היי וברוכות הבאות לתמלול של פרק מתוך הפודקאסט שלי "בול בזמן". היום נעסוק בנושא שיבוא לכן בול בזמן: איך להתחיל משימות?
עד סוף הפוסט אתן תדעו מה עוצר אותנו מלהתחיל משימות, איך לזהות את הגורמים שעוצרים אותנו מלהתחיל משימות וכמובן – איך להתגבר עליהם ולצאת לדרך עם ביצוע המשימות שלנו.
למה קשה לנו להתחיל משימות?
קורה לך שאת כותבת לעצמך איזו שהיא משימה, סתם לדוגמה – "לשלוח הצעת מחיר", ועובר עוד יום ועוד יום והמשימה עדיין ברשימה? וזה סופר מתסכל, כי את רוצה לעשות את המשימה הזאת, היא חשובה לך, אז למה את לא עושה אותה? מה הבעיה פשוט להתחיל?
בסופו של דבר, יש כל מני סיבות שבגללן אנחנו לא עושות את המשימות שלנו. ומתוך מגוון הסיבות הקיימות, הקושי להתחיל היא נקודה משמעותית.
כדי לצלול לנושא הזה כמו שצריך, צריך להבין מה בעצם מקשה עלינו להתחיל משימות.
סיבה ראשונה – בלבול בין משימה לפרויקט
סיבה ראשונה שבגללה אנחנו אולי לא מתחילות את המשימות שלנו, היא שהתבלבלנו בין משימה לפרויקט.
אם כתוב לי ברשימת המשימות "לבנות את הסדנה" או "לארגן את המחסן", אז אלה בהחלט לא משימות. משימה שמנוסחת נכון היא כזו שאפשר להתחיל ולסיים בלי לעצור באמצע ובלי לפנות עבורה יום שלם.
אם כתבתי משימה שהיא בעצם פרויקט, סביר להניח שאני לא אגש אליה בכלל. קודם כל, היא בוודאות לא תהיה לי ברורה ופרקטית. כשאני רואה "לבנות את הסדנה", אין פה "אקשן אייטם", אין פה פעולה שאני יכולה לעשות. מה זה בכלל לבנות סדנה? בגלל שזה לא באמת משהו שאפשר לעשות, אני פשוט לא אעשה את זה.
הבעיה השנייה בזה שכתבתי פרויקט ולא משימה, זה הגודל של הכאילו משימה הזאת. נניח אני רואה ברשימת המשימת שלי "לארגן את המחסן", וברגע זה אין לי שלושה ימים פנויים לארגן את המחסן, אז אני פשוט אתעלם מזה ואעשה משהו אחר במקום.
הפיתרון: לפרק פרויקטים למשימות
אז נקודה ראשונה וחשובה – לנסח משימות בצורה של משימות, לא בצורה של פרויקטים. אם אני רוצה לארגן את המחסן, ממש חשוב שמה שכתוב ברשימת המשימות שלי יהיה משימה פרקטית, קטנה וברורה. זה יכול להיות או משהו ספציפי כמו "לארגן את המדף העליון של הארון במחסן", או משהו תחום בזמן כמו "לשים טיימר ל- 40 דקות ולארגן את המחסן בזמן הזה". ואז זו אשכרה משימה ואשכרה אפשר לעשות אותה.
סיבה שנייה – אין לנו זמן למשימות
הפיתרון הזה מחבר אותי לסיבה השנייה שאנחנו לא מתחילות משימות, שהיא שלא פינינו להן זמן.
אם אני רוצה, למשל, לשבת ולתכנן הדרכה חדשה לעוקבות שלי, זה טוב ויפה, אבל אם זה לא מתחבר לאיזשהו זמן ביומן שהקציתי לדברים שקשורים לפיתוח העסק שלי, אז המשימה הזאת פשוט תישאר ברשימה ואני לא אעשה אותה.
ברור לי שלכל אחת ואחת מכן יש דברים שהיא רוצה לעשות והם נגררים בגלל שאין זמן ממשי לעשות אותם. סתם לדוגמה, את רוצה לעדכן את הפרופיל שלך בלינקדאין. סבבה, את יכולה לרצות עד מחר, אבל לא קיים זמן בשוטף לעשות את זה – אין זמן כזה. מבינה למה אני מתכוונת? את יודעת שאת רוצה לעשות את זה, אבל את לא יודעת מתי. זה לא חלק מהלו"ז וזה אף פעם לא יהיה חלק מהלו"ז עד שלא תקצי זמן לעשות כל מני משימות כאלה שהן לא שייכות לשוטף.
הפיתרון: להקצות זמן למשימות מסוגים שונים
אז הנקודה השנייה היא לוודא שלמשימות שלך מצורף זמן. זה לא חייב להיות זמן ספציפי למשימה ספציפית, אבל לוודא שיש לך זמן לפיתוח, זמן לבירוקרטיה, זמן לדברים שהם לא בשוטף, כי אם אין זמן לעשות משהו – את לא תעשי אותו. זה כאילו מובן מאליו אבל אני יכולה להגיד לכן שזו אחת הטעויות הכי נפוצות שאני פוגשת.
סיבה שלישית – משימות מלחיצות
נקודה שלישית היא כל הנושא של משימות שמלחיצות אותנו.
וואו, כמה זה נושא חשוב, וזה דורש הסבר קצר על איך המוח שלנו עובד. אם להגיד את זה בצורה הכי פשוטה, יש לנו מוח של ציידים-לקטים, שהם אבות אבותינו. הציידים-לקטים שחיו לפני כמה עשרות אלפי שנים היו צריכים לשרוד בטבע, והאינסטינקטים שלהם היו מותאמים בדיוק לזה. כדי לשרוד בטבע צריך לעשות כל מני דברים: למשל צריך לדעת לאסוף אוכל, צריך לנוח כמה שאפשר מתי שאפשר, וצריך לדעת להתרחק מסכנות. האינסטינקט של לראות משהו מסוכן ומלחיץ ולברוח ממנו טבוע בנו חזק עוד מהתקופה ההיא.
ולכן יש לנו נטייה, שהיא הכי טבעית ואנושית, להתרחק מדברים שמלחיצים אותנו. ככה שאם אנחנו רואות משימה, והמשימה הזאת מלחיצה אותנו, אנחנו פשוט נעשה את כל מה שאפשר כדי לא לעשות אותה. אם מדובר במשימה מורכבת, מסובכת, קשוחה רגשית, לא כיפית או לא ברורה, אנחנו נקבל איתות שמדובר במשימה מלחיצה ואנחנו נימנע ממנה בכל דרך אפשרית. כלומר המוח שלנו חושב שאנחנו רואות חיה טורפת, כשאנחנו בעצם רואות משהו שמרגיש לנו לא נעים לעשות.
הפיתרון: לזהות, ולבחור טקטיקה
החדשות הטובות הן שממש קל לזהות משימות מלחיצות – אנחנו פשוט מרגישות את זה בגוף. תחשבי רגע על משימה שיש לך או תציצי ברשימת המשימות שלך ותבחרי אחת. חשבת על משימה? מה את מרגישה כשאת חושבת עליה? אם את מרגישה את הלחץ בגוף – בבטן או בחזה או בכל מקום שאת מרגישה לחץ, מדובר במשימה מלחיצה ולכן הסיכוי שתיגשי אליה ותתחילי אותה הוא מאוד נמוך. לעומת זאת אם את מסתכלת על משימה והיא נראית לך "סבבה", אז הסיכוי שתתחילי אותה עולה משמעותית.
אז על כל משימה שאת מתקשה להתחיל, קודם כל תבדקי האם מדובר במשימה מלחיצה, ואם כן, אז תנסי להביא אותה למצב שהיא כבר לא תהיה מלחיצה. זה אומר להקטין אותה ממש, או להגביל אותה בזמן.
לא עם כל המשימות זה עובד, לפעמים יש דברים שהם פשוט קשים רגשית או מלחיצים מאוד וקשה להקטין או לצמצם אותם, ואז זה הזמן לשלוף שיטות כמו חוק 5 השניות, רשימת משימות מדורגת, שיטת פומודורו ועוד. אני מדברת על השיטות האלה בפרק "איך להתמודד עם דחיינות", ואני ממליצה לכן בחום להקשיב לו.
ברוב המקרים זה יעבוד אבל יש גם מקרי קיצון, ובמקרים כאלה אני ממש ממליצה להיעזר בחברים או משפחה. אפשר למשל לעשות זום שקט עם חברות כשכל אחת עושה את המשימה המלחיצה שלה, או לבקש ממישהו שאת סומכת עליו לשבת איתך עד שאת מסיימת. פה ושם נניח יש לי משימות שקשורות לאמא שלי שנפטרה, כל מני דברים בירוקרטיים שמעמיסים עליי בעיקר רגשית, ושם אני אבקש עזרה.
סיבה רביעית: משימות מתמשכות או מונוטוניות
סיבה רביעית שבגללה קשה לנו להתחיל משימות, ופה אני מדברת על סוג מסוים של משימות, אלה משימות שנראות אינסופיות. אפשר לקרוא להן פרויקט אבל זה בעצם מן משימה אחת ארוכה ומתמשכת.
כמו למשל לעשות סדר בתיקיות הדרייב, לעשות סדר בניירת בבית, לעשות אלבום תמונות משפחתי. לי הייתה משימה כזאת שעבדתי עליה כמה חודשים והיא לעבור מערכת דיוור. הייתי צריכה להעביר 77 רשימות עם המסרים שלהן, האוטומציות, הנמענים וכל הכיף הזה. זה לא בדיוק בקטגוריה של פרויקט, וזה לא בדיוק בקטגוריה של משימות מלחיצות, זה יותר כזה משימות מונוטוניות ומבאסות שאין לנו כוח אליהן.
הפיתרון: להתקדם קצת בכל יום
לסיבה הזאת יש כמה פתרונות, שעל חלקם כבר דיברתי אבל רציתי להתייחס לסוג הספציפי הזה של משימות.
הפתרונות הם כאלה: אפשר להגביל אותה בזמן ואז לעשות קצת בכל יום – ברמת הממש קצת, 15 דקות, 20 דקות, לא יותר. לזה אפשר גם להוסיף איזו שיטה נחמדה כמו לוח שאתן מסמנות עליו כל פעם שהתקדמן קצת עם המשימה. המיקום של המשימות האלה ביום ממש חשוב – אני מציעה לא לדחות אותן לסוף היום כשגם ככה אין כוח, אלא או להתחיל איתן על היום או לשתול אותן מתישהו באמצע היום. גם כאן להקצות להן זמן זה ממש חשוב, ולא להגיד שתעשי אותן "מתישהו" כי המתישהו הזה לא יגיע לעולם.
חשוב גם לזכור במקרה של המשימות מהסוג הזה, שכל התקדמות היא משמעותית! יכול להיות שכמה ימים שבהם התקדמת קצת בכל יום לא ירגישו לך מאוד משמעותיים, אבל ברגע שתצלחי את הכמה ימים האלה ותהיי על הגל את תראי את ההתקדמות. במשימות סלאש פרויקטים מהסוג הזה, כל התקדמות היא חשובה.
סיבה חמישית: קושי לבחור
סיבה חמישית שבגללה אנחנו לא מתחילות משימות היא שאנחנו לא מצליחות להחליט איזו משימה לעשות עכשיו. כלומר יכול להיות שמה שתוקע אותנו ומונע מאיתנו להתחיל זה לא המשימה עצמה אלא עצם זה שיש לנו הרבה משימות וזה מקשה עלינו לבחור אחת ולהתחיל.
הפיתרון: פשוט להתחיל
יש לי פרק שלם שנקרא "איך לתעדף משימות כשהכל חשוב", ואני מדברת שם על טכניקות שונות לתיעדוף משימות, אבל פה אנחנו מתמקדות באיך להתחיל משימה ולכן העצה שלי היא כזאת: פשוט תתחילי. כבר פינית את הזמן, כבר ישבת לעבוד, המשימות כבר מול העיניים – חבל לבזבז את הזמן על תיעדוף! תבחרי משהו, תעשי אנ-דן-דינו, ופשוט תתחילי לעשות. להיתקע על תיעדוף זה כל כך מתיש וגוזל זמן.
אני כן ממליצה לעבוד על הנושא של תיעדוף, אבל אם את מוצאת את עצמך משותקת מכמות המשימות עד מצב שאת לא מתקדמת עם כלום, אז תבחרי משהו אקראי וצאי לדרך.
סיבה שישית – המשימה הנסתרת
סיבה שישית שבגללה אנחנו לא מתחילות משימות היא סיבה ממש מעניינת שאני קוראת לה "המשימה הנסתרת".
לפעמים נכתוב איזושהי משימה, אבל בעצם יש עוד שלב שאנחנו צריכות לעשות לפני שאנחנו בכלל יכולות להתחיל אותה, והשלב הזה לא כתוב ולא מתוכנן ואז המשימה נתקעת. אני יודעת שזה נשמע לא ברור אז אני אסביר בעזרת דוגמה.
אם המשימה שכתובה לי היא "לפרסם פוסט באינסטגרם", אבל אין לי פוסט מוכן, אז המשימה הנסתרת היא להכין פוסט לאינסטגרם. אם המשימה שכתובה לי היא "לשלוח מייל ללקוח", אבל אני צריכה לעשות מחקר כלשהו לפני שאני שולחת את המייל, אז "לעשות את המחקר" היא המשימה הנסתרת. אם המשימה שכתובה לי היא "לקבוע תור לרופא אף אוזן גרון", אבל אין לי רופא אף אוזן גרון שאני מכירה, אז המשימה הנסתרת היא "לחפש בקבוצות פייסבוק מקומיות המלצות לרופא אף אוזן גרון במכבי".
הפיתרון: להתייחס למשימה הנסתרת
אם הסיבה שבגללה את לא מתחילה משימה היא שיש שם משימה נסתרת, הפיתרון הוא פשוט – לאתר את המשימה הנסתרת ולכתוב אותה ברשימת המשימות במקום, או בנוסף, למשימה שכרגע כתובה.
לסיכום
תוך כדי שעבדתי על הפרק הזה הבנתי כמה סיבות יש לא להתחיל משימה, ואני יכולה גם להיכנס לסיבות כמו אנרגיה נמוכה או פרפקציוניזם או חוסר חיבור רגשי למשימה, אבל בסופו של דבר – הפיתרונות שאני אציע במקרים האלה הם אותם פתרונות שכבר דיברנו עליהם בפרק הזה ואני לא רוצה להעמיס במידע.
אז לסיכום הינה כל הפתרונות שדיברנו עליהם בפרק, שיכולים לעזור לנו להתחיל משימות:
- לא להתבלבל בין פרויקט למשימה
- לכתוב משימות בצורה ברורה וספציפית
- לוודא שיש לך זמן ממשי לעשות את המשימות שלך
- להקטין משימות מלחיצות, או להגביל אותן בזמן
- להיעזר בשיטה כמו שיטת פומודורו או חוק 5 השניות
- לבקש עזרה ממישהו שאת סומכת עליו
- במקרה של משימות מתמשכות, לעשות קצת כל יום
- למקם משימות שפחות בא לנו עליהן במקומות הנכונים במהלך היום
- אם את נתקעת עם תיעדוף – פשוט תתחילי אקראית
- לבדוק אם יש "משימה נסתרת" ולכתוב אותה
כל עוד אנחנו חיות – יהיו לנו משימות
לסיום אני רוצה להגיד שתמיד תמיד תמיד יהיו לנו משימות. כל עוד אנחנו חיות ונושמות, יהיו לנו משימות. ולא רק שזה בסדר, זה נפלא.
זה אומר שאנחנו חיות, זה אומר שאנחנו בעשייה, זה אומר שאנחנו נוכחות ושאנחנו כאן, ושיש לנו חלומות ורעיונות ודברים לעשות ולקדם. באמת אני מאחלת לי ולכולכן שהמשימות והפרויקטים והרצונות והחלומות אף פעם לא ייגמרו לנו, כי זה פשוט אומר שיש לנו עוד מה לעשות ומה להשיג.
מה חשבת על הפרק? ממש אשמח שתכתבי לי!
אני אשמח לשמוע ממך: כתבי פוסט בקבוצת הפייסבוק בול בזמן או שלחי לי הודעה באינסטגרם וספרי לי אם ניסית ובכלל מה חשבת על הפרק.
רוצה לשמוע עוד?
מוזמנת להאזין לפרק המלא בפודקאסט שלי, בול בזמן!
