איך לנהל את הזמן נכון כדי להספיק יותר? 5 טיפים

בשבוע שעבר שאלתי בסטורי באינסטגרם שלי על מה הייתן רוצות שאכתוב פוסט בבלוג. אחת העוקבות הציעה שאכתוב על ניהול זמן נכון כדי להספיק כמה שיותר, וכשהעליתי את זה לסקר נרשמה התלהבות גדולה! אז לבקשת הקהל, קבלו חמישה טיפים מנצחים שלי לניהול זמן.

 

טיפ ראשון – להיות יצירתית עם הזמן

כשאני מתכננת את השבוע, אני לא לוקחת בחשבון רק את השעות של יום העבודה. יש גם ערבים, סופי שבוע, אחר הצהריים. אני בהחלט לא אומרת שצריך לעבוד בכל רגע נתון, אבל חלק מהזמן שאני יוצרת לעצמי הוא בזמנים האלה.

למשל בערב אחרי שהילדות הולכות לישון, אני יכולה לקרוס על הספה מול הטלוויזיה, ולעיתים אני גם עושה את זה. אבל אם תכננתי שאותו הערב יהיה זמן עבודה, אני מכינה לעצמי כוס קפה ומתיישבת לעבוד. יש לי לפחות שני ערבים בשבוע שבהם אני עושה את זה, ומבחינתי זה מאסט כי אחרת לא יהיה לי מספיק זמן לעבודה על תוכן לבלוג.

גם בימי שישי ושבת אני לפעמים אבקש מאורי לקחת את הילדות לאנשהו כדי שאוכל לשבת על איזה פרויקט שיש לי באותו הזמן. סופ"ש אצלנו זה זמן משפחה ואנחנו תמיד עושים דברים ביחד, אבל הסופ"ש הוא ארוך ותמיד יש אפשרות לעשות חלוקה בינינו לכמה שעות כדי לאפשר לאחד מאיתנו לעבוד.

כנ"ל אחר הצהריים. לרוב אני זו שאוספת את הבנות אבל אפשר יום-יומיים בשבוע שמישהו אחר יאסוף ושם לגלף כמה שעות נוספות של עבודה.

הנקודה שלי בסעיף הזה היא שצריך לבחון את כל השבוע ולא רק את שעות העבודה הסטנדרטיות אם רוצים להספיק יותר.

 

טיפ שני – לבחור את המשימות הנכונות

שימו לב כי זה חתיכת סעיף קריטי. לפעמים יש לנו נטייה לעשות הרבה כדי להרגיש שעשינו הרבה. אבל כדי להתקדם באמת ובצורה הנכונה, צריך לבחור את מה שחשוב. לא לעשות את המשימה שהכי מהיר, קל או זמין לבצע, אלא את זו שבאמת תקדם אותי לעבר המטרות שלי.

גם אני כמו הרבה מאיתנו אוהבת לסמן מלא וי על רשימת מטלות, אבל תזכרו שיום כזה שבו עשינו המון מטלות הוא לא בהכרח יום שבו ניהלנו את הזמן נכון. אולי בכמות הספקנו יותר דברים, אבל עדיין יכול להיות שלא התקדמנו בכלום לעבר הדברים החשובים שלנו.

זה דומה למה שכותב סטיבן קובי ב- 7 ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד, תוכלו לקרוא מה כתבתי שם על "הרביע השני".

תעיפו מבט ברשימת המטלות שלכן ותעשו בדיקה, אולי חלק מהדברים אפשר להעביר למישהו אחר? אולי חלק מהדברים אפשר לעשות בפעם אחרת כדי לפנות את הזמן למשימות מקדמות ונכונות יותר? ואולי חלק מהמשימות שם לא צריך לעשות בכלל? גם כאלה יש.

 

טיפ שלישי – לנטרל הסחות דעת

כתבתי על זה כמה פעמים ואני אמשיך לכתוב על זה שוב ושוב. יש לנו בכף ידנו את מכשיר הקסם הזה שנראה שכל תפקידו בעולם זה לשאוב לנו את הזמן. מכירות את זה שאתן רק קוראות הודעה, ואז מוצאות את עצמכן 40 דקות גוללות ברשתות החברתיות? מתיישבות לחמש דקות לנוח עם הסלולרי, ובסוף זה נמשך כל הערב? זו מכה קטלנית לניהול הזמן שלנו.

בבואכן לעבוד, קחו את הסלולרי, שימו על שקט והניחו רחוק מכן. במגירה. בחדר אחר. לא לידכן, אפילו לא הפוך. גם בלי להתעסק איתו הוא שואב לנו את הקשב. ואם ממש אי אפשר ואתן חייבות להיות זמינות לשיחות אז על רטט בצד השני של החדר, כך שתצטרכו לקום כדי להגיע אליו. זה צעד קטן וכל כך חשוב לניהול נכון יותר של הזמן.

גם במחשב תעשו מה שאתן יכולות כדי לנטרל את הסחות הדעת. תסגרו חלונות מיותרים, תשתיקו את הרשתות החברתיות, אל תשבו עם הווטסאפ web פתוח. תמקדו את הקשב שלכן על המשימה הנוכחית בלבד.

נסו ותראו איך זמן העבודה על פרויקטים מתקצר פלאים. ואל תדאגו, אני מבטיחה שלא תפספסו שום דבר חשוב.

 

טיפ רביעי – משימות מדויקות

כשאני כותבת משימות ברשימת המשימות שלי, אני תמיד מנסחת אותן בצורה של פעולה. למשל "לעשות השוואת מחירים בין שירותי סליקה (משולם, טרנזילה, קארדקום)", "לכתוב נקודות לפוסט על ניהול זמן", "לסדר תיקיית חומרי חינוך". למה אני עושה את זה? בואו ננתח את זה שנייה.

קחו את המשימה "לעשות השוואת מחירים בין שירותי סליקה (משולם…)". כשאני מתיישבת לעבוד, אני יודעת בדיוק מה לעשות – להיכנס לאתרים של שלושת השירותים האלה, לבדוק מחירים, להכין טבלה. אבל תארו לכם שהייתי פשוט כותבת "שירות סליקה". אז הייתי צריכה להיזכר אילו שירותי סליקה יש (וכבר עשיתי את הבירור הזה במשימה הקודמת, שנקראה "לברר איזה שירותי סליקה מומלצים יש"). ואז הייתי צריכה לחשוב מה לעשות עם המידע הזה, ואז להיזכר שרציתי להשוות מחירים, ורק אז הייתי מתחילה במשימה עצמה. זה בזבוז זמן רציני, שלא לדבר על בזבוז של אנרגייה מנטלית. אם המשימה מדויקת, אפשר ישר להתחיל בעבודה.

 

טיפ חמישי – לאפשר זמן התאוששות

ככל שאני עושה יותר, ככה אני גם צריכה לנוח יותר. זו פשוט המציאות. התאוששות זה לתת לגוף שלנו דלק, אנרגיה להמשיך לפעול. כמו שכתבתי בטיפ השני, המטרה לא צריכה להיות לעבוד באטרף ולהספיק מליון משימות, וזה רלבנטי גם לטיפ הזה.

מתי אתן נחות? מתי אתן בוהות? מתי אתן הולכות לישון בתשע סתם בשביל הכיף? רק אם אנוח כמו שצריך יהיה לי מספיק כוח לעבוד כמו שצריך!ואם אני לא אנוח כמו שצריך, הגוף שלי יקח את המנוחה הזאת בכוח, בעבודה איטית ולא יעילה, בעייפות קיצונית או במחלה. לא עדיף כבר לנוח איך ומתי שאני בוחרת?

 

אשמח לשמוע בתגובות איזה מהטיפים תאמצו בעקבות הפוסט, ואם יש לכן טיפ זהב משלכן – אשמח לקרוא!

Picture of יערה אופיר

יערה אופיר

מאמנת לאפקטיביות וניהול זמן

11 תגובות

  1. אהבתי את היחס הישיר שאת מפנה את תשומת הלב של הקוראים אליו:ככל שאנו עושים יותר-כך נצטרך זמן התאוששות ארוך יותר/יותר נקודות עצירה.
    הבוקר העיף והאיטי שלי המחיש לי מצוין עד כמה הגוף שלי תובע את המנוחה לה הוא זקוק,אחרי מעט מידי שעות שינה.

    1. זו באמת נקודה קריטית. ההתאוששות הזאת היא הדלק שלנו, ובלי דלק נפעל על אדים ובוודאי לא נצליח לתפקד כמו שהיינו רוצות.
      מקווה שהקשבת לגוף ונחת כמו שצריך.

  2. תודה רבה על הפוסט! מאוד שימושי ועוזר. אהבתי במיוחד את מה שכתבת בסוף: ״… רק אם אנוח כמו שצריך יהיה לי מספיק כוח לעבוד כמו שצריך! ואם אני לא אנוח כמו שצריך, הגוף שלי יקח את המנוחה הזאת בכוח…״

    זאת בהחלט נקודה ממש חשובה שאני אישית נוטה לפספס כשיש לי המון דברים לעשות: לא נחה, לא אוכלת כמו שצריך ולבסוף קורסת.

    1. אני חושבת שזו אחת הנקודות הכי חשובות, שאנחנו לא רובוטים ולא רוצים או צריכים להיות רובוטים. הדאגה לעצמנו צריכה להיות במקום מאוד גבוה בסדר העדיפויות. אחרי זה כל השאר.

  3. עצות מצוינות, תודה רבה.
    אין לי הרבה מה להוסיף או להעיר, רק ששמתי לב שזה הרבה פעמים עניין של אופי.
    יש אנשים שפשוט אין להם מושג כמה זמן לוקח להם לעשות כל דבר, הם תמיד משוכנעים (וזה ממש פיסי) שהכל לוקח להם פחות ממה שלוקח בפועל, ושהם יכולים להספיק יותר דברים ממה שבפועל הם מסוגלים באמת. אלה גם האנשים שתמיד יאחרו לכל פגישה, כי הקודמת התארכה יתר על המידה או כי לא חישבו נכון כמה זמן ייקח להם להגיע.
    עם אנשים כאלה אי אפשר לעבוד ברציונליות עם הטיפים שנתת – צריך בראש ובראשונה לשכנע אותם באופן מלאכותי להפחית את כמות המשימות שהם לוקחים על עצמם גם אם הם בטוחים שיספיקו הכל, להקצות הרבה יותר זמן ממה שנראה להם עבור כל משימה (כולל עבור נסיעה למקומות) תוך שהם מודעים לכך שזה הרבה יותר ממה שנדמה להם שצריך. זה טריקי כי אחד כזה, גם אם ישתכנע לקום בבוקר שעה לפני הזמן הרגיל, תהיה לו נטייה למלא את הזמן הנוסף שפתאום יש ברשותו בכל מיני פעולות לא חיוניות – מתוך מחשבה שיש להם המון זמן והם יספיקו. בקיצור – עם אנשים כאלה (ויש לא מעט כאלה) מניסיוני נדרשת עבודה מסוג אחר לגמרי כדי לעזור להם לנהל את הזמן שלהם.

    1. זה ממש מעניין מה שאת כותבת. אני בהחלט חושבת שכל טיפוס צריך לגשת בצורה שונה לנושא של ניהול זמן, לפי הקשיים הספציפיים. יש לי תמונה בראש של הטיפוס שתיארת, וזה באמת ללכת איתו לבייסיק של ניהול זמן – לכתוב הערכת זמן כמה כל דבר לוקח, למדוד זמנים ולראות כמה זה לוקח בפועל, להסתכל על היומן ולראות מה צריך לאוורר בין פגישה לפגישה וכו'.

  4. טיפים מעולים, תודה 🙂
    צריכה לזכור את עניין ההתאוששות.. לפעמים יש לנו נטייה להתיש את עצמנו.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

עוד פוסטים מעניינים

תפריט נגישות