אחרי שבפרק הקודם דיברנו על איך להתחיל משימות, בפרק הזה נדבר על איך לסיים אותן.
כבר התחלנו במשימה, אנחנו כבר שם, אבל אז משהו עוצר אותנו.
איזה דברים יכולים להפריע לנו לסיים משימות? ומה אפשר לעשות כדי להתמודד איתם, ולסיים את המשימות שלנו?
הכל בפרק!
להאזנה לפרק:
תוכן הפרק:
היי וברוכות הבאות לבול בזמן, פודקאסט על איך לנהל את הזמן כך שתוכלו גם ליהנות וגם להגשים חלומות.
היום נעסוק בנושא שיבוא לכן בול בזמן: איך לסיים משימות?
בפרק הקודם עסקנו בנושא של איך להתחיל משימות, ומאודדדדד אהבתן את הפרק הזה, הוא ממש שבר שיאי האזנה אצלי בפודקאסט. אז החלטתי להקליט לו פרק המשך, שעוסק באיך לסיים משימות.
עד סוף הפרק אתן תדעו מה מפריע לנו לסיים משימות, וכמובן איך להתמודד עם הדברים האלה ולוודא שאנחנו לא רק מתחילות אלא גם מסיימות את המשימות שלנו.
למה קשה לנו לסיים משימות?
כמו שקשה לנו לפעמים להתחיל משימות, ככה קשה לנו לפעמים גם לסיים אותן. בטוחה שאת מכירה את זה שכבר התיישבת, כבר הבנת מה את צריכה לעשות, כבר התגברת על כל הדברים שדיברנו עליהם בפרק הקודם, התחלת את המשימה ואז משהו קורה.
יש כל מני דברים שיכולים לקרות שיגרמו לך לא לסיים את המשימה, והיום נדבר עליהם וכמובן איך לפתור אותם.
אז כמו בפרק הקודם, גם פה אני רוצה שנתחיל בלדבר על הסיבות – למה אנחנו לא מסיימות את המשימות שלנו, ממה זה נובע, וכמו שאתן יודעות כבר – ברגע שאנחנו יודעות ממה משהו נובע, הרבה יותר קל לנו להתמודד ולטפל ולמצוא פתרונות מתאימים.
סיבה ראשונה – משהו הסיח את דעתנו
אז הסיבה הראשונה שבגללה אנחנו לא מסיימות משימות היא כי משהו הסיח את דעתנו.
יכול להיות שקיבלנו הודעה, אנחנו בודקות את ההודעה, ואז נכנסות ללופ כזה של התעסקות בטלפון.
יכול להיות שנזכרנו שאנחנו צריכות לעשות משהו, ורק כדי שלא נשכח עברנו לעשות את זה במקום את המשימה שהתחלנו לעשות.
יכול להיות שמישהו נכנס לחדר והפריע לנו או ביקש מאיתנו משהו, וגם אם זה לא משהו דחוף – אבל הסחת הדעת כבר קרתה והוסטנו מהדבר שאנחנו עושות באותו הרגע.
הפיתרון: נטרול הסחות דעת
הפתרון לדבר הזה זה קודם כל נטרול הסחות דעת. זאת אומרת, לעשות כל מה שאנחנו יכולות כדי שדברים לא יפריעו לנו בזמן שאנחנו עובדות על המשימות שלנו.
נטרול הסחות דעת זה נושא חשוב וקריטי שיש לי המון מה להגיד עליו, אבל אני אדבר פה על הבסיס – מה זה בעצם נטרול הסחות דעת ואיך עושות את זה:
אז קודם כל יש את העניין עם הטלפון: אנחנו צריכות לוודא שכשאנחנו מנסות להתרכז במשהו הטלפון לא יסיח את דעתנו, כי הוא סופר סופר ממכר. ברגע שאפילו חשבנו על אולי להסתכל עליו, כבר הוא ביד שלנו, כבר אנחנו בגלילה, כבר אנחנו עושות דברים אחרים והוסטנו לגמרי מהמשימה שרצינו לעשות. אני ממליצה לשים את הטלפון על שקט, אבל הרבה פעמים זה לא מספיק.
אני באמת חושבת שהטלפון צריך להיות פיזית רחוק מאיתנו, בעיקר כשאנחנו רוצות להתרכז במשהו. גם כמובן כשאנחנו רוצות להיות נוכחות במשהו הטלפון מאוד מאוד מפריע לנו להיות בנוכחות, אבל זה כבר אולי נושא לפרק אחר.
עוד בנוגע לנטרול הסחות דעת, אם אתן עובדות ליד מחשב אז לסגור את הרשתות החברתיות, לסגור את וואטסאפ ווב, לסגור את האינטרנט אם אפשר. באופן יזום ומודע לא לאפשר להסחות הדעת להיכנס.
פיתרון נוסף: מקום לאיסוף הסחות
אם אתן באמצע משהו ונזכרות במשימה שאתן צריכות לעשות, או שמישהו נכנס וצריך או מבקש מכן משהו, טכניקה מועילה היא להחזיק לידכן באופן קבוע פנקס או דף או משהו בסגנון, שבו תכתבו את הדברים שעולים בזמן שאתן עסוקות במשהו אחר. ואז ברגע שתתפנו, תוכלו או לעשות את הדברים שכתבתן, או להכניס את זה בצורה מסודרת לרשימת המשימות שלכן.
אני למשל עושה משהו דומה, יש לידי את טודואיסט תמיד פתוח בזמן שאני עובדת, ואם אני נזכרת שאני צריכה לעשות משהו בזמן שאני עסוקה במשהו אחר, אני אקח שניה להכניס את המשימה לטודואיסט ואז אני אחזור למשימה שעבדתי עליה באותו רגע.
יש חוק שנקרא חוק שתי הדקות, שאומר שאם יש לכן משימה לעשות והיא לוקחת פחות משתי דקות, תעשו אותה מייד. החוק הזה בעצם מבוסס על זה שייקח לכן יותר זמן להכניס אותה לתוך רשימת המשימות שלכן בצורה מסודרת מאשר לעשות אותה, אז עדיף כבר לעשות אותה.
אז אני נגד החוק הזה, אני חושבת שזה חוק בעייתי כי אם אני צריכה עכשיו לעשות משהו שלוקח שתי דקות, אבל אני באמצע משהו אחר, ואני מפסיקה את מה שאני עושה בשביל הדבר שלוקח שתי דקות, אני משלמת פה מחיר הרבה יותר גדול מבחינת זמן: יהיה לי יותר קשה לחזור למשימה שנטשתי, וסביר להניח שאני משתמשת במשימה קטנה כדי להתחמק ממשימה גדולה יותר.
לכן אם שמעתן על חוק שתי הדקות, אני באמת ממליצה לקחת אותו בערבון מוגבל.
סיבה שנייה – הסחנו את הדעת של עצמנו (או: דחיינות)
עוד סיבה שבגללה אנחנו לא מסיימות את המשימות שלנו היא כי אנחנו הסחנו את דעתנו של עצמנו. הסחת דעת לא חייבת לבוא מבחוץ, היא יכולה לבוא פשוט מאיתנו, מבפנים.
נגיד התחלת איזה שהיא משימה והשתעממת, נתקלת באיזה שהוא קושי, איבדת חשק או מוטיבציה. ואז במקום שהסחת הדעת תגיע אלייך, את תחפשי אותה. תקחי את הטלפון, תפתחי איזה שהיא רשת חברתית, תלכי לעשות משהו אחר בבית, "תברחי" למשימה אחרת וקלה יותר.
הפיתרון: שימוש בטכניקות להתמודדות עם דחיינות
גם עבור הסחות הדעת מהסוג הזה נטרול הסחות דעת עוזר, כי בעצם יש לנו פחות פיתוי ופחות נגישות למשהו שיאפשר לנו לברוח מהמשימה שאיבדנו בה ריכוז.
עוד פיתרון שיכול לעזור, ודיברתי עליו גם בפרק הקודם, זה לחלק משימות לשלבים קטנים יותר ונגישים יותר, וזה מוריד את הסיכוי להתייאש באמצע.
עוד אפשרות שאני תמיד ממליצה עליה זה שיטת פומודורו או לעבוד עם טיימר, כי שאת יודעת כמה זמן יש לך עד ההפסקה הבאה, את פחות תחפשי לברוח ולהתחמק מהמשימה שאת עושה.
עוד על שיטות להתמודדות עם דחיינות – בפרק הזה.
סיבה שלישית – משהו עצר אותנו
הסיבה השלישית שבגללה אנחנו לא מסיימות משימות היא שבאמת משהו עצר אותנו.
היה איזה בלת"ם, טלפון מבית הספר, משהו דחוף שנכנס, או פשוט נגמר יום העבודה למשל, אז עזבנו את מה שעשינו כי לא הייתה ברירה.
ואז מה שיכול לקרות זה שיהיה לנו קשה לחזור. אולי לגמרי איבדנו את קו המחשבה שלנו, או איבדנו את המוטיבציה, או ששמנו דברים אחרים גבוה יותר בסדר העדיפויות ושכחנו מהמשימה שנטשנו.
הפיתרון: "פירור לחם"
אז מה אפשר לעשות כדי לוודא שאנחנו חוזרות למשימה שעזבנו ומסיימות אותה?
הפיתרון הוא להשאיר איזשהו "פירור לחם" שיזכיר לך איפה היית. שנייה לפני שאת קמה מהמשימה, כתבי לעצמך פתק קטן עם תזכורת איפה היית, או תמרקרי את הפסקה בקובץ שעבדת עליו, או אפילו תקליטי לעצמך הודעה בטלפון אם את ממש חייבת לרוץ. תשאירי משהו שתוכלי לשלוף ברגע שתתפני לחזור למשימה.
סיבה רביעית – המשימה היא בעצם פרויקט
הסיבה הרביעית שיכולה לגרום לנו לא לסיים משימות, היא שהתחלנו משימה וגילינו שזה בעצם פרויקט.
זה קרה לי לא מזמן כשניסיתי לשבת לעדכן מאמר באתר שלי. גיליתי שזו לא משימה של לשבת, לערוך ולשלוח, אלא פרויקט של לשנות את הקישורים, למצוא תמונות חדשות, לעדכן את המידע ועוד ועוד. ואז הנטייה הטבעית היא פשוט לנטוש את זה וללכת לעשות משהו אחר, כי למי יש זמן וכוח לפרויקט הזה עכשיו.
הפיתרון: לתכנן את זה מחדש כפרויקט
הפיתרון למקרה כזה הוא לא לנסות להמשיך בכוח כאילו מדובר במשימה, אבל גם לא לנטוש, אלא לעצור ולתת לפרויקט הזה את הכבוד שמגיע לו כפרויקט.
כלומר לפרק אותו למשימות, לכתוב את השלבים שלו בצורה מסודרת, ורק אז לחזור אליו ולהתחיל במשימה הראשונה שכתבת.
סיבה חמישית – אין לנו הגדרה מדויקת לסיום
הסיבה החמישית שבגללה אנחנו לא מסיימות משימות היא שאין לנו הגדרה מדויקת לנקודת הסיום של המשימה.
הרבה פעמים זה קורה בפרויקטים של סדר וארגון, נגיד אני רוצה לסדר את חדר העבודה שלי אבל לא יודעת בדיוק מה זה אומר שחדר העבודה שלי יהיה מסודר, איך אני יודעת שסיימתי לעשות את זה. או שאני רוצה להכין איזו מצגת אבל איך אני יודעת בעצם שהמצגת מוכנה? מתי אני מסיימת להוסיף, לסדר וללטש ומכריזה שסיימתי?
הפיתרון: להגדיר את הסיום
פיתרון לעניין הזה הוא להכניס לתוך ההגדרה של המשימה או של הפרויקט את נקודות הסיום. ממש לכתוב את זה כחלק מהמשימה. למשל "לסדר את חדר העבודה כך שלא יהיה שום דבר על השולחן ועל השידה". ואם זה לא אפשרי אז לתת דד-ליין, למשל "לסיים את כל השקופיות במצגת עד יום ראשון בערב". שאיפשהו בתוך המשימה יהיה גם ברור מתי את מסיימת אותה, כדי שיהיה אפשר באמת לסיים.
סיבה שישית – פרפקציוניזם
הסיבה השישית, שגם קשורה לסיבה הקודמת, היא פרפקציוניזם! אנחנו לא מסיימות את המשימות שלנו כי אנחנו מנסות עוד קצת לשפר, להוסיף, ללטש, לארגן, וככה המשימה נמשכת ונמשכת עד אינסוף.
הפיתרון: דד-ליין מלאכותי
ם כאן הפיתרון הוא לתפוס את עצמנו כשזה קורה, ולתת דד-ליין. למשל – אני נותנת לעצמי עוד חצי שעה לשבת על זה, ואז מסיימת לא משנה מה. או – אני מספיקה את מה שאני מספיקה עד סיום יום העבודה, ואז זהו, סיימתי.
מה שחשוב זה לזהות כאן שהמשימה לא נגמרת בגלל הפרפקציוניזם, ולתת איזשהו גבול מלאכותי כדי שיהיה אפשר לסיים.
עבודה עם רשימת משימות
אני גם אגיד כאן משהו שהוא אולי מובן מאליו, אבל בשביל שנוכל לסגור משימות אנחנו חייבות לעבוד עם רשימת משימות מסודרת.
זה לא משנה לי לצורך העניין אם זה בטודואיסט, במחברת משימות, בפתקים בטלפון, למרות שאתן כבר יודעות מה אני ממליצה. אבל צריך להיות לנו מקום מסודר ואמין שבו כל המשימות נמצאות, כדי שיהיה לנו מעקב על מה אנחנו צריכות לעשות ומה אנחנו צריכות לסיים.
לחגוג הצלחות
ולסיום סיומת אני אגיד שברגע שסיימת משימה, תחגגי את זה! אם זה באיזשהו תגמול נחמד ואם זה פשוט בלהגיד לעצמך כל הכבוד, לתת לעצמך כיף בלב, ולשמוח על זה שסיימת. קחי נשימה ושבחי את עצמך על ההישג, לא משנה אם הוא גדול או קטן, לפני שאת ממשיכה לדבר הבא.
מה חשבת על הפרק? ממש אשמח שתכתבי לי!
אני אשמח לשמוע ממך: כתבי פוסט בקבוצת הפייסבוק בול בזמן או שלחי לי הודעה באינסטגרם וספרי לי אם ניסית ובכלל מה חשבת על הפרק.
