היי וברוכות הבאות לתמלול של פרק בפודקאסט בול בזמן, פודקאסט על איך לנהל את הזמן כך שתוכלו גם להנות וגם להגשים חלומות. אני יערה אופיר, מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן, ואנחנו הולכות היום לעסוק בנושא שיבוא לכן בול בזמן: איך לשלב בין גוגל קאלנדר, מערכת ניהול משימות ויומן פיזי כדי לנהל את הזמן נכון.
עד סוף הפוסט אתן תדעו מהם שלושת הכלים שאני משתמשת בהם בצורה יומיומית לניהול זמן ומשימות, איך אני משלבת ביניהם, למה אני משתמשת דווקא בהם ואיך אני מתנהלת עם שלושתם בשגרה. אני אסביר מה השימוש הנכון בכל אחד מהכלים, בלי ליצור בלאגן וכפילויות מיותרות.
זה פרק שביקשתן הרבה פעמים ואני יודעת שממש תאהבו אותו!
למה לשלב בין שלושה כלים?
למה צריך גם גוגל קאלנדר, גם מערכת ניהול משימות וגם יומן פיזי, כשלכאורה אפשר לרכז הכל במקום אחד?
כי לכל אחד מהכלים האלה יש את התפקיד הספציפי שלו ואת המקום שלו בתוך ניהול הזמן שלי, וככה אני ממליצה גם לרוב המתאמנות שלי לעבוד.
שלושת הכלים והשימוש שלהם:
- גוגל קאלנדר – הבסיס לכל מה שמבוסס על זמן: אירועים, פגישות וגם חלונות זמן שמוקדשים לנושאים ספציפיים.
- Todoist – לניהול משימות, פרויקטים, רשימות והרגלים, כל מה שקשור למה שצריך לעשות אבל אין לו בהכרח שעה קבועה.
- יומן פיזי – כלי לתכנון שבועי ולתצוגה נוחה של השבוע מול העיניים, שמאפשר לי לראות הכול במקום אחד ולהיות ממוקדת.
איך להשתמש בגוגל קאלנדר כדי לנהל את הזמן נכון
ניהול זמן עומד על שתי רגליים – ניהול יומן וניהול משימות. כדי לנהל את ה"רגל" של ניהול היומן, אני משתמשת בגוגל קאלנדר.
מה נכנס לגוגל קאלנדר?
- כל מה שקשור לזמן מוגדר – פגישות עם מתאמנות, תורים, חוגים, אירועים משפחתיים, תכנון שבועי, וכל דבר שיש לו זמן מוגדר מראש.
- חלונות זמן – משבצות זמן מוגדרות כמו זמן ללמידה, פיתוח עסקי, יצירת תוכן, ניהול פיננסי, כדי לוודא שדברים חשובים לא נזנחים.
איך אני מארגנת את היומן?
בגוגל קאלנדר יש לי 5 יומנים שונים, כל אחד בצבע אחר:
- יומן משפחתי – משותף עם אורי, כולל אירועים משפחתיים ותיאומים שונים שצריך לדעת עליהם.
- יומן עסקי – משמש אותי כדי לארגן את זמני העבודה שלי, לקבוע מתי אני עושה מה, ואורי רואה אותו כדי להבין את הלו"ז שלי.
- בילויים ושונות – עבור דברים שלא קשורים לעבודה או למשפחה, כמו פגישות עם חברות, יציאות, וכל דבר נוסף.
- יומן ספורט – לא חובה, אבל נוח לי שהאימונים שלי נמצאים ביומן נפרד
- יומן "תכנון שבוע העבודה" – המקום שבו אני מתכננת מראש את שבוע העבודה שלי עם חלונות זמן ייעודיים. עוד פירוט על הנושא של תכנון שבוע העבודה שלי בתור עצמאית תוכלי למצוא בפרק הזה, ועל איך לעבוד עם חלונות זמן בפרק הזה.
מה לא נכנס לקאלנדר?
- משימות, פרויקטים, רשימות, הרגלים ושגרות – זה נמצא ב- Todoist.
Todoist – איך לנהל משימות נכון
Todoist היא מערכת ניהול המשימות שלי, והמקום שבו כל המשימות שלי נמצאות. והוא משלים את גוגל קאלנדר בכך שהוא מתמקד במה שאני צריכה לבצע, ולא מתי.
מה נכנס לטודואיסט?
- משימות יומיות, שבועיות וחודשיות – כל המשימות שאני צריכה לבצע, כולל משימות חוזרות כמו למשל ניהול פיננסי שבועי.
- משימות בלי תאריך – דברים שאני רוצה או צריכה לעשות אבל אין להן מועד מסוים.
- פרויקטים ורעיונות – כל רעיון שאני רוצה לפתח נכנס לטודואיסט, והוא מחולק לצעדים קטנים וברורים.
- הרגלים ושגרות – משימות קבועות שמסייעות לי לשמור על שגרה אפקטיבית.
- רשימות – תכנים שאני רוצה לקרוא, מקומות שאני רוצה לטייל בהם, פודקאסטים שאני רוצה להאזין להם ועוד – הכל מסודר בתוך טודואיסט.
מה לא נכנס לטודואיסט?
- פגישות, אירועים וזמנים קבועים – זה נשאר בקאלנדר בלבד.
היומן הפיזי – כלי לתכנון שבועי
איך אני משתמשת ביומן הפיזי?
- תכנון שבועי בימי שישי – מעתיקה אליו את כל האירועים מהקאלנדר, מסדרת דברים לוודא שאין התנגשויות.
- הוספת אלמנטים נוספים – כמו זמן ספורט, זמן אישי, זמן משפחתי ודברים שאני רוצה לוודא שיקבלו מקום.
- מעקב יומי – בכל בוקר אני כותבת בו 3 משימות חובה ו-3 משימות בונוס מהטודואיסט כדי לתת פוקוס ליום.
למה זה עוזר לי?
- תכנון שבועי יוצר בהירות וודאות.
- מאפשר מיקוד במשימות החשובות ביותר.
- נותן לי מבט כולל על כל השבוע בלי להיכנס כל רגע לקאלנדר ולטודואיסט.
איך שלושת הכלים מתחברים יחד כדי לנהל את הזמן נכון?
בכל בוקר:
- אני בודקת את גוגל קאלנדר ורואה מה מתוכנן.
- אני עוברת על טודואיסט ומסדרת את המשימות לפי מה שהלו"ז מאפשר ולפי חלונות הזמן.
- אני כותבת ביומן שלוש משימות חובה ושלוש משימות בונוס.
בשוטף:
- עושה תכנון שבועי פעם בשבוע
- כל אירוע שנכנס לשבוע הנוכחי – כותבת גם ביומן וגם בקאלנדר
טעויות נפוצות בשילוב הכלים
- כתיבת משימות ביומן – גורמת לעומס ולחוסר גמישות.
- ויתור על תכנון שבועי – התכנון השבועי קריטי לניהול זמן אפקטיבי.
- כפילויות מיותרות – כתיבת אותן משימות גם בקאלנדר וגם בטודואיסט גורמת לבלבול.
- שימוש ביומן פיזי כשזה לא מתאים לך – אם זה מסבך אותך, עדיף לוותר עליו, לפחות עד שתטמיעי את הכלים האחרים.
איך להתחיל ליישם כבר עכשיו?
- ודאי שיש לך גוגל קאלנדר מסודר עם יומנים מוגדרים היטב.
- השתמשי במערכת ניהול משימות כמו טודואיסט וארגני אותה לפי הצרכים שלך.
- אם זה מתאים לך – תוסיפי יומן פיזי ככלי לתכנון ושיקוף שבועי.
רוצה ללמוד לעבוד עם Todoist בצורה אפקטיבית?
אני ממש שמחה לספר לכן על The Todoist Masterclass – קורס שבו אני מלמדת איך לנהל את המשימות, הפרויקטים, השגרות והרשימות שלך בצורה חכמה ומסודרת, בדיוק כמו שהסברתי בפרק הזה.
לסיכום
בפוסט הזה דיברתי על איך אני משתמשת בגוגל קאלנדר, בטודואיסט וביומן פיזי, איך אני משלבת ביניהם, ומה היתרונות של כל אחד מהם.
אם יש לך שאלות או שתרצי לשתף איך את מנהלת את הזמן שלך, מוזמנת לקהילת הפייסבוק שלי בול בזמן – ניהול זמן להגשמה והנאה
רוצה לשמוע עוד?
מוזמנת להאזין לפרק המלא בפודקאסט שלי, בול בזמן!
