אם את מכירה אותי את יודעת שכל מה שקשור לניהול משימות ופרויקטים זה בנשמה שלי וחשוב לי מאוד.
ויש לזה סיבה כמובן.
מבחינתי, כדי לחיות את החיים שאני רוצה לחיות אני צריכה:
להציב מטרות > לפרק למשימות > לתת להן ביטוי ביומן + ברשימת המשימות שלי.
זו באמת התורה על רגל אחת.
ובעוד ניהול יומן זה משהו שהרבה נשים כן עושות, ניהול רשימת משימות זה משהו שהרבה לא עושות.
בפרק הזה צללתי לשאלה למה אנחנו נמנעות מלעבוד עם רשימת משימות ופרויקטים, והאם זה מוצדק?
להאזנה לפרק:
תוכן הפרק:
היי וברוכות הבאות לבול בזמן, פודקאסט על איך לנהל את הזמן כך שתוכלו גם להנות וגם להגשים חלומות.
אני יערה אופיר, מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן, ואנחנו הולכות היום לעסוק בנושא שיבוא לכן בול בזמן: למה, בעצם, אנחנו נמנעות מלעשות רשימת משימות, והאם זה מוצדק? או במילים אחרות – למה ההימנעות הזאת לא משרתת אותנו.
עד סוף הפרק אתן תדעו למה אנחנו לרוב נמנעות מלעבוד עם רשימת משימות ופרויקטים טובה, מה אני חושבת על הסיבות האלה, ולמה בעיניי מאוד שווה להתמודד איתן ולהתגבר עליהן.
בואו נתחיל!
ניהול זמן הוא תחום שיש בתוכו הרבה נושאים. אם זה פוקוס וריכוז, שגרה והרגלים, דחיינות, ניהול אנרגיה ועוד ועוד. ובתוך כל הנושאים האלה, נמצא גם הנושא של ניהול משימות ופרויקטים.
הנושא הזה, של ניהול משימות ופרויקטים, ככל שהזמן עובר ככה אני מבינה יותר ויותר את החשיבות שלו ואת המהות שלו, וכתוצאה מכך אני מתעסקת בו יותר ויותר.
ואני אסביר למה.
אני אתן לכן את התורה שלי על רגל אחת. מקשיבות? בבקשה: כדי לחיות את החיים שאני רוצה לחיות, יש רצף די ברור של דברים שאני צריכה לעשות, ברמת התכנון:
דבר ראשון – להציב מטרות
דבר שני – לפרק את המטרות האלה למשימות
ולבסוף – לתת למשימות האלה ביטוי ביומן וגם ברשימת המשימות שלי
בסוגריים אגיד שאחרי זה יש גם דברים שצריך לעשות ברמת הביצוע, אבל זה לפרק אחר (ואם את רוצה להעמיק בנושא של הפרדה בין תכנון לביצוע, פרק 12 של עונה 1 בפודקאסט מדבר בדיוק על זה).
בכל מקרה, העיקרון שמוביל אותי כל הזמן הוא, כמו שאמרתי, שכדי לחיות את החיים שאנחנו רוצות אנחנו צריכות להציב מטרות, לפרק אותן למשימות, ולתת להן ביטוי ביומן וברשימת המשימות שלנו. כלומר הכל בסוף מתנקז ליומן ולרשימת משימות.
כמעט כל מי שאני מדברת איתה מנהלת יומן. וזה הגיוני כי קשה להתנהל בלי יומן בימינו. יש כל מני דרכים להשתמש ביומן בצורה יותר מתקדמת, אבל הבסיס של ניהול יומן זה משהו שיש לרוב הנשים ולאנשים באופן כללי.
מצד שני, רשימת משימות זה משהו שהרבה דווקא לא עושות. חלק לא עושות בכלל, חלק ניסו פעם איזו אפילקציה וזנחו אותה, חלק עובדות בשיטת התזכורות, לחלק יש מלא פתקים ורשימות מפוזרים בכל מני מקומות – אבל מקום אחד מסודר שבו נמצאות כל המשימות, שבו הן מקוטלגות, מאורגנות מתועדפות וכתובות נכון – לרוב אין.
ולכן היום אני רוצה לדבר על שני דברים:
- למה אנחנו לרוב נמנעות מלעבוד עם רשימת משימות ופרויקטים
- מה אני חושבת על הסיבות האלה, ומה אפשר לעשות כדי להתמודד איתן ובכל זאת לנהל את המשימות שלנו
חבל לנו על הזמן
הסיבה הראשונה שזיהיתי שבגללה מתאמנות שלי נמנעות מליצור רשימת משימות, היא התחושה של בזבוז הזמן. כלומר, אם יש לי עכשיו זמן פנוי, לא עדיף שבמקום לשבת ולכתוב רשימת משימות, אני פשוט אעשה את המשימות שלי?
כי כן, לשבת להכין רשימת משימות ופרויקטים טובה – זה לוקח זמן. זה עוד משימה.
ואם את מכינה רשימת משימות ואז לא עובדת איתה כמו שצריך, ואז מחליטה שוב שאת רוצה לעשות רשימה ושוב "מבזבזת" על זה את הזמן, וככה עוד פעם ועוד פעם – אז אני לגמרי מבינה את התחושה הזאת שכדאי פשוט לעשות את המשימות וזהו.
יש לי כמה דברים להגיד על הסיבה הזאת.
קודם כל, אני רוצה להגיד שאני מבינה. הרבה פעמים כשאני יושבת עם מתאמנות שלי על הכנת רשימת המשימות, אני מרגישה בהתחלה את התחושה הזאת של חוסר הסבלנות, של "יאללה, מה עכשיו רשימה, בואי נתקדם!". זו אותה תחושה שלפעמים יש בהתחלה כשאני יושבת על הצבת מטרות, כאילו זה בזבוז זמן.
אבל אני רוצה להגיד לכן שבזבוז הזמן האמיתי, הרציני והעמוק יותר, הוא לעבוד בלי רשימת משימות. מה שקורה כשאנחנו עובדות בלי רשימת משימות זה שאנחנו מבזבזות ים של זמן על התלבטויות מה לעשות עכשיו, לא מצליחות להתמקד במה שחשוב אז עושות הרבה משימות שהן פחות חשובות ופחות מקדמות אותנו, והמון זמן גם הולך על לנסות להיזכר מה בכלל אנחנו צריכות לעשות.
ודבר נוסף. רשימת משימות ופרויקטים טובה ומאורגנת אנחנו עושות פעם אחת. פעם אחת לשבת ולהוריד הכל לדף, פעם אחת לארגן, פעם אחת לכתוב חלומות ומטרות וליצור להן תכנית ותיעדוף. אם עשינו את זה פעם אחת כמו שצריך, אנחנו רק צריכות להמשיך ולתחזק אותה – וזה לוקח הרבה רבה פחות זמן. תחשבו על זה כמו השקעה טובה במניות – אתן משקיעות כסף במניה כדי להרוויח יותר כסף בהמשך. אז גם כאן, אתן משקיעות זמן בליצור את הרשימה, והיא תחסוך לכן המון זמן בהמשך.
וחיסכון בזמן זה רק אחד מהיתרונות של רשימת משימות טובה.
זה מלחיץ
הסיבה השנייה שבגללה אנחנו יכולות להימנע מלעשות רשימת משימות היא שזה מלחיץ.
יש לנו תמיד המון משימות והמון פרויקטים בראש, ולעשות רשימה זה אומר לראות את הכל מול העיניים, וזה יכול להיות מרתיע.
אני מכירה את הרגע הזה שאני אומרת בסדנה לכתוב את הכל על הדף, נותנת זמן לעשות את זה, ואחרי זה אני שואלת – "אוקיי, איך אתן מרגישות עכשיו?". והתחושות שעולות הן גם הקלה אבל גם לחץ.
ובגלל זה אנחנו לא כותבות את הכל על הדף ואז עוזבות את זה, אלא ישר עושות בזה סדר ומארגנות את זה ככה שלא נצטרך לראות את כל הרשימה כל הזמן מול העיניים, כי באמת שאין סיבה.
ובעיקר מה שאני רוצה להגיד על זה, זה שהעובדה שאנחנו לא רואות את המשימות מול העיניים לא אומר שהן לא קיימות. אפשר להתכחש לזה ואפשר להתעלם מזה, אבל כל מה שנכתוב על הדף, עד עכשיו היה בראש שלנו, ובראש שלנו זה מעיק פי אלף כי שם אי אפשר לסדר בקטגוריות, אי אפשר לקטלג, ואי אפשר לאפשר לעצמנו להרפות ולשחרר כי אחרת נשכח דברים.
רשימת משימות טובה היא כמו מבחן אמון כזה, מכירות? שאתן עוצמות עיניים ונופלות אחורה ומי שמאחוריכן אמור לתפוס אתכן? אז כזה. רשימה טובה משחררת אותנו מהצורך המאוד מלחיץ לזכור כל הזמן את כל המשימות בראש – כי אנחנו יודעות שהכל כתוב והכל מאורגן ומחכה לנו.
פחד מכישלון
הסיבה השלישית להימנעות מליצור רשימת משימות היא הפחד מכישלון, וזו סיבה חזקה ומשמעותית מאוד כי אצל הרבה מאיתנו פחד מכישלון משחק תפקיד מאוד משמעותי, לפעמים אפילו בלי שניתן לזה שם או הסבר.
אחד המחסומים שאני מזהה בכל מה שקשור לניהול רשימת משימות זה הפחד לעשות רשימה ואז או לא לעמוד במה שכתבנו, או לשכוח להסתכל בה בכלל, ואז נרגיש שאנחנו נכשלות.
אז האם עדיף לא לעשות רשימה ולא להתאכזב, או לעשות רשימה ולהסתכן באכזבה?
קודם כל, אתן יודעות כבר את התשובה על זה, וזו התשובה שלי תמיד בכל מה שקשור לפחד שלנו לתכנן.
כן, בוודא שעדיף לעשות ולהסתכן באכזבה, וגם לא חייבת להיות אכזבה – זה עניין של תרגול ומיינדסט.
אם את מצפה לעשות רשימת משימות ותמיד להספיק 100% ממה שתכננת, את תתאכזבי. אין כזה דבר שנספיק את כל מה שתכננו, לא קיימת חיה כזאת, לא קיים דבר כזה בעולם. תמיד יש בלת"מים, תמיד יש שינויים בתכניות, תמיד יהיו פעמים שפתאום ממש בא לנו לשנות את כל התכניות ולעשות משהו אחר לגמרי ממה שתכננו. אלה החיים וטוב שאלה החיים! אנחנו לא רובוטיות שעובדות לפי לו"ז מהונדס היטב ומתמידות בו בלי לזוז ימינה או שמאלה, מי בכלל רוצה לחיות ככה?
אבל מה שכן יקרה אם נתכנן, אם נכתוב משימות, אם ננהל את הפרויקטים שלנו – זה שנספיק יותר. יותר ממה? יותר מאשר אם לא נתכנן בכלל.
כן, נגיע ליותר משימות, נגיע ליותר פרויקטים, נכבוש יותר יעדים. מילת המפתח היא יותר.
אם נצפה להספיק הכל לפי התכנון – נתאכזב. אבל אם נמדוד את עצמנו על פי מה שכן הצלחנו, ונתאמן על להתמקד רק בזה, אין שום סיבה שנתאכזב. כי עשינו יותר.
ודרך אגב, שימו לב למה שאני אגיד עכשיו: גם לקום בבוקר ולהבין שבשביל הנפש שלי אני צריכה לזרוק את כל התכנון לפח ולעשות משהו אחר לגמרי – זו הצלחה. כי הקשבתי לעצמי, לא הייתי רובוטית, ונתתי מקום לנפש שלי ולצרכים שלי. אבל יהיה לי הרבה יותר קל לעשות את זה אם אני אדע שהרשימה שלי תחכה לי למחר.
זה מרגיש מיותר
הסיבה הרביעית שבגללה אולי נימנע מלעשות רשימת משימות ופרויקטים היא שאמנם אנחנו יודעות שזה קיים ורואות נשים אחרות מתנהלות עם רשימה כזאת, אבל תכלס, אולי זה בכלל מיותר? אולי איך צורך ברשימת משימות? הרי עד עכשיו הסתדרנו סבבה בלעדיה, לא?
כלומר אנחנו לא בדיוק בטוחות מה החשיבות של רשימת משימות.
אז השאלה שלי כאן היא – האם באמת הסתדרנו סבבה בלי רשימת משימות?
אנחנו תמיד זוכרות מה יש לנו לעשות?
אנחנו מתקדמות בפרויקטים החשובים שלנו?
ברור לנו בכל יום מה המשימות להיום?
אנחנו רגועות שנגיע להכל, או בסטרס כל הזמן על דברים שלא הספקנו?
בדברים האלה נעוצה החשיבות של רשימת משימות. היא עוזרת לנו לזכור את כל מה שאנחנו צריכות לזכור, מוודאת שנתקדם במה שחשוב לנו, ומשרה עלינו רוגע שהכל כתוב ושנגיע להכל. אם ביומיום שלך את מרגישה שדברים מתפספסים, שאת במצב של כיבוי שריפות במקום שליטה במשימות, שאת רוצה לעשות מליון דברים אבל לא מגיעה אליהם, שאת בלחץ שיש דברים שאת לא מספיקה – אז רשימת משימות זה ממש ממש לא מיותר עבורך. זה קריטי.
לא יודעות איך להתחיל
והסיבה החמישית והאחרונה שאני רוצה לדבר עליה היא שאנחנו לא יוצרות רשימת משימות כי אנחנו לא יודעות מאיפה להתחיל. אנחנו יודעות מה זה בתיאוריה, אבל איך בכלל ליצור אחת? איך לארגן אותה? האם צריך תוכנה מיוחדת? איך לחלק אותה, באיזה קטגוריות להשתמש, איך להשתמש בה ביומיום?
אז אם הגעת עד לכאן, הבנת שאת צריכה רשימת משימות בחיים שלך, ומה שעוצר אותך זה שאת לא יודעת איפה להתחיל – אני כאן בשבילך!
בעוד שבוע וקצת, ב- 15/10, אני פותחת מחזור שלישי של הקורס Game of Tasks. זה קורס שיצרתי בדיוק מכל הסיבות שסיפרתי עליהן כאן בפרק, כי אני יודעת כמה זה חשוב ליצור רשימת משימות ופרויקטים, ואני יודעת שהרבה נמנעות מלעשות את זה, ורציתי ליצור קורס שבו גם נעשה את זה ביחד, גם נעשה את זה פעם אחת ולתמיד, וגם עשיתי את זה בצורה של משחק! יצרתי משחק לוח מיוחד שעם ההתקדמות בשלבים שבו את תצרי לך את רשימת המשימות והפרויקטים האפקטיבית והטובה שלך, רשימה שתקדם אותך ואת כל מה שאת רוצה להשיג.
במשך ארבעה ימים כל יום נפתח חלק אחד של המשחק, את צופה בו ומבצעת את המשימות, ואני מלווה את כל המשתתפות בקורס בקבוצת וואטסאפ במשך 10 ימים. וגם יהיה לנו זום לייב מסכם לשאלות-תשובות ודיוקים.
בקיצור קורס ממש שווה שאני ממליצה לכל אחת לעבור אותו!
ובגלל שאת מאזינה לפודקאסט שלי, אני רוצה להציע לך 15% הנחה על המחיר הנוכחי של הקורס. את רק צריכה להקיש את קוד הקופון podcast כדי לקבל את ההנחה.
לסיכום
בפרק הזה דיברתי על 5 סיבות שבגללן אנחנו נמנעות מלעשות רשימת משימות, פירקתי כל אחת מהסיבות האלה ואני מקווה שהפרק הזה עזר לכן להבין כמה זה חשוב לנהל רשימת משימות ופרויקטים טובה ומאורגנת ולמה זה לא משהו שכדאי לדלג עליו.
אם יש לכן שאלות או תגובות על הפרק ממש אשמח שתחפשו אותי באינסטגרם ותכתבו לי, אני תמיד שמחה לשמוע מכן!
ומקווה מאוד לראות אתכן במחזור הקרוב של קורס ניהול המשימות, מבטיחה שיהיה גם כיף וגם יעיל. 🙂
תודה רבה שקראתן ואנחנו נשתמע בפרקים הבאים!
