היי וברוכות הבאות לתמלול של פרק מתוך הפודקאסט שלי "בול בזמן". היום נעסוק בנושא שיבוא לכן בול בזמן: לא להתווכח עם המציאות: הסוד לתכנון שעובד באמת.
עד סוף הפוסט הזה תביני למה אני מתכוונת כשאני אומרת "לא להתווכח עם המציאות", איך לזהות את הנקודות שבהן אנחנו עושות טעויות בתכנון הלו"ז שלנו, ואיך לתכנן יותר נכון ויותר ריאלי – ועדיין להספיק את מה שחשוב.
מה זה אומר "לא להתווכח עם המציאות"?
אני אסביר באמצעות דוגמה:
אחת המתאמנות שלי הגיעה אליי בתקופה של עומס מטורף, במטרה שנעשה סדר ביחד. היה לה מבחן גדול שהיא הייתה צריכה ללמוד אליו, ובמקביל היא עבדה במשרה מלאה, פלוס שלושה ילדים בבית – אחת מהן תינוקת בשנת הסתגלות לגן (ומי שהתנסתה בזה יודעת שבשנה הראשונה הילדים חצי מהזמן בבית חולים חטופים מכל מה שיש בגן).
היא הייתה מתוסכלת שהיא לא מוצאת מספיק זמן ללמוד למבחן וגם צוברת פערים בעבודה. אז לפני שנכנסנו בכלל ללוחות זמנים, מטרות או סדר יום – דיברתי איתה על העיקרון של לא להתווכח עם המציאות.
המציאות: הזמן האובייקטיבי שלה ללמידה היה בין שעה לשעתיים בערב אחרי שהילדים הולכים לישון – במקרה הטוב, כשאף אחד לא חולה או זקוק לה. זה מה שיש.
אי אפשר להמציא זמן מאפס, אי אפשר להכניס משימות שאין להן מקום. צריך להסתכל למציאות בעיניים ולהבין מה היא מאפשרת כרגע.
למה זה קריטי לעבור את השלב הזה?
אם נמשיך לתכנן כאילו יש לנו יותר זמן, אנרגיה או משאבים ממה שיש בפועל, אנחנו כל הזמן נרגיש שאנחנו נכשלות. במקרה של המתאמנת שלי – אם היא תכננה למידה כאילו יש לה 5 שעות פנויות ביום, היא בוודאות לא הייתה מספיקה אף פעם את מה שתכננה. ואז – תסכול, חוסר מוטיבציה, והרגשה שהיא לא מתקדמת.
אז מה עשינו? קודם כל הסתכלנו למציאות בעיניים. יש שעה ביום? נכניס למידה שמתאימה לשעה ולא יותר. אופטימיות זה חשוב – אבל היא חייבת להיות מבוססת מציאות.
וזה עבד! ברגע שהיא הבינה את מסגרת הזמן הריאלית, היא התחילה להתקדם באמת – לאט, בטוח, ועם הרבה פחות תסכול.
למה אנחנו מתווכחות עם המציאות?
- אנחנו לא עוצרות להסתכל על הלו"ז באמת – לפעמים אנחנו חיות בהרגשה שיש לנו הרבה יותר זמן ממה שבאמת יש לנו. בעיקר כשעמוס ולחוץ, אנחנו לא עושות את הבדיקה הקריטית הזאת.
- אנחנו לא לוקחות בחשבון משימות שקופות – כל הדברים שאנחנו עושות אבל לא מופיעים ביומן: נסיעות, קניות, סידורים, כתיבת מיילים, שיחות טלפון… הם עדיין תופסים זמן, גם אם הם לא רשומים.
- כי לא בא לנו על המציאות – אנחנו רוצות שיהיה לנו יותר זמן, אז אנחנו מתכננות כאילו יש לנו יותר זמן.
- כי אף אחד לא לימד אותנו איך לתכנן נכון – זה לא בגלל חוסר הבנה, אלא פשוט כי לא קיבלנו כלים לתכנון ריאלי ואפקטיבי.
הסוד לתכנון שעובד: איך לתכנן נכון?
1. לזהות כמה זמן באמת יש לך
הבעיה: ובנו מתכננות משימות בלי לבדוק כמה זמן יש לנו באמת. אנחנו מתנהגות כאילו הלו"ז הוא דף ריק שאפשר למלא במשימות בלי סוף, אבל בפועל הוא מלא בכל מיני דברים שקיימים שם כבר – פגישות, ילדים, סידורים, אוכל, מנוחה.
הפתרון: להסתכל על השבוע במבט על ולבדוק כמה זמן באמת יש לך לעבודה ממוקדת.
דוגמה: מתאמנת שלי עובדת במשרה חלקית ובמקביל מנהלת עסק, היא אמא לשלושה ילדים ורוצה לפתח את העסק שלה, ואחרי שבחנו כמו שצריך את הלו"ז שלה הבנו שיש לה 3 פעמים בשבוע, 3 שעות כל פעם לעבוד על העסק. ברגע שראינו את זה בצורה ברורה, רק אז יכלנו לתכנן את הלו"ז בהתאם, וחשוב שיהיה סופר מדויק וממוקד. למשל שני – 3 שעות של יצירת תוכן, רביעי – 3 שעות של עבודה על מוצר חדש, שישי – 3 שעות לפגישות וסידורים קטנים.
2. להבין כמה זמן משימות באמת לוקחות
הבעיה: אנחנו מניחות שדברים ייקחו פחות זמן ממה שהם באמת לוקחים.
הפתרון: להתחיל למדוד! כן כן, כדאי מאוד להתחיל להבין פחות או יותר כמה זמן לוקח לכתוב סיכום לפגישה, כמה זמן לוקח האיסוף של הילד מהחוג, כמה זמן לוקח לבדוק ערימת מבחנים, כמה זמן לוקח לבנות ראשי פרקים להרצאה… להתחיל להסתכל על השעון לפני ולהסתכל על השעון אחרי, ולאט לאט תקבלו מידע אמיתי של כמה זמן לוקח לעשות כל דבר.
דוגמה:כשהייתי מורה תמיד היה את העניין של לבדוק מבחנים. לא ידעתי לתכנן כמה זמן אני צריכה כדי לבדוק מבחנים כי לא ידעתי כמה זמן זה לוקח. ואז באיזשהו שלב החלטתי למדוד, וזה ממש עזר לי להבין כמה מבחנים אני יכולה לבדוק למשל בשעת חלון שיש לי, ולארגן את הזמן בהתאם.
3. לנהל נכון את האנרגיה
הבעיה: לפעמים הבעיה היא לא הזמן אלא האנרגיה שלנו, וגם כאן זה מתוך זה שאנחנו מתעלמות מהמציאות. המציאות היא שיש גבול לכמה משימות כבדות אנחנו יכולות לעשות אחת אחרי השנייה, ואם נתכנן 3 כאלה ברצף – אנחנו ניתקע, כי אין לנו אנרגיה מנטלית לעשות את זה. זה גם נקרא להתווכח עם המציאות מבחינתי – להעמיס על עצמנו יותר ממה שאנחנו מסוגלות.
הפתרון: להכניס משימות כבדות כשאנחנו הכי מרוכזות ולשלב משימות קלות וכבדות ביום אחד.
דוגמה: אצלי יש ימים עם הרבה פגישות, ואני לא אתכנן בימים האלה לעשות משימות מורכבות או שדורשות יותר מדי ריכוז כי זה פשוט לא אפשרי! אם אני אתכנן משימות כאלה אני לא אהיה באמת מסוגלת לעשות אותן ואז התכנון שלי לא יהיה תואם למציאות.
רוצה להכניס הרגלי ניהול אנרגיה טובים לשגרה שלך? אני מאוד ממליצה לך לבדוק את קורס Recharge המעולה שלי.
4. לזהות את המשימות השקופות
הבעיה: יש המון דברים שאנחנו עושות ביומיום ואפילו לא מחשיבות כמשימה, אבל הם גוזלים לנו זמן. למשל: זמני נסיעות, קניות, הכנת אוכל, מענה למיילים, כתיבת סיכומי פגישה ועוד ועוד. אם לא נחשיב אותם בתכנון, אז הזמן שיש לנו בפועל יהיה יותר קצר ממה שאנחנו חושבות.
הפתרון: להתחיל לשים לב למשימות השקופות האלה ולראות כמה זמן הן לוקחות. בעצם להבין מה זמני הנטו שיש לנו לעבודה או לזמן האישי, ולא מה זמני הברוטו.
דוגמה: מתאמנת שלי חשבה שיש לה 6 שעות עבודה ביום אז היא תכננה תמיד משימות ל- 6 שעות, כשבעצם מענה למיילים, התכתבויות עם לקוחות ועבודת Back office לוקחת תמיד לפחות שעה. ברגע שהבנו את זה יכלנו ליצור תכנית הרבה יותר ריאלית והגיונית.
5. פוקוס על מה שבאמת חשוב
הבעיה: כשאין לנו סדר עדיפויות ברור, אנחנו מכניסות מלא משימות ללו"ז ומנסות להספיק הכל במקום להתמקד במשימות הכי קריטיות.
הפתרון: לעבוד עם רשימת משימות יומית! זה משהו שאני חוזרת ואומרת וממש חשוב לי להדגיש אותו. תכתבו את המשימות הכי חשובות שיש לכן בכל יום, תעשו אותן קודם כל, ואז אם נשאר זמן תעשו דברים נוספים.
דוגמה: מתאמנת עצמאית שרצתה ליצור קורס דיגיטלי וכל יום חשבה שהיא תעשה את זה וכל פעם השוטף השתלט עליה. אז פינינו לזה חלון זמן באופן יזום ביומן, אחרת זה פשוט לא היה קורה.
6. לתכנן עם בלת"מים
הבעיה: אנחנו מתכננות ימים אינטסיביים בלי הפסקות ובלי אוויר לנשימה, ואז כל בלת"ם מסיט אותנו מהדרך – ילד חולה, לקוח שצריך משהו דחוף, אנחנו לא מרגישות טוב, פגישה שקצת התארכה. העניין עם בלת"מים הוא שתמיד יהיו כאלה! אין מצב שלא. ולכן אם נתעלם מהקיום שלהם אנחנו כל הזמן נמצא את עצמנו עם תקלות בלו"ז.
הפתרון: לאוורר! להשאיר בערך 20% מהשבוע פנוי לדברים לא מתוכננים.
דוגמה: אני משאירה ביומן את יום שישי כמעט פנוי לגמרי עבור סגירת פינות ובלת"מים. כמעט תמיד אני צריכה את הזמן הזה למשהו שהתעכב או זז – וזה מציל אותי מלחץ מיותר.
לסיכום – משימה ליישום
🎯 תכנני את מחר:
- בדקי כמה שעות עבודה נטו יש לך – אחרי נסיעות, מענה ללקוחות, פגישות, ישיבות וכו'.
- תכנני רק את כמות המשימות שיכולה להתאים לזמן הזה.
- שימי לב לניהול אנרגיה ולא לכתוב רק משימות גדולות וכבדות.
אם ניסית את המשימה – אני אשמח לשמוע ממך! כתבי לי בקבוצת הפייסבוק בול בזמן או שלחי לי הודעה באינסטגרם וספרי לי אם ניסית ובכלל מה חשבת על הפרק.
רוצה לשמוע עוד?
מוזמנת להאזין לפרק המלא בפודקאסט שלי, בול בזמן!
