוד משימה, בעיקר אם הן קטנות, בעיקר אם הן שונות באופי שלהן אחת מהשניה, בעיקר אם הן לא המשימות שהכי מדברות ללב שלנו ולרצונות שלנו – זה גוזל אנרגיה, זה מתיש, זה אחת הסיבות שאנחנו מסיימות את היום שלנו ובמקום להיות שמחות על מה שהשגנו אנחנו פשוט גמורות ומתרסקות.
זה מוביל לשחיקה, לחוסר חשק, ובגדול – לדברים לא טובים שאנחנו לא רוצות עבור עצמנו.
וזה לא יעיל כי עייפות ויעילות זה לא הולך ביחד. יש גבול כמה אפשר לפעול על אדים, ואם לא נשמור על קצב סביר, אם לא נטעין את עצמנו, נעשה הפסקות, נרווח בין משימות – משהו יקרה שיעצור אותנו. הגוף שלנו בסוף ישים את הברקסים, בטוחה שאתן מכירות את זה.
סיבה רביעית: אלה החיים שאנחנו רוצות?
הסיבה הרביעית שבגללה זה לא יעיל לתקתק משימות, היא שסביר מאוד להניח שאלה לא החיים שדמיינו עבור עצמנו.
אני לא יודעת מה איתכן אבל אני לא רוצה חיים שנראים כמו מרוץ מתמיד. שלא לומר – מרוץ עכברים.
להיות כל היום במצב תקתוק, במצב עשייה, זה ממש לא החזון שיש לי עבור עצמי. אני רוצה להיות במצב נחת, במצב מנוחה, במצב הגשמת חלומות. לא סתם קראתי לפודקאסט הזה כמו שקראתי לו – איך לנהל את הזמן כדי שתוכלי גם להנות וגם להגשים חלומות. לא שמעתן פה שום דבר על לעשות מליון משימות ולהיות במצב בלתי פוסק של עשייה, נכון? זו הכי לא המטרה שלי בחיים ולא מה שאני עובדת עליו עם המתאמנות שלי.
הרעיון הוא לעשות את המשימות הנכונות, לעשות אותן ביעילות ובנחת, ולהשאיר שפע של מקום כדי להנות ממה שאנחנו אוהבות וממי שאנחנו אוהבות.
מה אפשר לעשות במקום?
מקווה שהשתכנעת שתקתוק משימות זה לא דבר יעיל ולא כדאי שנשאף אליו. אבל בכל זאת, יש לנו דברים לעשות ואנחנו רוצות להספיק אותם! אז מה אפשר לעשות במקום לתקתק משימות כדי להספיק את הדברים שאנחנו צריכות ורוצות?
תיעדוף
הדבר הראשון שאני מציעה הוא סוויץ' בחשיבה ובסדר העדיפויות שלנו. אם הצבנו עד עכשיו את העניין של לתקתק משימות במקום הראשון, אז הסוויץ' יהיה לשים דברים אחרים בראש סדר העדיפויות. כלומר במקום שהמטרה המרכזית שלנו תהיה לעשות וי על כמה שיותר משימות, לנקות שולחן ולתקתק כמה שיותר משימות, המטרה המרכזית שלנו צריכה להיות לוודא שאנחנו עושות את הדברים שבאמת חשובים לנו.
הנושא הזה של תיעדוף הוא לא משהו שקל לי לדבר עליו על רגל אחת, כי זו ממש משימת חיים ומשהו שדורש מחשבה ואימון.
יש לי גם פרק שלם שמוקדש לטכניקות לתיעדוף, זה פרק 11 של העונה הראשונה ואני ממש ממליצה לכן להאזין לו.
אבל מה שאני רוצה להגיד לכן עכשיו, וזה משהו שאתן יכולות ליישם כבר מהיום, זה ששנייה לפני שאתן מתחילות במשימות שלכן – עצרו שנייה לחשוב. תחשבו מה הדבר שהכי חשוב לכן עכשיו, מה המשימה שאם תעשו אותה זה ייתן לכן הכי הרבה ערך, מה באמת באמת חשוב לכן.
כשאני מתכננת את יום העבודה שלי למשל, אני כותבת לעצמי מה 3 המשימות שאני הולכת לעשות היום, כשהראשונה היא הכי חשובה. הדקה וחצי שזה לוקח לי לכתוב את זה יכולה להשפיע על כל היום ולוודא שאני לא סתם עושה בשביל לעשות, אלא עושה את מה שחשוב באמת.
תכנון
המשך ישיר של הנושא של תיעדוף, זה תכנון. הכלל שלי הוא לא להתחיל את היום לפני שתכננתי את הלו"ז ואת המשימות, ולא להתחיל את השבוע לפני שעשיתי תכנון שבועי. אין מצב. אם אני "נופלת" ולא עושה את זה, אחר כך היום או השבוע שלי נראה בבלאגן שלם ואני קופצת מדבר לדבר בלי להתמקד כמו שצריך. אז תכנון תכנון תכנון.
וגם מחוץ לשעות העבודה – נגיד אחר הצהריים עם הילדות, אני רוצה לסדר את הבית, אני רוצה לצאת איתן לגינה, אני צריכה כמובן להכין ארוחת ערב ולשלוח למקלחות וכו'. אז אני לא כותבת את הדברים האלה ביומן אבל אני כן עוצרת שנייה, מריצה בראש מה הולך לקרות, מה הסדר של הדברים, מתי אני אעשה כל דבר – ורק אז מתחילה לפעול.
כמה דקות של תכנון יכולות ממש לחסוך לנו את התחושה הזאת שאנחנו רודפות אחרי הזנב של עצמנו, ולמקד אותנו במה שחשוב באמת.
מיקוד
אני לא הולכת להרחיב בנושא של מולטיטאסקינג כי יש לי פרק שלם גם על זה, פרק 7 של העונה הראשונה. תוך כדי שאני מדברת אני מבינה כמה נושאים חשובים כיסיתי בפודקאסט עד עכשיו! איזה מגניב. בכל מקרה, מולטיטסקינג זה דבר שהוא לא סתם לא יעיל אלא ממש בלתי אפשרי. כשאתן עושות משהו – תעשו רק אותו. אם זה משימות בעבודה, אם זה זמן עם המשפחה, אם זה סידור הבית. לשמוע פודקאסט תוך כדי זה בסדר. אבל לסדר את הבית תוך כדי מענה לוואטסאפים תוך כדי זמן איכות עם הילדים – פחות.
לקבץ משימות דומות
עצה שאולי נשמעת קטנה אבל יכולה להיות מאוד אפקטיבית כדי למנוע מאיתנו את ההתשה שבלתקתק משימות, היא לקבץ ביחד משימות דומות. כלומר – אם אתן צריכות למשל לענות לאימיילים, אז לענות לכולם אחד אחרי השני. אם יש כל מני דברים שצריך לסדר בבית, אז לסדר אותם ברצף. אם יש כל מני דברים שצריך לעשות מול מחשב, לרכז את זה ביחד. לא לקפוץ בין סוגי משימות שונים. כל מעבר כזה בין סוג משימה אחד לאחר גוזל מאיתנו אנרגיה כי קשה למוח לעשות את המעבר המנטלי בין סוגי משימות. אני משווה את זה תמיד לדברים שיש לי לעשות מחוץ לבית. אם אני צריכה לקנות ירקות, לקנות עטים ולהחזיר חולצה שקניתי. מה עדיף, שאני אצא ובפעם אחת אעשה את כל הסידורים האלה, או שאני אצא, אקנה ירקות, אחזור הביתה, אצא שוב, אקנה עטים, אחזור הביתה… מבינות? כל מעבר כזה גוזל זמן ואנרגיה. והמעבר הזה קורה אצלנו בראש כשאנחנו כותבות מייל, ואז הולכות להפעיל מכונת כביסה, ואז עושות הזמנה של משהו מהאינטרנט, ואז שיחת טלפון, ואז חוזרות למייל, ואז כותבות איזה מאמר וכן הלאה.
בקיצור, קחו משימות דומות ועשו אותן ביחד. זה הופך את תקתוק המשימות, שהוא בלתי נמנע לפעמים, ליותר קל.
לתכנן את הפנאי
הדבר האחרון שנדבר עליו שאפשר לעשות אותו במקום תקתוק של משימות, זה לוודא שיש לנו מספיק הפסקות, מספיק זמן מנוחה, זמן איכות זוגי ומשפחתי, זמן לתחביבים שלנו. זה משהו שאני מדברת עליו הרבה והוא קריטי בעיניי ומתקשר בדיוק למה שדיברתי עליו קודם, שאני די בטוחה שהחיים שדמיינתן לעצמכן לא כוללים לעשות עוד ועוד משימות בלי הפסקה.
כמו שאנחנו לוקחות ברצינות את המחויבויות שלנו, ככה חשוב שניקח ברצינות את הדאגה לעצמנו ונוודא שיש לנו זמן למה ולמי שחשוב באמת.
וזו לא סתם סיסמה, זו פרקטיקה. לשים ביומן זמן לעצמנו, לקבוע מראש דייטים זוגיים, להתקין תוכנה במחשב שתגיד לנו לקום כל חצי שעה מהכיסא. כל אלה דברים שאם לא נתכנן אותם, אם לא נעשה אותם, אם לא נתעקש עליהם – הם לא יקרו. כי רשימת המשימות לא תיגמר – אבל אנחנו כן. אנחנו נישחק, אנחנו נתעייף, ובואו – חיים רק פעם אחת אז אולי כדאי שננצל את זה למשהו יותר משמעותי מאשר לעשות וי על רשימה אינסופית של משימות.
וזה הכל להפעם, ספרו לי בתגובות מה לקחתן מהפרק!
תודה רבה שקראתן ואנחנו נתראה בפרקים הבאים.
