היי וברוכות הבאות לתמלול של פרק מתוך הפודקאסט שלי "בול בזמן". היום נעסוק בנושא שיבוא לכן בול בזמן: תכנון יומי: האם לתכנן את היום לפי משימות או לפי זמנים?
עד סוף הפוסט הזה תביני מה ההבדל בין לתכנן את היום לפי משימות לבין לתכנן את היום לפי זמנים, מה היתרונות והחסרונות של כל שיטה, איך לבחור את השיטה שמתאימה לכן ועל מה אני אישית ממליצה.
בעולם של ניהול זמן ותכנון, יש שתי שיטות עיקריות לתכנן את היום: שיטה אחת היא תכנון לפי זמנים, שנקראת גם time blocking, והשיטה השנייה היא תכנון לפי משימות.
תכנון לפי זמנים (Time Blocking)
איך זה נראה?
הכוונה בתכנון לפי זמנים, היא לחלק את מה שאנחנו צריכות לעשות היום לבלוקים של זמן ביומן, כלומר זמנים מוגדרים.
אם הייתי מתכננת את היום שלי בצורה כזאת, זה היה נראה בערך ככה:
7–7:30 מענה להודעות ומיילים ונוהל פתיחת יום
7:30–8:30 כתיבת פרק לפודקאסט
8:30–9:30 פגישה עם מתאמנת
9:30–10:00 הפסקה
10–12 התקדמות עם פרויקט מעבר מערכת דיוור
12–13 ארוחת צהריים ושנ"צ
13–14 זמן לניהול פיננסי
וכן הלאה.
כלומר, בשיטה הזאת אני לוקחת את הדברים שאני צריכה לעשות היום ומחליטה בדיוק באילו שעות אני עושה כל אחד מהם, וכותבת את זה ביומן.
יתרונות
- עוזרת לנו לעבור כמו שצריך על המשימות של היום ולהבין מה עומד על הפרק
- מייצרת מסגרת ומוודאת שיהיה לנו באמת זמן לכל אחת מהמשימות שבחרנו
- לוקחת בחשבון את הלו"ז הספציפי של היום – כולל פגישות, אילוצים והפסקות
חסרונות
- דורשת דיוק בזמנים, ואם קורה משהו לא צפוי – כל התכנון מתפרק
- פחות משאירה מקום לספונטניות ולגמישות
- עלולה לגרום ללחץ ולתחושה שעומדים לידך עם סטופר
- יכולה להיות מונוטונית ומשעממת
למי זה מתאים?
זו שיטה שיכולה לעבוד מצוין לחלק מהאנשים, אבל אני אישית כמעט ולא משתמשת בה ביומיום שלי. גם לרוב הלקוחות שלי אני אמליץ על השיטה השנייה – תכנון לפי משימות.
תכנון לפי משימות
איך זה עובד?
תכנון לפי משימות אומר אומר שעבור כל יום אני מכינה רשימה מסודרת של משימות לאותו היום, ומבצעת אותה לפי הסדר שכתבתי – בלי לקבוע זמן לכל משימה שעה ספציפית.
איך להפוך את הרשימה הזאת לחכמה?
- אני שמה בהתחלה שלה את הדברים שהכי חשוב לי לסיים באותו היום
- אני "שותלת" משימות שלא בא לי לעשות בין משימות קלות יותר
- אני שמה בהתחלה משימות שדורשות יותר ריכוז
- אני לא מעמיסה יותר מדי משימות מורכבות ביום
ואז כשיש לי את הרשימה, אני עושה את המשימות שלי לפי הסדר שכתבתי אותן בזמנים שיש לי לעבודה במהלך היום.
אם יש לי שעה עד הפגישה הראשונה של היום – אני מתקדמת במשימה הראשונה.
אם אני מסיימת אותה – אני ממשיכה לבאה.
ואם באמצע משימה נכנסת פגישה או בלת"ם – אני יודעת בדיוק איפה עצרתי ויכולה לחזור לזה כשאסיים.
יתרונות
- מורידה לחץ – אין צורך לעמוד בזמנים מוגדרים
- משאירה מקום לגמישות ולשינויים
- מאפשרת לחזור בדיוק לנקודה שבה הפסקתי
- מתאימה למשימות שזמן הביצוע שלהן לא צפוי
חסרונות
- סיכון למריחת זמן ולהסחות דעת כשאין מסגרת זמן ברורה
אז מה עדיף – לתכנן משימות או לתכנן זמנים?
אין נכון ולא נכון – יש מה שעובד
קודם כל חשוב לי להגיד – בניהול זמן אין כזה דבר "נכון יותר".
יש רק מה שעובד.
אם את עובדת כרגע באחת השיטות האלה וזה עובד לך – אז מעולה!
ואין שום סיבה לעשות שינוי.
אני תמיד מתאימה את השיטה למתאמנת שלי.
יש כאלה שיתאים להן ממש לעשות time blocking לכל הלו"ז שלהן – וזה מה שעובד עבורן.
אבל ברוב המקרים, מה שאני מצאתי שעובד הכי טוב – זה תכנון משימות, כלומר לתכנן את היום בעזרת רשימת משימות שמאפשרת תיעדוף וגמישות.
מתי כן לתכנן לפי זמנים?
אני משתמשת ב־time blocking, אבל רק כשצריך – ולא לכל היום.
הנה ארבעה מקרים שבהם אני כן אתכנן לפי זמנים:
- משימות קריטיות או כאלה שדורשות פוקוס
- משימות שאני לא מגיעה אליהן ואני חייבת לפנות להן זמן
- משימות מסוג ספציפי – כמו טלפונים או סידורים מחוץ לבית
- “כובעים” בעסק – כמו פיננסים, לימודים ופיתוח עסקי (כמו שדיברתי על זה בפרקים על תכנון שבועי)
לסיכום
מה עדיף – לתכנן משימות או לתכנן זמנים?
כמו שהבנתן, אני ממליצה על תכנון לפי משימות, עם תוספת של תכנון זמנים לדברים ספציפיים – אבל לא ללו"ז כולו.
אני מזמינה אותך לנסות את שתי השיטות ולראות מה מתאים לך.
חשוב לתת לכל שיטה צ'אנס אמיתי של לפחות שבוע – כדי להבין מה באמת עובד יותר טוב.
אז מה השיטה שאת בוחרת או רוצה לנסות?
אני אשמח לשמוע ממך! כתבי פוסט בקבוצת הפייסבוק בול בזמן או שלחי לי הודעה באינסטגרם וספרי לי אם ניסית ובכלל מה חשבת על הפרק.
רוצה לשמוע עוד?
מוזמנת להאזין לפרק המלא בפודקאסט שלי, בול בזמן!
